Ett HR-system är ett digitalt system som används för att öka effektiviteten i organisationen genom att automatisera ett antal processer, hantera personalrelaterade uppgifter och bidra med komplexa rapporter och analyser. HR-systemet automatiserar och underlättar allt från administration av anställningsavtal och medarbetarsamtal till hantering av lönerevision, frånvaro, personalrelaterade rapporter och mycket mer.
Tack vare att de anställda kan hantera sig egna data minskar den administrativa bördan för HR-avdelningen, samtidigt som effektiviteten ökar. För chefer kommer det också att vara möjligt att få ut rapporter som stödjer beslut och strategier, baserade på faktiska data om deras egna medarbetare.
HR-system (HR står för Human Resources) kallas ibland för HRM (Human Resource Management System), HRIS (Human Resources Information System) eller HCM-system (Human Capital Management). Dessa termer används ofta omväxlande, men för att vara konsekventa och undvika förvirring kommer vi att använda termen "HR-system" här.
För att företag ska få ut så mycket som möjligt av ett HR-system är det viktigt att systemet är anpassningsbart och skalbart, på så sätt är det möjligt att lägga till funktionalitet i takt med att företaget växer. Här följer en översikt över några av de viktigare moduler och funktioner som ett bra HR-system bör innehålla.
HR-masterdata hanterar medarbetardata som ju är grunden för alla HR-relaterade uppgifter samt information som IT behöver för att kunna hantera korrekt och säker åtkomst till system, hantering av licenser, och korrekt beställning av IT-utrustning.
Masterdata är data som innehåller grundläggande information om anställda, såsom namn, titel, telefonnummer, mailadress och lönenivå. Det är viktigt att masterdata alltid är korrekta och uppdaterade för att undvika fel och förseningar i HR-processerna. Ett bra HR-system bör därför ha en funktion att hantera HR-masterdata på ett sätt som gör det enkelt att uppdatera och underhålla informationen.
Säker, pålitlig och automatiserad hantering av masterdata lägger grunden för effektiva processer som ger fördelar i alla delar av organisationen. Det är därför viktigt att HR-systemet har en central del i systemlandskapet och är tätt integrerat med andra affärskritiska IT-system, såsom lönesystemet, affärssystem, active directory och liknande. Detta säkerställer att korrekt personaldata automatiskt flödar över alla system.
Moderna HR-system med möjlighet att hantera masterdata minskar mängden pappersarbete och automatiserar tidskrävande processer, tack vare att chefer och anställda har självbetjäningsmöjligheter. Det säkerställer att din data är säker och lagrad enligt gällande GDPR-regler.
Ett bra HR-system bör även kunna integreras med ett lönesystem, samt erbjuda lösningar för att hantera lönejusteringar. För många är lönerevisionen en hektisk och stressig period. Processen är ofta dåligt definierad, upplevs komplex och bygger på kalkylblad med känsliga personuppgifter som skickas mellan de inblandade. I vissa fall kan det även vara odokumenterade ad-hoc-utvärderingar som ligger till grund för revisionen, vilket gör situationen ännu mer utmanande.
För större avdelningar och organisationer kan mängden administrativa uppgifter bli överväldigande och chefer kan ofta känna att de saknar stöd i processen. Det gör det svårt för dem att fatta bra beslut inom de riktlinjer som har getts. Genom att använda ett HR-system med funktionalitet för lönerevision, såsom budgettilldelning, medarbetarutvärdering, budgetjusteringar i realtid och dokumentation, blir processen enkel och effektiv.
Detta säkerställer också att chefer och HR kan arbeta effektivt, fatta bra beslut samt att känslig löneinformation inte kommer på avvägar och budgetar respekteras – samtidigt som hela processen är noggrant dokumenterad och lättare att utvärdera.
