Slik skal Innovasjon Norge bygge fremtidens HR på innsikt, ikke antakelser

Da Innovasjon Norge i 2022 startet jakten på et nytt HR-system, var utgangspunktet kjent for mange virksomheter i offentlig sektor: For mange manuelle prosesser, for lite sammenheng mellom systemene, og for lite innsikt til å kunne planlegge godt nok fremover.

Foto: Innovasjon Norge

– Vi hadde ikke et fullskala HR-system. Vi brukte et økonomibasert system til å registrere ansatte, men verken kompetanseutvikling, medarbeidersamtaler eller kursadministrasjon var samlet i ett system. Det begrenset oss veldig, forteller Christina Sundheim, seniorrådgiver i HR og prosjektleder for hele implementeringen. 

Dermed var prosessene langvarige og tungvinte, det var lite automatisering og mulighetene var begrensede til å jobbe strategisk med kompetanse og planlegging. 

– Vi ønsket å samle prosessene våre, få bedre datagrunnlag, og få muligheten til å jobbe mer proaktivt med de ansatte. Vi så for oss at et nytt system ikke bare ville effektivisere våre prosesser, målet var også at det ville gjøre det mulig å se fremover og gjøre strategiske beslutninger før utfordringer oppstår, sier Sundheim. 

Etter en grundig anbudsprosess var det CatalystOne som fikk oppdraget. Sundheim peker på en balansert kombinasjon av funksjonalitet og fleksibilitet som avgjørende: 

– Vi ønsket oss en løsning som var solid og standardisert, men som samtidig kunne tilpasses våre behov. Kall det justerbar hyllevare. CatalystOne traff den balansen, og helt siden vi begynte å samarbeide har vi opplevd at de forstår oss, både som organisasjon og som en del av offentlig sektor der det stilles krav til innsyn, sikkerhet og etterrettelighet.

Offentlig effektivisering med mål og mening

Særlovsselskapet Innovasjon Norge har rundt 750 ansatte, fordelt på hovedkontoret i Oslo, regionskontorer i hele landet og hele 26 kontorer i alle verdenshjørner. Et tydelig mål var å forenkle og standardisere prosesser på tvers av geografi, og å frigjøre tid for både HR og ledere. 

– Vi ønsket å gjøre prosessene våre tilgjengelig i ulike arbeidsflyter, slik at medarbeidere og ledere fikk et intuitivt brukergrensesnitt som gjorde det enkelt å bruke. Det er også viktig for oss å få ut data som kan hjelpe oss å jobbe mer proaktivt med bemanning og kompetanseutvikling, sier Sundheim. 

Etter en forprosjektfase og en markedsundersøkelse i 2022, gikk Innovasjon Norge ut på anbud, der CatalystOne altså kom seirende ut. Da først implementeringen startet, gikk det raskt – systemet var i drift etter knapt seks måneder. Hele prosjektet, fra behovskartlegging til lansering, ble gjennomført på to år. 

– Vi har allerede gjennomført to runder med medarbeidersamtaler i systemet, og fått svært gode tilbakemeldinger. Det er enkelt å bruke, og vi opplever at vi digitalt holder lederne i hånden hele veien. Det skaper trygghet og struktur.

Samme standard i Stavanger og Seoul

Innovasjon Norge har en kompleks struktur, med medarbeidere i 25 land. Det er langt mellom Stavanger og Seoul, noe som gjør brukervennlighet og standardisering ekstra viktig. 

– Vi får tilbakemeldinger fra ledere over hele verden om at prosessene oppleves som intuitive og strømlinjeformede, enten de sitter i Oslo eller Tokyo. Det har gjort en enorm forskjell, og for oss er det helt avgjørende at løsningene fungerer like godt i Norge som i utlandet, sier Sundheim.

I dag bruker Innovasjon Norge en rekke moduler i CatalystOne, blant annet: 

• Masterdata for HR-kjernedata
• Medarbeidersamtaler 
• LMS for opplæring og kurs
• CV-modul, som nylig ble lansert
• Kompetansemodul, som er under utvikling
• I tillegg har systemet integrasjoner mot Entra ID, Agresso, Documaster og Webcruiter 

– Det er en stor fordel at vi hele tiden kan utvikle oss sammen med CatalystOne. Vi har for eksempel skrudd på nye opsjoner underveis og fått lov til å være med i prelanseringer, og det er jo i tråd med hvordan vi jobber med nyskaping og innovasjon i eget hus, legger Sundheim til. 

Kurs, CV, kompetanse og medarbeidersamtaler – alt dette er nå samlet i ett og samme system, tilgjengelig for alle ansatte. Det gir struktur, trygghet og ikke minst muligheten til å planlegge fremtiden med data i ryggen. Det gjelder både i HR-avdelingen og ute i organisasjonen.

Får ting til å skje raskt

En viktig suksessfaktor i prosjektet har vært samarbeidet med CatalystOne sitt team, og Sundheim trekker særlig frem prosjektleder Nora Birkelund og kundeansvarlig Hanne Cecilie Nygaard. 

– Vi har hatt den samme prosjektlederen hele veien, også nå i det pågående arbeidet med kompetansemodulen. Det gir kontinuitet og trygghet. En fordel med CatalystOne er at de ikke er for store. Det betyr at de kan få ting til å skje raskt, og de følger opp tett. 

Et annet suksesskriterium har vært intern forankring. 

– På det meste var vi 25 personer fra ulike deler av organisasjonen involvert i anskaffelsen og implementeringen. Vi har klart å få med både HR-avdelingen, ledelsen og de ansatte, og det er vi veldig stolte av. Nå som systemene er i gang er vi færre som jobber direkte med det, og der har CatalystOne vært gode å sparre med, forteller hun. 

Sundheim legger ikke skjul på at prosjektet har vært både krevende og givende. 

– Dette har vært et av de morsomste prosjektene jeg har fått jobbe med. Det har gitt tydelig verdi, tilbakemeldingene har vært gode og det føles meningsfullt å bidra til at vi som organisasjon jobber mer effektivt og datadrevet med våre HR-prosesser avslutter hun.