Hvilket HR-system er best? Det finnes dessverre ikke ett enkelt svar på det. Den nyeste utviklingen innen HR-tech har ført til et bredt tilbud av leverandører, og muligheten for å finne et system som dekker dine behov er stor. Men det brede tilbudet av HR-systemer gjør også at det kan føles overveldende å ta et velbegrunnet valg som dekker behovene i din organisasjon.
I dette blogginnlegget gir vi deg en guide til hvilke parametre du bør kikke på når du sammenligner HR-systemer, sånn at du kan finne det beste HR-systemet på markedet – til nettopp din organisasjon.
Identifiser din organisasjons behov
Det første steget når du skal velge et HR-system er å identifisere din organisasjons spesifikke krav. Hvilke funksjoner trenger dere? Leter dere etter et enklere system som kan håndtere lønn og goder, eller har dere behov for mer avanserte funksjoner som resultatstyring og etterfølgerplanlegging? Å forstå organisasjonens behov hjelper dere med å begrense alternativene og komme fram til et HR-system som dekker deres behov. Sett opp en kravformulering og husk at du trenger et system som løser dine spesifikke utfordringer. Det gir ofte et bedre resultat å fokusere på den effekten man ønsker at systemet skal ha i virksomheten, fremfor hvilke tekniske funksjoner som er nødvendige. Fokuser på å definere formålet, så kommer de tekniske kravene av seg selv.
Vær tydelig på dine behov i dialogen med de ulike leverandørene, det vil hjelpe deg å få svar på de viktigste spørsmålene på et tidlig tidspunkt. Ved å fokusere på effekten man ønsker at HR-systemet skal ha, kan leverandørene presentere ulike typer løsninger som man kanskje ikke tenkte i den tekniske kravspesifikasjonen.
Involver riktig kompetanse i prosjektteamet
Et HR-system blir en viktig del i ditt IT-landskap, derfor er det viktig at du identifiserer og involverer de rette personene i prosjektet. Alle roller trenger ikke være med i hele prosessen, men det er viktig at alle er med når du setter opp kravene. I løpet av prosjektet involverer man de riktige personene til rett tid. Sørg også for at disse får møte leverandørene, sånn at de får sjansen til å stille spørsmål og sikre at relevante krav oppfylles. Å involvere disse nøkkelpersonene i benchmarking og innkjøpsprosessen sikrer at systemet møter behovene til hele organisasjonen, er i samsvar med målene og er kompatibelt med IT-infrastruktur, budsjett og sikkerhetskrav. Det er viktig å etablere tydelige kommunikasjonskanaler, samle inn tilbakemeldinger og vurdere ulike perspektiver for å ta en informert beslutning.
- HR-leder: HR-ledere har en dyp forståelse av organisasjonens HR-behov, prosesser og mål. De kan gi innsikt i de spesifikke funksjonene som kreves for å administrere ansattes data, goder, kompetanseutvikling og andre HR-funksjoner.
- IT-leder (CIO): IT-ledere kan tilby teknisk ekspertise og vurdere systemets kompatibilitet med selskapets eksisterende IT-infrastruktur, sikkerhetskrav og behov for dataintegrering. De kan også evaluere systemets skalerbarhet, pålitelighet og langsiktig bærekraft.
- Økonomisjef (CFO): Økonomisjefer kan gi innsikt i den økonomiske gjennomførbarheten, prismodeller og potensielle kostnadsbesparelser for HR-systemet.
- Ledere: Alle ledere med ansatte under seg kommer til å jobbe i systemet da de har spesifikke HR-relaterte ansvarsområder, for eksempel å administrere ansattes prestasjoner eller medarbeidersamtaler. De kan gi innspill om brukervennlighet og nødvendige funksjoner.
- Sikkerhetsteam: De kan vurdere systemets sikkerhetsfunksjoner, databehandlingspraksis og samsvar med gjeldende standarder.
