Et HR-system (også kalt HCM-system) er et digitalt verktøy som hjelper deg med å administrere en rekke ulike typer HR-funksjoner. HR-systemet er vanligvis en sentral del av IT-landskapet, ettersom det inneholder alle HR-masterdata (medarbeiderdata). HR-systemet er dermed integrert i prosesser som foregår utenfor HR-avdelingen.
Ved første øyekast kan det være vanskelig å forstå hva et HR-system er og hvilke moduler det består av. Det finnes mange ulike leverandører på markedet og funksjonaliteten kan variere. I denne guiden går vi derfor gjennom alt du trenger å vite om et HR-system og hva det bør inneholde.
Hovedpunkter i artikkelen:
Et HR-system er et verktøy som hjelper deg med å administrere ulike typer HR-funksjoner.
Et HR-system øker effektiviteten ved å automatisere prosesser.
HR-systemer inneholder masterdata om de ansatte.
De beste HR-systemene kan integreres med lønnssystemer.
HR-systemet forenkler medarbeidersamtaler, kompetanseutvikling og fraværshåndtering.
Et HR-system sparer både ressurser og penger for bedriften.
Et HR-system er et digitalt system som brukes til å øke effektiviteten i organisasjonen ved å automatisere prosesser, administrere personalrelaterte oppgaver og bidra med rapporter og analyser. HR-systemet automatiserer og tilrettelegger alt fra administrasjon av arbeidskontrakter og medarbeidersamtaler til håndtering av fravær, personalrapporter og mye mer.
Siden de ansatte kan administrere sine egne data, reduseres den administrative byrden for HR-avdelingen, samtidig som effektiviteten økes. For ledere er det også mulig å få ut rapporter som støtter beslutninger og strategier, basert på faktiske data om egne ansatte.
HR-systemer (HR står for Human Resources) blir noen ganger omtalt som HRMS (Human Resource Management System), HRIS (Human Resources Information System) eller HCM system (Human Capital Management). Disse uttrykkene blir ofte brukt om hverandre, men for å være konsekvente og unngå forvirring vil vi her bruke uttrykket «HR-system».
For at bedrifter skal få mest mulig ut av et HR-system er det viktig at systemet er skalerbart og at det kan tilpasses, slik at funksjonalitet kan legges til etter hvert som virksomheten vokser. En effektiv HR-løsning er skreddersydd for spesifikke bransjer og optimaliserer styringen av arbeidsstyrken. Her følger en oversikt over noen av de viktigste modulene og funksjonene som et godt HR-system bør inneholde. Tilgjengelige HR-løsninger tilbyr omfattende, modulbaserte systemer som kan tilpasses etter kundens behov, med muligheter for både skybaserte og lokale installasjoner.
HR-masterdata håndterer medarbeiderdata, inkludert viktige HR-data, som danner grunnlaget for alle HR-relaterte oppgaver, samt informasjon som IT trenger for å administrere korrekt og sikker tilgang til systemer, administrere lisenser og bestilling av rett IT-utstyr. HR-data spiller en sentral rolle når det gjelder å samle inn, administrere og analysere informasjon for å effektivisere administrative prosesser, støtte beslutningstaking og muliggjøre etterlevelse av beste HR-praksis.
Masterdata er data som inneholder grunnleggende informasjon om ansatte, som navn, rolle, tittel, avdeling, adresse, telefonnummer, e-postadresse og lønnsnivå. Det er viktig at masterdataene alltid er korrekte og oppdaterte for å unngå feil og forsinkelser i HR-prosessene. Et godt HR-system bør derfor ha en funksjon for å administrere HR-masterdata på en måte som gjør det enkelt å oppdatere og vedlikeholde dem (selvservice).
Sikker, pålitelig og automatisert håndtering av masterdata legger grunnlaget for effektive prosesser som gir fordeler i alle deler av organisasjonen. Det er derfor viktig at HR-systemet sitter sentralt i systemlandskapet og er tett integrert med andre viktige forretningssystemer, som for eksempel lønnssystem, ERP-system, active directory og lignende. Dette vil sørge for at korrekte medarbeiderdata automatisk flyter på tvers av alle systemene.
Moderne HR-masterdatasystemer reduserer mengden papirarbeid, automatiserer tidkrevende prosesser og gir ledere og ansatte selvbetjeningsmuligheter. De sørger også for at HR-dataene dine er trygge og lagret i henhold til gjeldende GDPR-regler, blant annet gjennom anvendelse av endringslogger og automatiske sletterutiner.
