Morten Madsen, Group HR Director, Vald. BIRN. (Foto: Vald. BIRN)
Da støperigiganten Vald. BIRN i Holstebro i Danmark startet jakten på et nytt HR-system, var utgangspunktet et eldre og tungdrevet verktøy som ikke lenger holdt følge med ambisjonene. Med virksomhet i Danmark, Sverige, Tyskland og Italia, 800 ansatte og komplekse sertifiseringskrav, trengte de en løsning som kunne gi oversikt, kontroll og forutsigbarhet.
"Vårt gamle system var utdatert. Vi trengte en løsning som kunne støtte både vår ESG-strategi og det operative HR-arbeidet i hele konsernet", forteller Morten Madsen, Group HR Director i Vald. BIRN.
"Vi ønsket ett samlet system som kunne forene alt, fra HR-masterdata til kompetanse og læring, i én plattform."
Da Vald. BIRN startet digitaliseringsreisen, var mange HR-prosesser fortsatt manuelle. Onboarding av nye ansatte ble gjort på papir, og store mengder informasjon ble håndtert via e-post og lokale regneark.
"Når en ny medarbeider kom inn, fylte vi faktisk ut et fysisk skjema som ble levert videre til lønnskontoret. Det var både tidkrevende og sårbart", sier Madsen.
"I dag er alt digitalisert og automatisert. Onboarding-løpene er strømlinjeformet, og selv fagarbeidere på gulvet bruker appen aktivt. Det har vært overraskende positivt å se hvor engasjert produksjonsansatte er i å bruke systemet."
Foto: Vald. BIRN
I tungindustrien handler HR om mer enn rekruttering og oppfølging. Av kvalitets- og sikkerhetsgrunner handler det om å sikre at alle ansatte har den rette kompetansen, dokumentert og oppdatert til enhver tid.
"Som stor leverandør til verksted- og bilindustrien, blant annet Scania og Volvo, er vi underlagt svært strenge krav til autoriseringer og dokumentasjon. I praksis er riktig kompetanse og oppdaterte CV-data på medarbeiderne våre Vald. BIRNs «license to operate». Nå har vi endelig et system som gir oss full kontroll på det", sier Madsen.
Gjennom CatalystOne har HR-avdelingen etablert et tydelig felles rammeverk for kompetanse på tvers av faggrupper og land. Både kurs, autorisasjoner og sertifiseringer blir nå registrert, fulgt opp og rapportert digitalt.
"Det er en stor fordel både for oss som arbeidsgiver og for medarbeiderne selv. De får oversikt over egen utvikling, og vi får et solid grunnlag for etterlevelse og opplæring", sier han.
Foto: Vald. BIRN
Et viktig suksesselement i BIRNs HR-digitalisering er integrasjonen mellom rekrutteringssystemet Garuda og CatalystOne. Ved rekruttering av nyansatte går alle kandidater først gjennom Garuda-systemet, og når ansettelsen er besluttet, flyter dataene sømløst videre til CatalystOne, og derfra videre til lønnssystemet.
"Garuda er vår online rekrutteringsplattform. Det at vi nå kan overføre all kandidatdata direkte inn i CatalystOne, sparer oss for mye manuelt arbeid", sier Madsen.
Løsningen gjør det mulig å håndtere hele medarbeiderreisen digitalt, fra søknad til første arbeidsdag, og reduserer risikoen for feil og dobbeltregistrering. Med integrasjonen til lønnssystemet Lessor er flyten komplett, med data som følger medarbeideren fra rekruttering og onboarding til lønn og videre utvikling i CatalystOne-modulene.
Det gir en sømløs overgang fra rekruttering til ansettelse, og bidrar til at onboardingprosessen går raskt og effektivt. Slik frigjøres tid, og HR-teamet kan fokusere mer på verdiskapende arbeid.
Løsningen støtter dermed hele medarbeiderreisen, fra rekruttering i Garuda, via onboarding og kompetanseoppfølging, til lønnsutbetaling gjennom Lessor-integrasjonen.
Foto: Vald. BIRN
Madsen trekker frem at samarbeidet med CatalystOne har vært preget av åpenhet, tillit og tett dialog, både under implementeringen og i den daglige driften.
"Vi opplever CatalystOne som en profesjonell og løsningsorientert partner. Responsen på support er rask, og de kommer alltid tilbake med konkrete forslag. Når vi møter utfordringer, finner vi løsninger sammen, med en kombinasjon av innovasjon, utvikling og samarbeid", sier han.
Han beskriver implementeringsprosessen som dynamisk og konstruktiv, med et samarbeid som har vært løsningsorientert fra start.
"CatalystOne viste tidlig at de tar eierskap til samarbeidet og ønsker å bidra aktivt hele veien. Det skaper trygghet."
For Vald. BIRN var det avgjørende å finne et system som kunne rulles ut trygt og effektivt, uten unødvendig kompleksitet. CatalystOne leverte en strukturert prosess som gjorde det mulig å digitalisere HR-arbeidet på tvers av hele konsernet.
"Vi ønsket en løsning som kunne innføres uten å forstyrre driften. CatalystOne sørget for en profesjonell og smidig implementering", sier Madsen.
I dag er HR-systemet fullt implementert i Danmark, Sverige, Tyskland og Italia, og i tillegg samtlige datterselskaper i konsernet. De tre førstnevnte landene bruker løsningen på sitt eget språk, noe som har vært en viktig suksessfaktor.
"At medarbeiderne kan bruke systemet på sitt eget språk, skaper eierskap lokalt og gjør det lettere å få alle med. Det gjør at hele konsernet jobber etter samme struktur, samtidig som hver enhet kjenner seg igjen i løsningen", sier han.
Foto: Vald. BIRN
Etter implementeringen har HR-avdelingen fått merkbare gevinster i både effektivitet, rapportering og kontroll.
"Vi har spart betydelig med tid, særlig på onboarding og oppdatering av medarbeiderdata. I tillegg har vi fått bedre rapporter og bedre dokumentasjon på alt vi gjør", sier Madsen.
Digitaliseringen har også bidratt til en mer effektiv arbeidsflyt og bedre støtte til konsernets ESG-arbeid. HR-data, fravær, lederstruktur og kompetanse samles nå i ett system, noe som gir industrikonsernet trygghet og oversikt gjennom hele organisasjonen.
Når Morten Madsen løfter blikket og planlegger hva som kan bli neste steg for Vald. BIRN på digitaliseringsreisen, ser han for seg at det trolig blir å ta i bruk CatalystOnes Compensation-modul. Dette er særlig aktuelt med det kommende EU-direktivet om lønnstransparens.
"Det blir et naturlig steg nå som kompetansemodulen er innrullert og godt i gang. Vi ønsker å bygge videre på strukturen vi allerede har etablert", sier Madsen.
Han mener mange industribedrifter fortsatt har et uutnyttet potensial når det gjelder digitalisering av HR-prosesser.
"Mange har diverse systemer, men det er fortsatt mye å hente. Vi har hatt store besparelser og tydelige gevinster, og ikke minst frigjort tid, slik at medarbeiderne våre kan bruke mer tid på andre oppgaver."
“Vi opplever at Premium Services er en investering som gir oss mye mer igjen enn det vi legger inn. Vi jobber smartere, vi lærer mer, og vi er i forkant, avslutter Engström.”
– Åsa Engström, produkteier for HR-systemer i Svenska Spel.