Integrasjoner med HR-system
I arbeidet med å identifisere dine behov vil du også oppdage behovet for integrasjoner med eksisterende systemer i ditt IT-landskap. Muligheten for integrasjoner med disse systemene er en avgjørende faktor å ta hensyn til når du sammenligner HR-systemer. Kan HR-systemet sømløst kommunisere med andre systemer som brukes av din organisasjon, for eksempel et lønnssystem eller Microsoft Active Directory? Et HR-system som sømløst integreres med dine eksisterende systemer reduserer risikoen for unøyaktige data, effektiviserer arbeidsflyten og forbedrer den helhetlige effektiviteten.
En rapport fra SAP viser at integrasjon er en kritisk faktor for 84 % av organisasjonene ved valg av HR-system. HR-systemer som er integrert i IT-landskapet er mer sannsynlig å føre til forbedringer i HR-prosesser, ansattes engasjement og forretningsresultater. Den beste måten å sikre at integrasjonene kan gjennomføres er å involvere din IT-avdeling i prosessen og i møter med leverandørene.
En rapport fra SAP viser at integrasjon er en kritisk faktor for 84 % av organisasjoner ved valg av HR-system. HR-systemer som er integrert i IT-landskapet har større sannsynlighet for å gi forbedringer i HR-prosesser, ansattes engasjement og forretningsresultater. Den beste måten å sikre at integrasjonene kan gjennomføres er å involvere din IT-avdeling i prosessen og i møter med leverandørene.
Prioriter sikkerhet og overholdelse av regler
Sikkerhet og regeloverholdelse er viktig å sjekke, så sørg for at HR-systemet du velger overholder relevante forskrifter for GDPR eller GRC. Leverandøren bør også kunne demonstrere hvordan de jobber for å tilby robuste sikkerhetsfunksjoner som kryptering og tofaktorautentisering for å beskytte sensitive personaldata og beskytte mot potensielle trusler.
En undersøkelse utført av ADP fant at 90 % av organisasjoner anser sikkerhet og samsvar med regler som en kritisk faktor når de velger et HR-system. Organisasjoner som prioriterer sikkerhet har også høyere sannsynlighet for å rapportere forbedringer i HR-prosesser, datanøyaktighet og medarbeidertilfredshet.
Evaluer brukeropplevelsen (UX)
Brukeropplevelsen (UX) spiller en stadig viktigere rolle når det gjelder engasjement og bruken av et nytt system. Et system er bare nyttig hvis det faktisk brukes av sluttbrukerne, derfor er brukeropplevelsen viktig å vurdere når du sammenligner HR-systemer. La også de ansatte som skal jobbe i systemet delta når dere evaluerer brukervennligheten. Still spørsmål som f.eks:
- Er systemet enkelt å bruke og navigere i?
- Finner du informasjonen du trenger raskt og effektivt?
- Er systemet intuitivt?
- Er informasjonen tydelig presentert?
Et brukervennlig HR-system vil forbedre de ansattes opplevelse og føre til at flere tar det i bruk.
En artikkel fra Deloitte viser at organisasjoner med høy grad av medarbeiderengasjement har større sjanse for å nå sine forretningsmål. Å velge et HR-system som prioriterer en positiv brukeropplevelse kan derfor bidra til bedre medarbeiderengasjement og samlede forretningsresultater.
Vurder skalerbarheten og fleksibiliteten til HR-systemet
Det kan virke rimelig å kun ta utgangspunkt i behovene din organisasjon har for øyeblikket. Men når du gjennomgår behovene dine og kommer med en kravformulering før du velger HR-system, er det også viktig å ta hensyn til fremtiden. Hva er dine mål? Forventer dere vekst eller utvidelser i framtiden? Etter hvert som organisasjonen din vokser, vil kravene til et HR-system også endres. Ved å velge et HR-system med fleksibilitet og mulighet for å skalere opp funksjonaliteten sikrer du allerede i dag at morgendagens behov blir dekket.
