Den ultimate guiden til HR-systemerHva er et HR-system?

Å jobbe systematisk med HR blir en stadig mer kompleks og tidkrevende oppgave. Den globale situasjonen, lovendringer og stadig mer kompliserte HR-prosesser har ført til mindre rom for strategisk arbeid. Behovet for et HR-system som kan automatisere arbeidet og sikre at HR jobber mer effektivt og strategisk er dermed økende.

Som ledende leverandør av HR-systemer opplever vi i CatalystOne at det stadig er en del forvirring og spørsmål rundt hva et HR-system egentlig er. Vi har derfor laget denne guiden for å svare på disse spørsmålene og gi deg mer innsikt i fordelene et HR-system kan gi deg. Husk også at du alltid er velkommen til å kontakte oss hvis du vil vite mer om løsningen vår og hvordan den kan hjelpe deg med å digitalisere dine HR-funksjoner.

Et HR-system (også kalt HCM-system) er et verktøy som hjelper deg med å administrere en rekke ulike typer HR-funksjoner. HR-systemet er vanligvis også en sentral del av IT-landskapet, ettersom det inneholder alle HR-masterdata (medarbeiderdata). HR-systemet er dermed integrert i prosesser som foregår utenfor HR-avdelingen.

Ved første øyekast kan det være vanskelig å forstå hva et HR-system faktisk er. Det finnes mange forskjellige leverandører på markedet og funksjonaliteten kan variere. I denne guiden vil vi derfor gå gjennom alt du trenger å vite om et HR-system og hva det bør inneholde.

Et HR-system er et digitalt system som brukes til å øke effektiviteten i organisasjonen ved å automatisere prosesser, administrere personalrelaterte oppgaver og bidra med rapporter og analyser. HR-systemet automatiserer og tilrettelegger alt fra administrasjon av arbeidskontrakter og medarbeidersamtaler til håndtering av fravær, personalrapporter og mye mer.

Siden de ansatte kan administrere sine egne data, reduseres den administrative byrden for HR-avdelingen, samtidig som effektiviteten økes. For ledere er det også mulig å få ut rapporter som støtter beslutninger og strategier, basert på faktiske data om egne ansatte.

HR-systemer (HR står for Human Resources) blir noen ganger omtalt som HRMS (Human Resource Management System), HRIS (Human Resources Information System) eller HCM system (Human Capital Management). Disse uttrykkene blir ofte brukt om hverandre, men for å være konsekvente og unngå forvirring vil vi her bruke uttrykket «HR-system».

For at en bedrift skal få mest mulig ut av et HR-system er det viktig at det tilpasses bedriftens behov. For enkelte er det tilstrekkelig med noen få funksjonaliteter, mens andre har behov for alt som tilbys. Dessuten er skalerbarhet viktig, sånn at er det mulig å tilføre funksjonalitet etter hvert som bedriften vokser. Her følger en oversikt over noen av de viktigste modulene og funksjonene et godt HR-system bør inneholde.

HR-masterdata er grunnlaget for alle HR-relaterte oppgaver, i tillegg til å være nøkkelinformasjon som IT trenger for å kunne håndtere korrekt og sikker tilgang til systemer, håndtering av lisenser og riktig bestilling av IT-utstyr.

Masterdata er data som inneholder grunnleggende informasjon om ansatte, som navn, rolle, tittel, avdeling, adresse, telefonnummer, e-postadresse og lønnsnivå. Det er viktig at masterdataene alltid er korrekte og oppdaterte for å unngå feil og forsinkelser i HR-prosessene. Et godt HR-system bør derfor ha en funksjon for å administrere HR-masterdata på en måte som gjør det enkelt å oppdatere og vedlikeholde dem (selvservice).

Sikker, pålitelig og automatisert håndtering av masterdata legger grunnlaget for effektive prosesser som gir fordeler i alle deler av organisasjonen. Det er derfor viktig at HR-systemet sitter sentralt i systemlandskapet og er tett integrert med andre viktige forretningssystemer, som for eksempel lønnssystem, ERP-system, active directory og lignende. Dette vil sørge for at korrekte medarbeiderdata automatisk flyter på tvers av alle systemene.

Moderne HR-masterdatasystemer reduserer mengden papirarbeid, automatiserer tidkrevende prosesser og gir ledere og ansatte selvbetjeningsmuligheter. De sørger også for at HR-dataene dine er trygge og lagret i henhold til gjeldende GDPR-regler, blant annet gjennom anvendelse av endringslogger og automatiske sletterutiner.