En bra onboardingprocess hjälper nya medarbetare att snabbt känna sig välkomna och integrerade i organisationen, och kan också bidra till att öka medarbetarnas engagemang och lojalitet. En bra offboardingprocess kan å andra sidan hjälpa till att säkerställa en smidig övergång för dem som lämnar, samtidigt som du skyddar din organisation från säkerhetsrisker.
Ostrukturerad onboarding och offboarding ställer ditt företag i dålig dager, både internt och externt. Med ett HR-system på plats kan du lösa detta genom att påbörja onboardingen med aktiviteter redan i det ögonblick som den nyanställda genomgått rekrytering och accepterat erbjudandet. Er nya kollega känner sig direkt sedd och efterlängtad samtidigt som ni kan få in information i god tid, beställa material och likande och då vara redo första arbetsdagen.
HR-systemet hjälper också till att säkerställa att ni har möjlighet till en strukturerad och professionell offboardingprocess. Kom ihåg att tidigare anställda kan vara några av de bästa – eller sämsta – ambassadörerna för ert varumärke, så det är väldigt viktigt att den som lämnar organisationen gör det med ett så positivt intryck som möjligt.
Dessutom finns det ett säkerhetsperspektiv och ett ekonomiskt perspektiv som IT kommer att uppskatta med en strukturerad offboarding. Istället för att behöva hålla reda på alla licenser och åtkomst till system så får de också automatiska aviseringar med uppmaning att åtkomster omedelbart stängs och dyra programvarulicenser avbryts.
Ett HR-system hjälper dig också att säkerställa att alla anställda har samma, goda upplevelse av onboarding och offboarding, eftersom alla steg i dessa processer kan fördefinieras och alla inblandade parter kommer att få aviseringar och påminnelser om sina uppgifter.
Kompetensutveckling är en viktig HR-funktion i ett HR-system som gör det möjligt att genomföra kompetenskartläggning för att på så sätt identifiera styrkor, svagheter, utvecklingsområden och kompetensgap. Det gör det lättare att i god tid planera för framtida kompetensbehov och bidrar till att ge medarbetarna en tydlig riktning i hur de kan öka sin egna kompetens.
Ett HR-system med bra funktionalitet för kompetensutveckling gör det lättare för organisationen att hantera och spåra utbildnings- och utvecklingsaktiviteter för att säkerställa att de ligger i linje med organisationens mål och strategier. Det säkerställer också att du alltid är uppdaterad om dina anställdas certifieringar och varnar dig när kritiska tillstånd eller certifieringar är på väg att upphöra.
Frånvarohantering i ett HR-system kan användas för att skapa sig insikt kring frånvarostatistik.
Självbetjäning i frånvarohanteringen gör det möjligt för anställda att själva registrera olika typer av frånvaro i en interaktiv kalender som i sin tur automatiskt kan initiera en process, till exempel att meddela berörd chef.
Då ett HR-system sitter på väldigt mycket intressant data är det en självklarhet med funktionalitet för rapportering och analys, som gör det möjligt att skapa rapporter om allt från datapunkter i masterdata till löner och personalfrågor. Dessa rapporter låter dig analysera trender, mäta relevanta KPI:er, extrahera aktuell statistik och ge dig djupare insikter som stödjer viktiga, strategiska beslut för din organisation.
HR-systemet gör att rapporter och analyser enkelt kan delas och de som behöver, kan enkelt få tillgång till att själva hämta informationen. Det gör att HR inte längre behöver svara på förfrågningar om siffror och rapporter. Data kan generellt även exporteras direkt till Microsoft Excel och därmed ingå i större djupgående analyser tillsammans med annan affärsdata.
Om du vill höra mer om hur CatalystOnes HR-system kan hjälpa dig och din organisation, tveka då inte att beställa en icke bindande demonstration där vi kan ta itu med dina utmaningar och behov. Under många år har vi hjälpt hundratals medelstora och stora nordiska företag att optimera och digitalisera HR med CatalystOnes HR-system.
