Et selvbetjent HR-system gir ansatte og ledere mulighet til å administrere sine egne data og HR-relaterte oppgaver, i stedet for at HR-avdelingen gjør dette for hver enkelt medarbeider. Dette gir medarbeiderne større kontroll over sin egen informasjon og sparer HR-avdelingen for mye administrativt arbeid. Les videre hvis du lurer på om et selvbetjent HR-system kan passe for din bedrift eller organisasjon.
Funksjoner i et selvbetjent HR-system
Hvilke funksjoner som tilbys i et selvbetjent HR-system vil selvsagt variere fra leverandør til leverandør, men dette er noen av de viktigste funksjonene som bidrar til å forbedre produktiviteten og effektiviteten gjennom selvbetjening:
-
Administrasjon av personlig informasjon
Medarbeidere kan enkelt oppdatere personlig informasjon som kontaktinfo, adresse, nødkontakter og bankdetaljer. De får også tilgang til arbeidsavtaler, håndbøker og andre arbeidsrelaterte dokumenter.
-
Onboarding
Et selvbetjent HR-system gir nyansatte mulighet til å signere arbeidsavtale, levere relevante dokumenter og tilgang til opplæringsmateriell og informasjon om bedriften. Dette bidrar til å gi en god onboarding-opplevelse for en nyansatt. -
Fravær
Medarbeidere kan legge inn ferie og forespørsler om avspasering, se feriesaldoer og få oversikt over sitt fravær. Ledere kan godkjenne eller avslå forespørsler og holde oversikt over de ansattes (og eget) fravær. -
Opplæring og og utvikling
De ansatte får tilgang til et learning management system som kan tilby de ansatte en rekke kurs som er relevante for virksomheten, samtidig som HR-avdelingen kan spore gjennomføring og framgang. -
Kompetanseoversikt
Medarbeidere kan legge inn sin egen CV og kompetanser i HR-systemet og holde den oppdatert med nye ferdigheter eller sertifiseringer. Dette gjør det mulig for HR-avdelingen å enkelt få oversikt over hvilken kompetanse som finnes i internt og identifisere eventuelle kompetansegap. -
Medarbeiderundersøkelser
Jevnlige medarbeiderundersøkelser gjør det mulig å holde oversikt over de ansattes tilfredshet og motivasjon, og eventuelt forutse nødvendige tiltak. Undersøkelsene sendes ut via HR-systemet og medarbeiderne kan sende inn svar når det passer for dem.
Fordeler med et selvbetjent HR-system
Effektivitet
En av de største fordelene med et selvbetjent HR-system er effektiviteten det bringer med seg. Når ansatte får tilgang til å oppdatere sin egen informasjon og sende inn forespørsler direkte, reduseres arbeidsbelastningen for HR-avdelingen betydelig. Behovet for manuell dataregistrering minsker og risikoen for feil reduseres. Dessuten blir prosesser mer strømlinjeformede, og flaskehalser som kan oppstå i forbindelse med for eksempel permisjonsforespørsler og lønnsrelaterte spørsmål elimineres. Et selvbetjent HR-system kan også effektivisere ansettelsesprosessen ved å inkorporere rekrutteringsløsninger i systemet.
Tilgjengelighet
En annen stor fordel med et selvbetjent HR-system er tilgjengeligheten det gir de ansatte. Siden de aller fleste moderne HR-systemer er skybaserte, kan ansatte få tilgang til sin informasjon fra enhver enhet som er koblet opp på nett. Dette er spesielt gunstig for bedrifter med flere kontorer og ansatte som reiser hyppig eller jobber eksternt, da alle får tilgang til viktig informasjon uten at de må logge seg inn på en lokal datamaskin. Medarbeidere får dessuten tilgang til å oppdatere informasjon når som helst, også utenfor kontortid.
Kontroll og motivasjon
Et selvbetjent HR-system gir ansatte direkte tilgang til, og mer kontroll, over sin egen informasjon. De trenger ikke lenger å gå via HR-avdelingen for å søke om permisjon, få tilgang til timelister eller se hvilke kurs man er påmeldt. De kan raskt se og oppdatere informasjonen selv uten større avbrekk i arbeidsdagen, noe som sparer tid og lar dem fokusere på sine ansvarsområder. Systemet kan også gi mulighet for prestasjonsvurderinger som oppmuntrer ansatte til å jobbe med forbedring av sine egne prestasjoner. Det selvbetjente HR-systemet kan også gi informasjon om opplæring og karriereveier, og gi de ansatte mer engasjement og motivasjon til å utvikle seg i bedriften.
Datakvalitet
Et selvbetjent HR-system fungerer som et sentralt knutepunkt i IT-landskapet. Andre systemer kan integreres med HR-systemet sånn at de henter ut oppdatert informasjon om de ansatte herfra. Dette gjør at informasjonen i alle systemer er oppdatert og korrekt til enhver tid, og risikoen for feil som kan oppstå under manuell datainntasting eller datautveksling minimeres. Ved å la ansatte oppdatere informasjonen sin direkte, sikrer HR-systemet høy datakvalitet i hele organisasjonen.
Konklusjon
Et selvbetjent HR-system er en verdifull ressurs for både bedrifter og ansatte, og gir fordeler som økt effektivitet, strømlinjeformede prosesser, redusert administrativ byrde for HR-ansatte og forbedret medarbeidertilfredshet gjennom selvstyring av HR-oppgaver. Ved å gi ansatte og ledere direkte tilgang til HR-informasjonen deres, kan organisasjoner forbedre åpenheten og fremme en kultur for selvbetjening og myndiggjøring. Klikk på lenken under hvis du vil vite mer om hvordan du kan gjøre hverdagen litt mer selvbetjent for deg og dine medarbeidere.