Et godt HR-system bør også kunne integreres med et lønnssystem, samt inneholde funksjonalitet for å håndtere lønnsjustering. For mange er lønnsjusteringsprosessen hektisk og stressende. Prosessen er ofte dårlig definert og bygger på regneark med sensitive persondata som sendes mellom de involverte. I noen tilfeller kan også udokumenterte ad-hoc-evalueringer danne grunnlaget for justeringer, noe som gjør situasjonen enda mer utfordrende.

For større avdelinger og organisasjoner kan mengden administrative oppgaver bli overveldende, og ledere kan ofte føle at de mangler støtte i prosessen. Dette gjør det vanskelig for dem å ta gode beslutninger innenfor retningslinjene som er gitt. Ved å benytte et HR-system med funksjonaliteter for lønnsjustering, som budsjettallokering, medarbeiderevaluering, sanntidsbudsjettjusteringer og dokumentasjon, blir prosessen enkel og effektiv.

Dette sikrer også at ledere og HR kan jobbe effektivt, ta gode beslutninger samt at sensitive lønnsopplysninger ikke kommer på avveie og budsjetter blir overholdt - samtidig som hele prosessen blir grundig dokumentert og er enklere å evaluere.

Medarbeidersamtalen er en standardisert samtale mellom medarbeider og leder hvor formålet er å gi den ansatte mulighet til å snakke om sin rolle i bedriften, sine mål og utviklingsbehov, samt gi lederen mulighet til å gi tilbakemeldinger og støtte til den ansatte.

Medarbeidersamtalen dekker også personlig utvikling, målsettinger og kompetanseheving, noe som bidrar til at du har motiverte medarbeidere og at alle jobber mot samme mål.

Å gjennomføre medarbeidersamtaler krever både tid og ressurser. Et moderne HR-system digitaliserer hele prosessen og sørger for at alt blir dokumentert underveis. Det betyr at både ansatte, HR og ledere kan følge utviklingen over tid, samtidig som bedriften sparer tid og penger.

Historisk har det vært gjennomført medarbeidersamtaler en gang i året, men i dag forventes det mye hyppigere oppfølging av de ansatte. Hyppige samtaler legger til rette for en positiv dialog og muliggjør justering av mål i løpet av året, alt i tråd med moderne ledelse.

En god onboarding-prosess bidrar til at nyansatte føler seg velkomne og integrerte i organisasjonen raskt, og kan også bidra til å øke medarbeidernes engasjement og lojalitet. En god offboardingprosess kan på den andre siden bidra til å sikre en smidig overgang for den som slutter, samtidig som det beskytter organisasjonen din mot sikkerhetsrisikoer.

Ustrukturert onboarding og offboarding stiller bedriften din i et dårlig lys, både innad og ut mot verden. Et HR-system løser dette ved å starte onboardingen med aktiviteter allerede i det øyeblikket den nye medarbeideren aksepterer tilbudet. Din nye kollega føler seg umiddelbart sett og ivaretatt, samtidig som du kan motta informasjon i god tid, bestille materiell og lignende og være klar på første arbeidsdag.

HR-systemet legger også til rette for en strukturert og profesjonell offboardingprosess. Husk at tidligere medarbeidere kan være noen av de beste - eller verste - ambassadørene for merkevaren din, så det er veldig viktig at den som forlater organisasjonen gjør det med et så positivt inntrykk som mulig.

Fra både et sikkerhetsperspektiv og et økonomisk perspektiv vil også IT sette stor pris på en strukturert offboarding, siden automatiske varslinger kan sørge for at tilgang til systemer og informasjon blir øyeblikkelig stengt og kostbare software-lisenser kansellert.

Et HR-system hjelper deg også med å sikre at alle medarbeidere får den samme, gode opplevelsen av onboarding og offboarding, ettersom alle steg i disse prosessene kan forhåndsdefineres og alle involverte parter vil få varslinger og påminnelser om sine oppgaver.

Kompetanseutvikling er en viktig del av HR-funksjonen som det gjør det mulig å gjennomføre kompetansekartlegging og identifisere styrker, utviklingsområder og kompetansegap. Dette gjør det enklere å planlegge fremtidige kompetansebehov og bidrar til å gi medarbeidere en tydelig retning i utvidelsen av egne ferdigheter og kompetanse.

Et HR-system med gode funksjoner for kompetanseutvikling gjør at organisasjonen lettere kan administrere og spore opplærings- og utviklingsaktiviteter for å sikre at de er i tråd med organisasjonens mål og strategier. Dette sørger også for at du alltid er oppdatert på medarbeidernes sertifiseringer og du mottar varsler når kritiske kompetanser eller sertifiseringer er i ferd med å utløpe.

