Västtrafik sto midt i en stor omstilling, der målet var å digitalisere, effektivisere og modernisere virksomheten. Her spilte CatalystOne en sentral rolle i endringen.
Å samle alle data i ett og samme system, få bedre struktur og mer kontroll – og samtidig gjøre hverdagen enklere for medarbeidere og ledere. Dette var noen av de viktigste utgangspunktene for en omfattende digitaliseringsreise hos Västtrafik, Sveriges nest største kollektivtrafikkselskap. Utviklingsarbeidet startet allerede i 2022, og tidlig i prosessen ble de eksisterende systemene kartlagt. Det ble raskt klart at virksomheten trengte et helt nytt, mer effektivt og digitalisert HR-system, der mange viktige funksjoner kunne samles.
– Vi hadde 15 ulike HR-systemer, og i flere av dem måtte hver enkelt medarbeider registreres manuelt. Det gjorde at risikoen for feil var stor. Vi hadde også svært mange manuelle rutiner og prosesser, sier Jenny Svensson, endringsleder i Västtrafik.
– Masterdataene våre var rotete, og systemene våre hang ikke sammen i det hele tatt. Siden vi hadde så mange ulike systemer, førte det til unødvendige prosesser og rutiner som tok lang tid. Derfor hadde vi virkelig sett fram til å gjennomføre denne endringen og innføre HR-systemet fra CatalystOne, sier Maria Palmér, HR Business Partner i Västtrafik.
Da det sto klart at Västtrafik trengte en helt ny digital plattform for å effektivisere organisasjonen, begynte de å undersøke hvilke systemer som fantes på markedet. Målet var å få et godt bilde av hvilket nivå av funksjonalitet de kunne forvente fra leverandørene. I tillegg til å sikre dataene handlet det om å finne et system som oppfylte lovkravene, og som samtidig var brukervennlig for sluttbrukeren.
– I anbudsprosessen var det flere leverandører som kunne tilby både god funksjonalitet og en konkurransedyktig pris. Etter den samlede evalueringen var det CatalystOne som best oppfylte kravene våre når det gjaldt både kvalitet og pris, og som derfor vant anbudskonkurransen, sier Jenny Svensson.
Før det nye systemet fra CatalystOne var på plass, måtte det utformes slik at det passet Västtrafiks ulike behov. Her har CatalystOne hatt en sentral rolle og vært en viktig støtte underveis. Så snart avtalen var på plass ble en implementeringskonsulent koblet på for å gjøre en til tider krevende prosess så smidig som mulig.
– Implementeringskonsulentene Roger og Gabriel fra CatalystOne har hjulpet oss på en eksemplarisk måte med å bygge det nye systemet slik at det dekker behovene våre. Roger ledet hele prosjektet. Begge har vært svært dyktige, strukturerte og informative. Vi har følt oss trygge og fått svar på spørsmålene våre gjennom hele implementeringen, sier Jenny Svensson.
– Jeg har aldri opplevd et supportteam som har vært så hjelpsomt og så raske til å svare. Vi er utrolig fornøyde. Implementeringskonsulenten Roger har også utfordret oss på en god måte, slik at systemet ble bygget opp riktig fra starten av. Erfaringene til både Roger og Gabriel har hatt stor betydning for at innføringen ble vellykket, sier Maria Palmér.
En viktig funksjon som begge trekker fram som en tydelig forbedring, er at systemet støtter digitale arbeidsflyter, og dermed også digital signering av dokumenter.
– I personalsystemet vi hadde tidligere, hadde ikke lederne tilgang til det de trengte. De måtte gå via HR for å få tak i opplysninger, så vi ble en flaskehals i hele prosessen. I det nye systemet kan alle selv gå inn og hente det de trenger, og medarbeiderne har tilgang til sine egne ansettelsesopplysninger. I tillegg kan alle signeringer nå gjøres helt digitalt, sier Jenny Svensson.
– Vi har fått mer orden, en helt annen oversikt og større åpenhet i organisasjonen. Det er et svært tydelig og visuelt system, ikke bare for HR, men for alle – fra ledere til medarbeidere og støttefunksjoner. Innføringen har også gjort arbeidet mer effektivt, sier Maria Palmér.
– Vi har også fått muligheten til å forenkle og samle flere funksjoner i ett og samme system, noe som gir færre feil i den manuelle administrasjonen. Underveis har vi også måttet tydeliggjøre hvem som har ansvar for hva. Nå er ansvarsfordelingen tydeligere gjennom hele prosessen. Det går fram hvem som har ansvar for hva og når – for eksempel hvilke deler som håndteres av lederen, HR-administratoren, HR-partneren og støttefunksjonene. Det gir en mer enhetlig prosess med tydelige roller og ansvar. Vi har også fått større klarhet rundt masterdata og hvem som eier hvilken informasjon. Noen opplysninger i systemet eies av HR, og da er det vi som har ansvaret for at informasjonen er riktig og oppdatert. Andre felt eies av ulike støttefunksjoner. Også dette har blitt mye tydeligere gjennom prosessen.
Västtrafik har ansvaret for kollektivtrafikken i Västra Götaland i Sverige. Hver dag velger over 444 000 kunder å reise med bussene, togene, trikkene og båtene deres. Ved å utvikle og tilby bærekraftige reiser og smarte tjenester ønsker de å være det åpenbare valget når du skal reise. Slik bidrar Västtrafik til å legge grunnlaget for bærekraftig vekst i Västra Götaland – en attraktiv og konkurransedyktig region.
1. Tydeligere ansvarsfordeling
Ansvar og arbeidsoppgaver er tydeliggjort mellom leder, HR-administrator, HR-partner og støttefunksjoner. Eierskapet til masterdata er også tydeligere, noe som har styrket både kvalitet og ansvar.
2. Åpenhet i organisasjonen
Ledere, ledelse og medarbeidere har bedre innsyn, fordi alle har tilgang til den samme plattformen.
3. Mer effektive arbeidsprosesser
Alle kan selv gå inn i systemet og få tilgang til det hver enhet i organisasjonen trenger, i stedet for at HR-avdelningen blir en flaskehals. Det som tidligere måtte gjøres manuelt i flere ulike systemer, kan nå gjøres på én og samme plattform.
Du kan gjerne bestille en demonstrasjon – eller se en kort introduksjonsvideo.
