Derfor skaper Coop rekordengasjement blant medarbeidere

Foto: Coop

– Dette gir oss helt nye muligheter til å jobbe målrettet med arbeidsmiljø og engasjement.

Med rundt 24 000 medarbeidere bestående av 57 samvirkelag og fellesorganisasjonen Coop Norge SA, er Coop en av Norges største arbeidsgivere. For å styrke medarbeideropplevelsen og forenkle HR-prosessene i en kompleks organisasjon, har Coop Norge SA gjort en stor satsing på CatalystOne HCM og CatalystOne Engage sin løsning for medarbeiderundersøkelser. Resultatene har ikke latt vente på seg: høyere svarprosent, dypere innsikt og bedre oppfølging.

– Vi har aldri hatt så høy deltakelse i medarbeiderundersøkelsene våre, og vi får inn mengder av verdifulle kommentarer fra medarbeidere. Det gir oss helt nye muligheter til å jobbe målrettet med arbeidsmiljø og engasjement, sier Inger-Elisabeth Følling Ness. Hun jobber som senior HR-konsulent i Coop Norge SA og har hatt ansvaret for anskaffelsen av CatalystOne Engages løsning for medarbeiderundersøkelser.

Mer innsikt og strømlinjeformede prosesser 

Coop Norge SA hadde i mange år brukt et tradisjonelt system for medarbeiderundersøkelser, men verktøyet ga begrenset innsikt og krevde mye manuelt arbeid fra både HR og ledere.

– Vi brukte altfor mye tid på forberedelser og administrasjon, og vi satt igjen med rapporter som ga oss begrenset med innsikt. Med et stadig sterkere fokus på organisasjonsutvikling og medarbeiderengasjement var det helt nødvendig å løfte oss til et mer moderne system, sier Følling Ness.

For fire år siden ble CatalystOne innført som plattform for HR-masterdata. I fjor gikk Følling Ness og HR avdelingen i Coop Norge SA i gang med å utvide løsningen, og valget falt på Engage som verktøy for medarbeiderundersøkelser. Sammen sørger de to løsningene for at data alltid er oppdatert og prosessene strømlinjeformede. Løsningene har de samlet i en app for alle medarbeiderne, under navnet MinCoop.

– Det er veldig verdifullt for oss at Engage og CatalystOne HCM henger så tett sammen. Med full kontroll på masterdata til enhver tid kan vi stole på at alt er oppdatert før vi sender ut undersøkelser. Det sparer oss for masse tid, og gir trygghet i prosessene, forklarer hun.

– Uvurderlig integrasjon 

Coop Norge SA gjennomfører én stor medarbeiderundersøkelse i året, og i tillegg sender de ut kvartalsvise målinger for å ta temperaturen på organisasjonen. Disse kaller de for Pulsmålinger. Målet har blant annet vært å gi lederne større eierskap til oppfølgingen og bruke innsikten aktivt i utviklingsarbeidet.

– Vi har gått fra et system som føltes tungt og gammeldags til et verktøy som er enkelt å bruke for alle, enten du jobber i butikk eller i konsernledelsen, eller kjører lastebil. Det skal være lav terskel for å svare på undersøkelsene, og SMS-løsningen har vært helt avgjørende for at vi når ut til alle, særlig de som ikke har PC-tilgang i arbeidshverdagen, forteller Følling Ness.

At undersøkelsene også dukker opp som oppgave i MinCoop har bidratt til å forenkle prosessen ytterligere.

– Det at medarbeiderne får en påminnelse i ulike kanaler har gitt stor verdi. De kan klikke seg rett inn i undersøkelsen via e-post, SMS eller MinCoop og dette har definitivt bidratt til den høye svarprosenten vi oppnår.

– Svarprosenten på medarbeiderundersøkelsen har økt til 85 prosent, et nivå Coop Norge SA aldri har vært i nærheten av tidligere, legger hun til.

Pulsmålingene holder tilsvarende høyt nivå, og innsikten som kommer inn, er både rik og detaljert.

– Vi fikk over 2700 kommentarer i den siste medarbeiderundersøkelsen, og det er rett og slett gull verdt for oss. Det viser et stort engasjement, og det er inspirerende å se hvor mange som virkelig ønsker å bidra til forbedringer.

Takket være en funksjon i Engage drevet frem av kunstig intelligens, blir kommentarene automatisk strukturert og kategorisert, slik at HR og ledere raskt får oversikt over de viktigste temaene som løftes frem.

– Det gjør det mye enklere å identifisere områdene vi bør prioritere videre. For eksempel kan vi se om det er behov for å styrke kommunikasjonen i en avdeling eller jobbe med tydeligere prioriteringer på et konkret område, og så kan vi følge opp med tydelige tiltak.

Bedre innsikt gir bedre oppfølging

Der tidligere undersøkelser tok tid å analysere, får man nå umiddelbare resultater som er lett tilgjengelige for både HR, ledere og medarbeidere.

– Lederne våre setter stor pris på at de enkelt kan hente ut resultater og vise dem frem på en oversiktlig måte, enten det er i møter eller presentasjoner. De får tilgang til ferdige PowerPoint-maler og kan raskt dele innsikten med sine team, sier Følling Ness.

En annen viktig forbedring er at medarbeidere får innsyn i resultatene fra egen avdeling.

– Det gir en helt ny grad av åpenhet og transparens, samtidig som anonymiteten er ivaretatt. Når medarbeiderne ser at tilbakemeldingene deres faktisk blir delt og tatt på alvor, øker også engasjementet og viljen til å bidra i neste runde, sier hun.

Én løsning, mange muligheter

Coop består av både samvirkelag og fellesorganisasjonen Coop Norge SA. For å sikre helhet og sammenheng på tvers, var det viktig for HR å finne et verktøy som kunne brukes av hele organisasjonen, samtidig som samvirkelagene får fleksibilitet til å gjennomføre egne undersøkelser.

– Vi er allerede godt i gang. I tillegg til fellesorganisasjonen har vi nå mellom 8 og 10 samvirkelag med, som til sammen dekker rundt 15 000 brukere. Målet er å legge til rette for at alle samvirkelag som ønsker det skal kunne benytte løsningen, sier Følling Ness.

Et annet satsingsområde er onboarding- og offboardingsundersøkelser, som rulles ut i løpet av våren.

– Det er utrolig spennende å kunne måle hvordan nyansatte opplever oppstarten, og ikke minst få ærlige tilbakemeldinger fra de som slutter. Det gir oss et veldig godt grunnlag for å forbedre prosessene våre, og jobbe enda bedre med trivsel og utvikling, sier hun.

Engasjerte medarbeidere med én gang

Coop Norge SA har satt seg tydelige mål for medarbeiderengasjement frem mot 2030. Innen da er ambisjonen å nå en Employee Net Promoter Score på 20.

– Vi ligger på 15 nå, som allerede er et godt resultat, men vi ønsker å løfte oss enda mer. Vi har stor tro på at CatalystOne HCM og Engage hjelper oss med å nå målene våre. Det viktigste er at vi bruker innsikten vi får til å skape konkrete forbedringer, og det føler jeg virkelig at vi gjør nå, deler Følling Ness.

Og nettopp det er kanskje det beste beviset på at kombinasjonen av gode verktøy og engasjerte mennesker skaper resultater.

– Jeg er stolt av å jobbe i en organisasjon der så mange ønsker å bidra og engasjerer seg i utviklingen vår. Med de verktøyene vi har nå, har vi alle muligheter til å lykkes, avslutter hun.