Fraværshåndtering er en selvsagt funksjon i et HR-system, enten det dreier seg om ferie, sykdom, permisjoner eller andre typer fravær. Systemet bør kunne spore og administrere fraværsgodkjenning, fraværsstatistikk og fraværsrapportering. Dette kan være nyttig for HR-avdelingen for å kunne planlegge og administrere bemanningsbehovet, og for medarbeiderne for å kunne holde oversikt og administrere sin egen fraværstid.

Selvbetjent fraværshåndtering gjør at medarbeiderne kan registrere forskjellige fraværstyper i en interaktiv kalender som automatisk setter i gang en prosess, varsler relevant leder og i gitte tilfeller sender informasjonen videre til ERP- og/eller lønnssystemet via en integrasjon. Automatiseringen forenkler ledernes oppfølging, og fraværsdata flyter automatisk til lønnssystemet for en mer strømlinjeformet prosess.

Ettersom et HR-system sitter på en stor mengde interessante data, er det en selvfølge at det inneholder funksjonalitet for rapportering og analyse som gjør det mulig å lage rapporter på alt fra opplysninger om medarbeidere til lønn og personalsaker. Disse rapportene lar deg analysere trender, måle relevante KPI-er, trekke ut oppdatert statistikk og gir deg dypere innsikt som støtter viktige, strategiske beslutninger for organisasjonen din.

HR-systemet gjør at rapporter og analyser enkelt kan deles og de som trenger det kan enkelt få tilgang til å hente informasjonen selv. Det betyr at HR ikke lenger trenger å svare på forespørsler om tall og rapporter. Dataene kan også eksporteres til andre analyseverktøy (som Microsoft Excel eller Power BI) og integreres i større, mer dyptgående analyser.

Det er vanskelig å gi et nøyaktig svar på hva et HR-system vil koste, da dette avhenger av faktorer som størrelsen på virksomheten og hva slags funksjonalitet som kreves.

Enkelte HR-systemer har også et etableringsgebyr i tillegg til en årlig lisensavgift. Dette kan variere fra et par tusen kroner til flere hundre tusen, avhengig av funksjonalitet, kompleksitet og størrelsen på virksomheten. Det finnes også gratis HR-system, men disse har som oftest begrenset funksjonalitet.

Det er også viktig å ta hensyn til oppstartskostnader og vedlikehold av systemet, samt kostnadene til å lære opp de ansatte til å bruke det. Det kan være lurt å sette av et budsjett for dette i tillegg til selve systemkostnadene. Når man sammenligner prisen på forskjellige HR-systemer er det også viktig å finne ut hva som faktisk er inkludert. Et system kan virke billig, men kreve store ressurser internt for å få til implementeringen. Andre leverandører kan tilby litt støtte i implementeringen, men tar deretter betalt for eventuell ekstra hjelp som kan være nødvendig.

Til slutt er det en god idé å sammenligne flere alternativer og vurdere hva som passer best for din virksomhet før du tar en avgjørelse.

Et veldesignet HR-system er grunnmuren i en velfungerende virksomhet ettersom det hjelper deg med å administrere den viktigste ressursen: dine medarbeidere. Et godt HR-system automatiserer tidkrevende og manuelle prosesser og gjør hverdagen eklere for HR, ledere, medarbeidere, IT og finans. Ved å erstatte manuelle prosesser med automatiserte arbeidsflyter som sender ut meldinger til alle involverte, vet alle nøyaktig hva de skal gjøre og når det må gjøres.

Det er store fordeler med å strukturere og automatisere mange oppgaver i et enhetlig system. Informasjonsflyten vil bli så strømlinjeformet som mulig i hele organisasjonen. Det sparer både ressurser og kostnader og gjør det mulig for HR å oppfylle sin nye moderne rolle som strategisk forretningspartner i organisasjonen. Dette legger også til rette for at HR kan fokusere på medarbeiderutvikling, bedriftskultur og organisasjonsverdier som trengs for å nå de overordnede forretningsmålene.

Vår Senior Solution Consultant, Rune Riktor, har mange års erfaring med innkjøpsprosesser til HR-systemer. Han har vært med på å både veilede og utvikle business caser, og i denne videoen gir han deg verdifulle tips og svarer på spørsmål rundt det å utarbeide en business case. 

I denne videoen går han gjennom:

• Hva er en business case og hvorfor trenger du det?
• Hvordan setter du i gang med en business case?
• Hvilke HR-utfordringer bør du belyse og hvilke potensielle gevinster bør fremheves?
  Hvilke nøkkelpersoner bør du snakke med?

Ønsker du å lære mer om hvordan du kan utarbeide en business case for et HR-system? Klikk her for å laste ned vår guide.