Et godt HR-system bør også kunne integreres med et lønnssystem, samt inneholde funksjonalitet for å håndtere lønnsjustering. For mange er lønnsjusteringsprosessen hektisk og stressende. Prosessen er ofte dårlig definert og bygger på regneark med sensitive persondata som sendes mellom de involverte. I noen tilfeller kan også udokumenterte ad-hoc-evalueringer danne grunnlaget for justeringer, noe som gjør situasjonen enda mer utfordrende.
For større avdelinger og organisasjoner kan mengden administrative oppgaver bli overveldende, og ledere kan ofte føle at de mangler støtte i prosessen. Dette gjør det vanskelig for dem å ta gode beslutninger innenfor retningslinjene som er gitt.
Ved å benytte et HR-system med funksjonaliteter for lønnsjustering, som budsjettallokering, medarbeiderevaluering, sanntidsbudsjettjusteringer og dokumentasjon, blir prosessen enkel og effektiv.
Dette sikrer også at ledere og HR kan jobbe effektivt, ta gode beslutninger samt at sensitive lønnsopplysninger ikke kommer på avveie og budsjetter blir overholdt - samtidig som hele prosessen blir grundig dokumentert og er enklere å evaluere.
Medarbeidersamtalen er en standardisert samtale mellom medarbeider og leder hvor formålet er å gi den ansatte mulighet til å snakke om sin rolle i bedriften, sine mål og utviklingsbehov, samt gi lederen mulighet til å gi tilbakemeldinger og støtte til den ansatte.
Medarbeidersamtalen dekker også personlig utvikling, målsettinger og kompetanseheving, noe som bidrar til at du har motiverte medarbeidere og at alle jobber mot samme mål.
Å gjennomføre medarbeidersamtaler krever både tid og ressurser. Et moderne HR-system digitaliserer hele prosessen og sørger for at alt blir dokumentert underveis. Det betyr at både ansatte, HR og ledere kan følge utviklingen over tid, samtidig som bedriften sparer tid og penger.
Historisk har det vært gjennomført medarbeidersamtaler en gang i året, men i dag forventes det mye hyppigere oppfølging av de ansatte. Hyppige samtaler legger til rette for en positiv dialog og muliggjør justering av mål i løpet av året, alt i tråd med moderne ledelse.
En god onboarding-prosess bidrar til at nyansatte føler seg velkomne og integrerte i organisasjonen raskt, og kan også bidra til å øke medarbeidernes engasjement og lojalitet. En god offboardingprosess kan på den andre siden bidra til å sikre en smidig overgang for den som slutter, samtidig som det beskytter organisasjonen din mot sikkerhetsrisikoer.
Ustrukturert onboarding og offboarding stiller bedriften din i et dårlig lys, både innad og ut mot verden. Et HR-system løser dette ved å starte onboardingen med aktiviteter allerede i det øyeblikket den nye medarbeideren aksepterer tilbudet. Din nye kollega føler seg umiddelbart sett og ivaretatt, samtidig som du kan motta informasjon i god tid, bestille materiell og lignende og være klar på første arbeidsdag.
HR-systemet legger også til rette for en strukturert og profesjonell offboardingprosess. Husk at tidligere medarbeidere kan være noen av de beste - eller verste - ambassadørene for merkevaren din, så det er veldig viktig at den som forlater organisasjonen gjør det med et så positivt inntrykk som mulig.
Fra både et sikkerhetsperspektiv og et økonomisk perspektiv vil også IT sette stor pris på en strukturert offboarding, siden automatiske varslinger kan sørge for at tilgang til systemer og informasjon blir øyeblikkelig stengt og kostbare software-lisenser kansellert.
Et HR-system hjelper deg også med å sikre at alle medarbeidere får den samme, gode opplevelsen av onboarding og offboarding, ettersom alle steg i disse prosessene kan forhåndsdefineres og alle involverte parter vil få varslinger og påminnelser om sine oppgaver.
Kompetanseutvikling er en viktig del av HR-funksjonen som det gjør det mulig å gjennomføre kompetansekartlegging og identifisere styrker, utviklingsområder og kompetansegap. Dette gjør det enklere å planlegge fremtidige kompetansebehov og bidrar til å gi medarbeidere en tydelig retning i utvidelsen av egne ferdigheter og kompetanse.
Et HR-system med gode funksjoner for kompetanseutvikling gjør at organisasjonen lettere kan administrere og spore opplærings- og utviklingsaktiviteter for å sikre at de er i tråd med organisasjonens mål og strategier. Dette sørger også for at du alltid er oppdatert på medarbeidernes sertifiseringer og du mottar varsler når kritiske kompetanser eller sertifiseringer er i ferd med å utløpe.