Å velge et statisk HR-system som ikke kan vokse med din organisasjon kan føles som den mest fordelaktige løsningen i dag, men på sikt er det et kostbart valg da du sannsynligvis må kjøpe og implementere en annen løsning i fremtiden. Vurder også systemets skalerbarhet i forhold til antall ansatte det kan håndtere, samt hvor fleksibelt det kan håndtere endringer i HR-prosesser og policyer.
Et HR-system som kan møte fremtidige behov, uten å kreve vesentlige endringer eller systemutskifting, er en avgjørende faktor for å sikre at din investering er langsiktig og kan understøtte organisasjonens framtidige vekst.
Se på support och service
En annen viktig parameter som kanskje ikke alltid føles opplagt å evaluere, er nivået på support og annen service som tilbys. Se etter en leverandør som tilbyr omfattende support, customer success og regelmessige oppdateringer, opplæring og teknisk assistanse. En pålitelig leverandør med et responsivt supportteam vil sørge for at du alltid får den hjelpen du trenger, enten det gjelder drift, bruk eller nye måter å løse dine behov på. God support og et dedikert customer success-team vil støtte din bruk av HR-systemet, sikre jevn drift, optimal ytelse og sikre at investeringen din lønner seg.
Vurder også leverandørens omdømme, kundeanmeldelser, kundereferanser og hvor enkelt det er å få hjelp fra support. Kvaliteten på support og service kan utgjøre en betydelig forskjell i den helhetlige opplevelsen og suksessen ved bruk av et HR-system.
Evaluer pris og avkastning på investeringen (ROI)
Prisen er selvsagt en viktig faktor når man skal sammenligne HR-systemer, men det er også viktig å ikke la prisen være avgjørende. Det er derfor viktig å sammenligne prisen på riktig grunnlag. Forskjellige leverandører opererer med ulike prismodeller, og det er ikke alltid lett å sammenligne direkte. En leverandør kan se ut til å være det billigste alternativet ved kjøp og implementering, men kan vise seg å bli dyrere i det lange løp på grunn av skjulte kostnader, mangel på god støtte, dårlig funksjonalitet og så videre. Før du begynner å sammenligne priser, sørg for å kartlegge de ulike løsningene så tydelig som mulig slik at du kan sammenligne priser over tid og hva som er inkludert i prisen.
Be gjerne leverandøren om å presentere prosessen etter kjøpet, på den måten får du et klart bilde av hvilke kostnader og tidsressurser som tilkommer fra din side. Noen leverandører presenterer en enklere løsning som kan oppleves som både enkel og billig å implementere, men implementering av et HR-system er generelt sett en kompleks prosess og det er en risiko for at kostnadene blir store, eller at de riktige ressursene mangler.
Deretter er det viktig at du vurderer kostnadene ved implementering og vedlikehold av HR-systemet, lisensavgifter, implementeringsgebyrer og løpende support- og vedlikeholdskostnader. Evaluer systemets avkastning på investeringen (ROI) i forhold til den langsiktige verdien det kan tilføre organisasjonen din, for eksempel forbedret effektivitet, økt medarbeiderengasjement og bedre forretningsresultater. Husk også å ta hensyn til systemets evne til å vokse eller krympe i takt med din organisasjon, dette er et viktig aspekt ved prissetting.
Konklusjon
Å sammenligne HR-systemer krever altså en nøye vurdering av flere parametere. Det finnes ingen helhetlig løsning som passer for alle organisasjoner, å lage en grundig kravformulering og en tett dialog med de ulike leverandørene vil hjelpe deg å ta den beste avgjørelsen.
Å jobbe effektivt med HR er et kritisk aspekt for forretningssuksess. Å velge riktig HR-system fører til mer effektive HR-prosesser, økt medarbeiderengasjement og bedre beslutningsstøtte, som igjen fører til bedre forretningsresultater. Invester derfor tid og ressurser i å sammenligne og kjøpe HR-systemer basert på disse parameterne, og du vil være godt rustet til å ta en informert beslutning som kan komme organisasjonen til gode på lang sikt.
