Morten Madsen, Group HR Director, Vald. BIRN. (Foto: Vald. BIRN)
När gjuterijätten Vald. BIRN i Holstebro i Danmark började söka efter ett nytt HR-system, satt de med ett äldre och tungrott verktyg som inte längre matchade ambitionerna. Med verksamhet i Danmark, Sverige, Tyskland och Italien, 800 anställda och komplexa certifieringskrav behövde de en lösning som kunde ge överblick, kontroll och förutsägbarhet.
"Vårt gamla system var föråldrat. Vi behövde en lösning som kunde stödja både vår ESG-strategi och det operativa HR-arbetet i hela koncernen", säger Morten Madsen, Group HR Director på Vald. BIRN.
"Vi ville ha ett samlat system som kunde förena allt, från HR Master Data till kompetens och lärande, i en och samma plattform."
När Vald. BIRN inledde sin digitaliseringsresa var många HR-processer fortfarande manuella. Onboarding av nya medarbetare sköttes på papper, stora mängder information hanterades via e-post och lokala kalkylblad.
"När en ny medarbetare började fyllde vi faktiskt i ett fysiskt formulär som sedan lämnades vidare till lönekontoret. Det var både tidskrävande och sårbart", säger Madsen.
"I dag är allt digitaliserat och automatiserat. Onboardingflödena är optimerade, och även yrkesarbetare på golvet använder appen aktivt. Det har varit positivt överraskande att se hur engagerade produktionsmedarbetarna är."
Foto: Vald. BIRN
Inom tung industri handlar HR om mer än rekrytering och uppföljning. Av kvalitets- och säkerhetsskäl handlar det även om att säkerställa att alla medarbetare har rätt kompetens. Den ska alltid vara dokumenterad och uppdaterad.
"Som en stor leverantör till verkstads- och fordonsindustrin, bland annat Scania och Volvo, är vi under mycket strikta krav på behörigheter och dokumentation. I praktiken är rätt kompetens och uppdaterade CV-data vår ‘license to operate’. Nu har vi äntligen ett system som ger oss full kontroll," säger Madsen.
Genom CatalystOne har HR-avdelningen etablerat ett tydligt gemensamt ramverk för kompetens på tvärs av yrkesgrupper och länder. Både kurser, auktorisationer och certifieringar registreras, följs upp och rapporteras nu digitalt.
"Det är en stor fördel både för oss som arbetsgivare och för medarbetarna själva. De får bättre överblick över sin utveckling och vi får ett stabilt underlag för efterlevnad och utbildning."
Foto: Vald. BIRN
En viktig framgångsfaktor i BIRN:s HR-digitalisering är integrationen mellan rekryteringssystemet Garuda och CatalystOne. Vid rekrytering av nya medarbetare går alla kandidater först genom Garuda, när anställningen sen är beslutad förs data sömlöst vidare till CatalystOne och därefter till lönesystemet.
"Garuda är vår digitala rekryteringsplattform. Att vi nu kan överföra all kandidatdata direkt in i CatalystOne sparar oss mycket manuellt arbete," säger Madsen.
Lösningen gör det möjligt att hantera hela medarbetarresan digitalt – från ansökan till första arbetsdagen. Den minskar också risken för fel och dubbelregistrering. Med integrationen till lönesystemet Lessor är flödet komplett, med data som följer medarbetaren från rekrytering och onboarding till lön och vidare utveckling i CatalystOne-modulerna.
Det skapar en sömlös övergång från rekrytering till anställning och bidrar till att onboardingprocessen blir snabb och effektiv. På så sätt frigörs tid och HR-teamet kan fokusera mer på värdeskapande arbete.
Lösningen stödjer därmed hela medarbetarresan. Från rekrytering i Garuda, via onboarding och kompetensuppföljning, till löneutbetalning via Lessor-integrationen.
Foto: Vald. BIRN
Madsen lyfter fram att samarbetet med CatalystOne har präglats av öppenhet, tillit och nära dialog. Både under implementeringen och i det dagliga arbetet.
"Vi upplever CatalystOne som en professionell och lösningsorienterad partner. Supporten är snabb och de återkommer alltid med konkreta förslag. När vi möter utmaningar hittar vi lösningar tillsammans, med en kombination av innovation, utveckling och samarbete," säger han.
Han beskriver implementeringsprocessen som dynamisk och konstruktiv, med ett samarbete som har varit lösningsorienterat från start.
"CatalystOne visade tidigt att de tar ägarskap för samarbetet och vill bidra aktivt hela vägen. Det skapar trygghet."
För Vald. BIRN var det avgörande att hitta ett system som kunde rullas ut säkert och effektivt utan onödig komplexitet. CatalystOne levererade en strukturerad process som gjorde det möjligt att digitalisera HR-arbetet i hela koncernen.
"Vi ville ha en lösning som kunde införas utan att störa driften. CatalystOne säkerställde en professionell och smidig implementering," säger Madsen.
I dag är HR-systemet fullt implementerat i Danmark, Sverige, Tyskland och Italien, samt i alla koncernens dotterbolag. De tre förstnämnda länderna använder systemet på sitt eget språk, vilket har varit en viktig framgångsfaktor.
"Att medarbetarna kan använda systemet på sitt eget språk skapar lokalt ägandeskap och gör det enklare att få alla med. Det gör att hela koncernen arbetar efter samma struktur, samtidigt som varje enhet känner igen sig i lösningen," säger han.
Foto: Vald. BIRN
Efter implementeringen har HR-avdelningen sett tydliga vinster inom både effektivitet, rapportering och kontroll.
"Vi har sparat mycket tid, särskilt inom onboarding och uppdatering av medarbetardata. Dessutom har vi fått bättre rapporter och bättre dokumentation av allt vi gör," säger Madsen.
Digitaliseringen har också bidragit till ett mer effektivt arbetsflöde och starkare stöd för koncernens ESG-arbete. HR-data, frånvaro, ledarstruktur och kompetens samlas nu i ett system, vilket ger industrikoncernen trygghet och överblick genom hela organisationen.
När Morten Madsen blickar framåt och planerar nästa steg på Vald. BIRNs digitaliseringsresa ser han att det sannolikt blir att ta i bruk CatalystOnes Compensation-modul, särskilt med tanke på det kommande EU-direktivet om lönetransparens.
"Det blir ett naturligt steg nu när kompetensmodulen är på plats och fungerar bra. Vi vill bygga vidare på den struktur vi redan har etablerat," säger Madsen.
Han menar att många industriföretag fortfarande har en outnyttjad potential när det gäller att digitalisera HR-processer.
"Många har olika system, men det finns fortfarande mycket att vinna. Vi har sett stora besparingar och tydliga effekter. Inte minst frigjort tid så att våra medarbetare kan lägga mer tid på andra uppgifter."
“Vi opplever at Premium Services er en investering som gir oss mye mer igjen enn det vi legger inn. Vi jobber smartere, vi lærer mer, og vi er i forkant, avslutter Engström.”
– Åsa Engström, produkteier for HR-systemer i Svenska Spel.
