Kristiania, tidligere Høyskolen Kristiania og Fagskolen Kristiania, har høye ambisjoner for de neste årene. De er i dag Norges største fagskole og høyskole, og jobber for å oppnå tittelen som universitet innen 2030.
Kristiania tilbyr over 200 studieretninger til over 24 000 studenter. Fagretningene inkluderer karrierefokuserte utdanninger innen blant annet design, kommunikasjon, kunstfag og teknologi, og fokuserer sterkt på praksis og utvikling av ferdigheter som forbereder studentene på arbeidslivet. Kristiania holder også på med innovasjon og forskning innen en rekke fagområder.
Satsningen på digitale plattformer har alltid vært solid – for studentene. Kristiania har et bredt tilbud av fleksibel læring og digitale kurs. HR-avdelingen og øvrige ansatte manglet derimot et digitalt system. Dette endret seg for tre år siden.
Foto: Kristiania
Hanne Rammen er rådgiver i HR-avdelingen.
– Vi har vokst fra 300 til nærmere 1000 ansatte på åtte år. Prosesser som on- og offboarding, medarbeidersamtaler og fravær, foregikk på papir, Excel-filer og Word-dokumenter. Det var lite struktur, og både tidkrevende og vanskelig å følge opp. Vi så et voksende behov for et helhetlig system, mer effektiv arbeidsflyt og bedre kontroll på dataene våre, sier Rammen.
Siden 2022 har Kristiania hatt innovativ HR-teknologi fra CatalystOne. Dette er en programvare som samler data digitalt i skyen, og som kan bygges ut med moduler fortløpende ved behov. Dataene samles på tvers i samme infrastruktur og systemet kan enkelt integreres med systemer fra andre leverandører.
Av 48 universiteter, høyskoler og fagskoler i Norge er Kristiania den første norske institusjonen innen høyere utdanning som har migrert til HR-system fra CatalystOne. De er også først i Sverige og Danmark.
– Siden vi ble en prøvekanin innen sektoren ble vi anbefalt å ta det trinnvis. Det ga oss muligheten til å utvikle organisasjonen underveis. Først gikk vi live med masterdatamodulen, som inkluderte on- og offboardingprosesser, før vi bygget vi på med modulene for fravær og medarbeidersamtaler, sier Rammen.
Hun forteller at løsningen har tilgjengeliggjort data for de ansatte, og gitt en mer effektiv arbeidsdag for HR.
– Det er jo rundt 900 ansatte som skal bruke de ulike modulene. Da er det en stor fordel å bygge på den samme infrastrukturen, i et system vi allerede er kjent med. Da er det ikke så vanskelig å begynne med noe nytt, særlig ikke for de som ikke jobber mye i digitale systemer, sier Rammen.
Andre moduler som HR-systemet fra CatalystOne kan bygges ut med inkluderer blant annet lønnsjustering, Feedback, kompetanseutvikling, Learning Management og One to One. Til høsten står CV-modulen for tur hos Kristiania.
En av de største gevinstene har vært evnen til å standardisere prosessene.
– Det er veldig verdifullt å kunne samle hele reisen til den enkelte ansatte på samme sted. Vi har fått svært gode tilbakemeldinger for hvordan vi gjennomfører medarbeidersamtaler, både fra ledere og ansatte. Vi kan følge opp på en helt annen måte, noe som gir både kvalitet og trygghet, sier Rammen.
Også fraværsregistreringen har blitt kraftig forbedret.
– For de ansatte har fraværshåndteringen vært en av de største endringene. Det nye systemet er intuitivt og gir en helt annen brukeropplevelse. Vi får stadig tilbakemeldinger om at «å ja, var det så enkelt». Det er også enklere å følge opp sykemeldinger og sykefravær, sier HR-rådgiveren.
Kristiania har mange ulike typer ansettelser – faste, midlertidige, vikarer og eksterne på korte oppdrag. Å skape forutsigbarhet i oppstart og avslutning av arbeidsforhold har vært et viktig løft.
– Det å kunne standardisere og strukturere onboarding og offboarding er veldig nyttig. Når det allerede finnes en plan og et opplegg fra begynnelsen, føler de nyansatte seg ivaretatt fra dag én. Det gir stor verdi i seg selv. I tillegg har også ledere og HR fått bedre struktur i denne arbeidsflyten, sier Rammen.
Rapportering har også blitt langt mer effektivt.
– HR-avdelingen har fått tilgang på mer pålitelige og tilgjengelige data, noe som frigir mye tid på å rydde i datagrunnlag. Nå kan vi hente ut innsikt for beslutninger mye raskere enn tidligere, sier Rammen.
Rammen legger til at de har lært mye mer enn bare det digitale.
– Denne prosessen har også utfordret en del av våre tenkemåter. Vi har forstått våre egne prosesser og organisasjon bedre. Selv om de teknologiske endringene har vært store, er vi nødt til å tilpasse metodene våre også. Dette har vi vokst veldig på, sier hun.
Prosjektet har vært en bratt læringskurve for både Kristiania og CatalystOne.
– Kristiania er jo litt annerledes enn bedrifter og andre typer organisasjoner, så her har vi funnet ut av ting sammen. Dialogen er åpen, og vi har bygget et tett samarbeid. Vi opplever CatalystOne som løsningsorienterte og fleksible. Dessuten gir alltid support raske og grundige svar når vi trenger hjelp, sier Rammen.
Ringvirkningene har vært merkbare gjennom organisasjonen, og migreringen har vært en katalysator for prosjekter utenom HR.
Nå har både OsloMet og Norges Handelshøyskole fulgt i deres fotspor. Rammen oppfordrer flere utdanningsinstitusjoner til å gjøre det samme.
– Det er en klar fordel at flere i sektoren bruker samme løsning. Når flere utdanningsinstitusjoner velger samme plattform, kan vi dele erfaringer, skape felles beste praksis og lære av hverandre. Det gir trygghet, og kan bidra til bedre løsninger for hele sektoren, sier hun.
Kristiania er en ideell stiftelse som har gitt utdanning til over tre millioner mennesker siden starten i 1914, og driver i dag høyskole, fagskole og nettstudier. Høyskolen Kristiania ble grunnlagt i 1914, og stiftelsens formål er å eie eller å drive utdanningsinstitusjoner til det beste for samfunnet.
Kristianias ambisjon er å bli Norges første uavhengige arbeidslivsuniversitet, en forlengelse av Kristianias stadig tettere bånd til arbeidslivet. I tillegg til høyskolestudier tilbyr stiftelsen høyere yrkesrettet fagskolestudier.
Kristiania er en av Norges eldste og største utdanningsinstitusjoner. Gjennom 110 år har Kristiania utviklet kurs og studier innen nær sagt alle fagområdet. De siste årene har de også innlemmet flere store utdanningsinstitusjoner. Høyskolen og fagskolen er i dag samlet under et felles navn, Kristiania. Kristiania er Norges største breddehøyskole, med utdanninger fra fagskole til ph.d.
Over 200 nordiske organisasjoner håndterer HR med CatalystOne sin HR-programvare.
“"Vi får tilbakemeldinger fra ledere over hele verden om at prosessene oppleves som intuitive og strømlinjeformede, enten de sitter i Oslo eller Tokyo. Det har gjort en enorm forskjell, og for oss er det helt avgjørende at løsningene fungerer like godt i Norge som i utlandet"”
– Christina Sundheim, Seniorrådgiver HR og prosjektleder, Innovasjon Norge
