Morten Madsen, Group HR Director, Vald. BIRN. (Foto: Vald. BIRN)
Da støperigiganten Vald. BIRN i Holstebro begyndte jagten på et nyt HR-system, var udgangspunktet et ældre og tungt værktøj, som ikke længere kunne følge med ambitionerne. Med aktiviteter i Danmark, Sverige, Tyskland og Italien, 800 medarbejdere og komplekse certificeringskrav havde de brug for en løsning, der kunne skabe overblik, kontrol og forudsigelighed.
"Vores gamle system var forældet. Vi havde brug for en løsning, der kunne understøtte både vores ESG-strategi og det operative HR-arbejde i hele koncernen," fortæller Morten Madsen, Group HR Director i Vald. BIRN.
"Vi ønskede ét samlet system, der kunne forene alt – fra HR Master Data til kompetencer og læring – på én platform."
Da Vald. BIRN begyndte deres digitaliseringsrejse, var mange HR-processer stadig manuelle. Onboarding af nye medarbejdere blev håndteret på papir, og store mængder information blev sendt via e-mail og lokale regneark.
"Når en ny medarbejder startede, udfyldte vi faktisk en fysisk formular, som derefter blev afleveret til lønkontoret. Det var både tidskrævende og sårbart," siger Madsen.
"I dag er alt digitaliseret og automatiseret. Onboarding-forløbene er strømlinet, og selv fagarbejdere på gulvet bruger appen aktivt. Det har været overraskende positivt at se, hvor engagerede produktionsmedarbejdere er i at bruge systemet."
Foto: Vald. BIRN
I tung industri handler HR om mere end rekruttering og opfølgning. Af hensyn til kvalitet og sikkerhed handler det om at sikre, at alle medarbejdere har den rette kompetence – dokumenteret og opdateret til enhver tid.
"Som stor leverandør til værksteds- og bilindustrien, blandt andet Scania og Volvo, er vi underlagt meget strenge krav til autorisationer og dokumentation. I praksis er de rette kompetencer og opdaterede CV-data vores ‘license to operate’. Nu har vi endelig et system, der giver os fuld kontrol over det," siger Madsen.
Gennem CatalystOne har HR-afdelingen etableret et tydeligt fælles rammeværk for kompetencer på tværs af faggrupper og lande. Både kurser, autorisationer og certificeringer bliver nu registreret, fulgt op og rapporteret digitalt.
"Det er en stor fordel både for os som arbejdsgiver og for medarbejderne selv. De får et klart overblik over deres egen udvikling, og vi får et solidt grundlag for compliance og oplæring," siger han.
Foto: Vald. BIRN
Et vigtigt element i BIRNs HR-digitalisering er integrationen mellem rekrutteringssystemet Garuda og CatalystOne. Når nye medarbejdere rekrutteres, håndteres alle kandidater først i Garuda, og når ansættelsen er besluttet, overføres dataene sømløst til CatalystOne og derefter videre til lønsystemet.
"Garuda er vores online rekrutteringsplatform. At vi nu kan overføre alle kandidatdata direkte til CatalystOne, sparer os for en masse manuelt arbejde," siger Madsen.
Løsningen gør det muligt at håndtere hele medarbejderrejsen digitalt – fra ansøgning til første arbejdsdag – og reducerer risikoen for fejl og dobbeltregistrering. Med integrationen til lønsystemet Lessor er processen komplet, og data følger medarbejderen fra rekruttering og onboarding til løn og videre udvikling i CatalystOne-modulerne.
Det skaber en sømløs overgang fra rekruttering til ansættelse og bidrager til, at onboardingprocessen bliver hurtig og effektiv. På den måde frigøres tid, så HR-teamet kan fokusere på mere værdiskabende arbejde.
Løsningen understøtter dermed hele medarbejderrejsen: fra rekruttering i Garuda, via onboarding og kompetenceopfølgning, til lønudbetaling gennem Lessor-integrationen.
Foto: Vald. BIRN
Madsen fremhæver, at samarbejdet med CatalystOne har været præget af åbenhed, tillid og tæt dialog — både under implementeringen og i den daglige drift.
"Vi oplever CatalystOne som en professionel og løsningsorienteret partner. Supporten er hurtig, og de vender altid tilbage med konkrete forslag. Når vi møder udfordringer, finder vi løsninger sammen — med en kombination af innovation, udvikling og samarbejde," siger han.
Han beskriver implementeringsprocessen som dynamisk og konstruktiv, med et samarbejde der har været løsningsorienteret fra start.
"CatalystOne viste tidligt, at de tager ejerskab for samarbejdet og ønsker at bidrage aktivt hele vejen. Det skaber tryghed."
For Vald. BIRN var det afgørende at finde et system, der kunne rulles ud sikkert og effektivt – uden unødvendig kompleksitet. CatalystOne leverede en struktureret proces, som gjorde det muligt at digitalisere HR-arbejdet på tværs af hele koncernen.
"Vi ønskede en løsning, der kunne implementeres uden at forstyrre driften. CatalystOne sørgede for en professionel og smidig implementering," siger Madsen.
I dag er HR-systemet fuldt implementeret i Danmark, Sverige, Tyskland og Italien – samt i alle koncernens datterselskaber. De tre førstnævnte lande bruger løsningen på deres eget sprog, hvilket har været en vigtig succesfaktor.
"At medarbejderne kan bruge systemet på deres eget sprog, skaber lokalt ejerskab og gør det lettere at få alle med. Det betyder, at hele koncernen arbejder efter samme struktur, samtidig med at hver enhed kan genkende sig selv i løsningen," siger han.
Foto: Vald. BIRN
Efter implementeringen har HR-afdelingen oplevet tydelige gevinster i både effektivitet, rapportering og kontrol.
"Vi har sparet betydeligt med tid – særligt på onboarding og opdatering af medarbejderdata. Samtidig har vi fået bedre rapporter og bedre dokumentation på alt, hvad vi gør," siger Madsen.
Digitaliseringen har også bidraget til mere effektive arbejdsgange og bedre støtte til koncernens ESG-arbejde. HR-data, fravær, lederstruktur og kompetencer samles nu i ét system, hvilket giver industrikoncernen tryghed og overblik på tværs af organisationen.
Når Morten Madsen kigger fremad mod næste skridt i digitaliseringsrejsen for Vald. BIRN, ser han for sig, at det sandsynligvis bliver at tage CatalystOnes Compensation-modul i brug — særligt med det kommende EU-direktiv om løngennemsigtighed.
"Det er et naturligt næste skridt, nu hvor Kompetence-modulet er implementeret og fungerer godt. Vi ønsker at bygge videre på den struktur, vi allerede har etableret," siger Madsen.
Han mener, at mange industrivirksomheder stadig har et uudnyttet potentiale, når det gælder digitalisering af HR-processer.
"Mange har forskellige systemer, men der er stadig meget at hente. Vi har opnået store besparelser og tydelige gevinster — og ikke mindst frigjort tid, så vores medarbejdere kan fokusere på andre opgaver."
“Vi opplever at Premium Services er en investering som gir oss mye mer igjen enn det vi legger inn. Vi jobber smartere, vi lærer mer, og vi er i forkant, avslutter Engström.”
– Åsa Engström, produkteier for HR-systemer i Svenska Spel.