Vi har inngått partnerskap med hundrevis av organisasjoner som spenner over et bredt spekter av bransjer, alle med mål om å oppnå enestående resultater sammen.
Fraværshåndtering er en selvsagt funksjon i et HR-system, enten det dreier seg om ferie, sykdom, permisjoner eller andre typer fravær. Systemet bør kunne spore og administrere fraværsgodkjenning, fraværsstatistikk og fraværsrapportering. Dette kan være nyttig for HR-avdelingen for å kunne planlegge og administrere bemanningsbehovet, og for medarbeiderne for å kunne holde oversikt og administrere sin egen fraværstid.
Selvbetjent fraværshåndtering gjør at medarbeiderne kan registrere forskjellige fraværstyper i en interaktiv kalender som automatisk setter i gang en prosess, varsler relevant leder og i gitte tilfeller sender informasjonen videre til ERP- og/eller lønnssystemet via en integrasjon. Automatiseringen forenkler ledernes oppfølging, og fraværsdata flyter automatisk til lønnssystemet for en mer strømlinjeformet prosess.
Ettersom et HR-system inneholder en stor mengde interessante data, er det en selvfølge at det har funksjonalitet for rapportering og analyse som gjør det mulig å lage rapporter på alt fra opplysninger om medarbeidere til lønn og personalsaker. Disse rapportene lar deg analysere trender, måle relevante KPI-er, trekke ut oppdatert statistikk og gir deg dypere innsikt som støtter viktige, strategiske beslutninger for organisasjonen din. HR-data er avgjørende for å kunne lage detaljerte rapporter og analyser som støtter strategiske beslutningsprosesser.
HR-systemet gjør at rapporter og analyser enkelt kan deles og de som trenger det kan enkelt få tilgang til å hente informasjonen selv. Det betyr at HR ikke lenger trenger å svare på forespørsler om tall og rapporter. Dataene kan også eksporteres til andre analyseverktøy (som Microsoft Excel eller Power BI) og integreres i større, mer dyptgående analyser.
Med operative HR-systemer mener vi systemer med funksjonalitet som er utviklet for å samle medarbeiderdata og muliggjøre rapportering av sentrale HR-data. I litt større selskaper er operative HR-systemer ofte uvurderlige for å effektivisere standardiserte HR-prosesser.
Taktiske HR-systemer har større fokus på funksjonalitet knyttet til prosesser som påvirker bedriftens viktigste ressurs, medarbeiderne. Disse systemene egner seg ofte best for organisasjoner som trenger hjelp til å ta ressursbeslutninger på et overordnet nivå, fremfor administrasjon og daglige oppgaver.
Som navnet antyder, legger et strategisk HR-system til rette for strategisk analyse og beslutninger. Disse systemene er spesielt nyttige for organisasjoner som ønsker strategisk ekspansjon eller vekst.
Et omfattende HR-system kombinerer funksjonene til operative, taktiske og strategiske systemer og fungerer som en omfattende database og plattform for sømløs håndtering av ulike HR-relaterte oppgaver. Et omfattende HR-system fungerer som en one-stop-shop som lagrer og viser all informasjon som trengs for å utføre nesten alle HR-funksjoner.
I tillegg til de klassiske, komplette HR-systemene på markedet finnes det en rekke spesialiserte løsninger som brukes av HR. Noen ganger kalles de "best-of-breed"-løsninger, men det hender også at de feilaktig omtales som "HR-systemer". Vi sier feilaktig fordi de bare dekker en svært liten del av medarbeiderreisen. Eksempler på slike løsninger er rekrutteringssystemer, workforce management-systemer, programvare for medarbeiderundersøkelser og learning management-systemer (LMS).
Om du ønsker å høre mer om hvordan CatalystOnes HR-system kan hjelpe deg og din organisasjon, så ikke nøl med å bestille en uforpliktende demonstrasjon hvor vi kan adressere dine utfordringer og behov. Vi har i mange år hjulpet hundrevis av mellomstore og store nordiske bedrifter med å optimalisere og digitalisere HR med CatalystOnes HR-system.
Vår Senior Solution Consultant, Rune Riktor, har mange års erfaring med innkjøpsprosesser til HR-systemer. Han har vært med på å både veilede og utvikle business caser, og i denne videoen gir han deg verdifulle tips og svarer på spørsmål rundt det å utarbeide en business case.
I denne videoen går han gjennom:
Ønsker du å lære mer om hvordan du kan utarbeide en business case for et HR-system?
