När Västtrafik stod inför ett omfattande förändringsarbete och en genomgripande digitaliseringsresa, med ambitionen att effektivisera och modernisera verksamheten, blev CatalystOne en central möjliggörare för förändringen.
Att kunna samla all data i ett och samma system, få en bättre struktur, utökad kontroll – och samtidigt underlätta vardagen för medarbetare och chefer. Det var några av de viktigaste utgångspunkterna som slutligen landade i en omfattande digitaliseringsresa för Västtrafik, Sveriges näst största kollektivtrafikaktör. Utvecklingsarbetet inleddes redan 2022 och tidigt i processen genomfördes en kartläggning av de befintliga systemen, ganska snabbt insåg man att det krävdes ett helt nytt, mer effektivt och digitaliserat HR-system, där man kunde samla många viktiga funktioner.
- Vi hade 15 olika HR-system där man i flertalet manuellt behövde registrera varje enskild medarbetare, vilket gjorde att risken för fel var överhängande. Det fanns även väldigt många manuella rutiner och processer, säger Jenny Svensson, Förändringsledare på Västtrafik.
- Det var oreda i vår masterdata och våra system hängde inte alls ihop. Eftersom det var en så pass bred systemflora ledde det till onödiga processer och rutiner som tog lång tid. Så att genomföra den här förändringen och implementera HR-systemet från CatalystOne var otroligt efterlängtat, säger Maria Palmér, HR Business Partner på Västtrafik.
Efter att det stod klart att det var en helt ny digital grundplattform som behövdes för att effektivisera organisationen började Västtrafik undersöka vilka system som fanns på marknaden, detta för att få en bra bild över vilken nivå av funktionalitet de kunde förvänta sig av leverantörerna. Förutom att säkerställa data handlade det även om att hitta ett system som skulle möta lagkrav, samtidigt som det nya systemet behövde vara användarvänligt för slutanvändaren.
- Under upphandlingen fanns flera leverantörer som kunde erbjuda både god funktionalitet och ett konkurrenskraftigt pris. Efter den samlade utvärderingen var det CatalystOne som bäst motsvarade våra krav utifrån både kvalitet och pris och som därför vann upphandlingen, säger Jenny Svensson.
Innan det nya systemet från CatalystOne var på plats gällde det dock att se till att det utformades på ett sätt som passade just Västtrafiks olika behov. Här har CatalystOne fungerat som en central nyckelroll och viktig hjälpande hand längs vägen. Så fort upphandlingen blev klar kopplades en implementationskonsult in för att göra en, ibland snårig process, så smidig som möjligt.
- Implementationskonsulterna Roger och Gabriel från CatalystOne, där Roger hjälpte till att styra hela projektet, har hjälpt oss på ett exemplariskt sätt att bygga upp det nya systemet, så att det verkligen passade våra behov. De har varit superbra, strukturerade och väldigt informativa. Det har känts tryggt och vi känner verkligen att de har besvarat våra frågor under hela implementeringsprocessen, säger Jenny Svensson.
- Jag har aldrig varit med om en support som har varit så hjälpsamma och snabba på att svara, vi är så otroligt nöjda.
Implementationskonsulten Roger har även utmanat oss på ett bra sätt, så att systemet byggdes upp på rätt sätt från början. Både Roger och Gabriels viktiga erfarenheter har haft stor betydelse för en lyckad etablering, säger Maria Palmér.
En viktig funktion som båda lyfter fram som en tydlig förbättring är systemets stöd för digitala arbetsflöden och med det även digital signering av dokument.
- I personalsystemet vi hade tidigare hade cheferna inte tillgång till det de behövde utan behövde gå via HR för att få fram uppgifter, så vi blev en flaskhals i hela processen. I det nya systemet kan alla själva gå in och ta fram det de behöver och medarbetarna har tillgång till sin anställningsdata. Alla signeringar kan dessutom göras helt digitalt nu, säger Jenny Svensson.
- Det har blivit mer ordning och reda, vi har en helt annan överblick och vi har fått en större transparens mot organisationen. Det är ett väldigt tydligt och visuellt system, inte bara för HR utan för alla – från chefer till medarbetare samt stödfunktioner. Implementeringen har även inneburit att arbetet har blivit mer effektivt, säger Maria Palmér.
- Vi har även fått möjligheten att renodla och samla fler funktioner i ett och samma system, vilket minskar fel i den manuella administrationen. Längs vägen har vi också behövt tydliggöra vem som ansvarar för vad. Nu är ansvarsfördelningen tydligare genom hela processen. Det framgår vem som ansvarar för vad och när – exempelvis vilka delar som hanteras av chefen, HR-administratören respektive HR-partnern samt stödfunktioner. Det skapar en mer enhetlig process med tydliga roller och ansvar. Vi har också fått en större tydlighet kring masterdata och vem som äger vilken information. Vissa uppgifter i systemet ägs av HR, och då är det vi som ansvarar för att informationen är korrekt och uppdaterad. Andra fält ägs av olika stödfunktioner. Även det har blivit mycket tydligare genom processen.
Västtrafik ansvarar för kollektivtrafiken i Västsverige. Varje dag väljer över 444 000 personer att resa med deras bussar, tåg, spårvagnar och båtar. Genom att utveckla och erbjuda hållbara resor och smarta tjänster vill de vara det självklara valet när du reser. På så sätt bidrar Västtrafik till det goda livet i Västra Götaland och till en attraktiv och konkurrenskraftig region.
1. Tydligare ansvarsfördelning
Ansvar och arbetsuppgifter har tydliggjorts mellan chef, HR-administratör, HR-partner och stödfunktioner. Även ägarskapet för masterdata är tydligare, vilket har stärkt kvalitet och ansvar.
2. Transparens mot organisationen
En ökad transparens mot organisationen, där chefer, ledning och medarbetare har bättre insyn eftersom alla har tillgång till samma plattform.
3. Effektivare arbetsprocesser
Alla kan själv gå in i systemet och få tillgång till det varje enhet i organisationen behöver, i stället för att HR-avdelningen blir en flaskhals i arbetet. Det som tidigare behövde ske manuellt i flera olika system kan nu göras på en och samma plattform.
Boka gärna en demo eller titta på en kort introduktionsfilm.
