Foto: Coop
– Det här ger oss helt nya möjligheter att arbeta målinriktat med arbetsmiljö och engagemang.
Med cirka 24 000 medarbetare, fördelade på 57 konsumentföreningar och den gemensamma organisationen Coop Norge SA, är Coop en av Norges största arbetsgivare. För att skapa en bättre medarbetarupplevelse och förenkla HR-processerna i en komplex struktur har Coop satsat stort på CatalystOne HCM och Engage – en lösning för medarbetarundersökningar. Och det har gett tydliga resultat: högre svarsfrekvens, djupare insikter och bättre uppföljning.
– Vi har aldrig haft så högt deltagande i våra medarbetarundersökningar, och vi får in mängder av värdefulla kommentarer från våra medarbetare. Det ger oss helt nya möjligheter att arbeta målinriktat med både arbetsmiljö och engagemang, säger Inger-Elisabeth Følling Ness, senior HR-konsult på Coop Norge SA och ansvarig för upphandlingen av CatalystOne Engage.
Under många år använde Coop Norge SA ett traditionellt system för medarbetarundersökningar. Det erbjöd dock begränsad insikt och krävde mycket manuellt arbete från både HR och chefer.
– Vi la alldeles för mycket tid på förberedelser och administration, och fick i slutändan rapporter med väldigt lite faktisk insikt. I takt med att fokus på organisationsutveckling och medarbetarengagemang växte, blev det nödvändigt att ta steget till ett mer modernt system, berättar Følling Ness.
För fyra år sedan implementerades CatalystOne som plattform för HR-masterdata. Under det gångna året har HR-avdelningen utökat lösningen med Engage som verktyg för medarbetarundersökningar. Tillsammans säkerställer de två lösningarna att data alltid är aktuell och processerna sömlösa. Allt är samlat i en app för medarbetarna – MinCoop.
– Det är otroligt värdefullt för oss att Engage och CatalystOne HCM är så tätt integrerade. Vi har full kontroll över masterdata och kan vara säkra på att allt är uppdaterat innan vi skickar ut enkäter. Det sparar tid och skapar trygghet, säger hon.
Coop Norge SA genomför en större medarbetarundersökning varje år och kompletterar med kvartalsvisa pulsmätningar. Ett av målen har varit att ge cheferna större ansvar för uppföljningen och att använda insikterna aktivt i utvecklingsarbetet.
– Vi har gått från ett tungrott system till ett verktyg som är lätt att använda för alla, oavsett om man jobbar i butik, på huvudkontoret eller kör lastbil. Tröskeln ska vara låg för att svara och SMS-funktionen har varit avgörande för att nå de medarbetare som inte har tillgång till dator i sin vardag, berättar hon.
Att undersökningarna också visas som en notis i MinCoop-appen har ytterligare förenklat processen.
– Att medarbetarna får en påminnelse via flera kanaler har gett stor effekt. De kan klicka sig in direkt via e-post, SMS eller appen, det har definitivt bidragit till den höga svarsfrekvensen.
Svarsfrekvensen för den årliga undersökningen har stigit till 85 procent, en nivå Coop aldrig tidigare varit i närheten av. Även pulsmätningarna håller jämn och hög kvalitet.
– I vår senaste medarbetarundersökning fick vi över 2 700 kommentarer, det är guld värt för oss. Det visar på ett stort engagemang och det är inspirerande att se hur många som vill bidra till förbättring.
Med hjälp av AI-baserad funktionalitet i Engage struktureras och kategoriseras kommentarerna automatiskt. HR och chefer får snabbt överblick över de viktigaste ämnena.
– Det gör det mycket enklare att identifiera var vi bör sätta in åtgärder. Vi kan till exempel se om kommunikationen behöver stärkas i en viss avdelning, och följa upp med konkreta insatser.
Där tidigare undersökningar tog lång tid att analysera, får man nu omedelbara resultat. Dessa är dessutom lätt tillgängliga för både HR, chefer och medarbetare.
– Våra chefer uppskattar verkligen att de enkelt kan ta fram resultaten och visa dem på ett överskådligt sätt, till exempel i möten eller presentationer. De har tillgång till färdiga PowerPoint-mallar och kan snabbt dela insikterna med sina team, säger Følling Ness.
En annan viktig förbättring är att medarbetarna får tillgång till resultaten från sin egen avdelning.
– Det skapar en ny nivå av öppenhet och transparens, samtidigt som anonymiteten bevaras. När medarbetarna ser att deras feedback tas på allvar och faktiskt används, ökar både engagemanget och viljan att bidra framöver.
Coop består både av konsumentföreningarna och den gemensamma organisationen Coop Norge SA. För HR har det varit viktigt att hitta ett verktyg som fungerar för hela organisationen, men samtidigt ger föreningarna flexibilitet att genomföra egna undersökningar.
– Vi är redan i gång. Förutom Coop Norge SA har vi nu mellan 8 och 10 föreningar som använder systemet, vilket omfattar cirka 15 000 användare. Målet är att alla föreningar som vill, ska kunna använda lösningen, säger hon.
Ett annat fokusområde är onboarding- och offboardingundersökningar, som rullas ut under våren.
– Det är otroligt värdefullt att kunna mäta hur nyanställda upplever sin start, och inte minst få ärlig feedback från dem som slutar. Det ger oss ett starkt underlag för att förbättra våra processer och stärka trivsel och utveckling, säger Følling Ness.
Coop Norge SA har satt tydliga mål för medarbetarengagemang fram till 2030. Ambitionen är att nå ett Employee Net Promoter Score (eNPS) på 20.
– Vi ligger på 15 i dag, vilket redan är ett bra resultat, men vi vill ännu högre. Vi tror starkt på att lösningen med CatalystOne HCM och Engage kommer att hjälpa oss dit. Det viktigaste är att vi använder insikterna till konkreta förbättringar och det känner jag verkligen att vi gör nu, säger hon.
Och det är kanske just det som är det bästa beviset på att kombinationen av rätt verktyg och engagerade människor skapar resultat.
– Jag är stolt över att arbeta i en organisation där så många vill bidra och engagerar sig i vår utveckling. Med de verktyg vi har nu har vi alla möjligheter att lyckas, avslutar Følling Ness.
Coop Norge SA är konsumentföreningarnas gemensamma organisation och ägs av dessa. Coop Norge ansvarar för centrala uppgifter som inköp, varuförsörjning och kedjedrift – för att skapa goda förutsättningar för drift i föreningarna och konkurrenskraft gentemot medlemmar och konsumenter.
Coop är Norges näst största aktör inom dagligvaruhandeln. Genom medlemskap i en konsumentförening är det Coops över 2,6 miljoner medlemmar som äger verksamheten.
Coop Norge arbetar för att trygga och skapa gemensamma värden för Coop i Norge. Organisationen bidrar till att föreningarna drivs till gagn för medlemmarna, stärker samverkan som affärsform, tydliggör Coops särprägel och representerar Coop i offentliga sammanhang.Utöver detta ansvarar Coop Norge även för sparande, finans, fastighetsförvaltning samt medlemskommunikation och utveckling av medlemsförmåner.
Särprägel
Vi tror på vår särställning som medlemsägd organisation och strävar efter att skapa största möjliga nytta för medlemmar och konsumenter genom effektiv och professionell drift.
Nytänkande
Vi tar till oss ny kunskap och teknik och driver utveckling i linje med konsumenternas intressen.
Ärlighet
Vi håller vad vi lovar. Konsumenter ska känna sig trygga när de handlar hos oss och kunna lita på informationen de får.
Omtanke
Vi visar omtanke om människor, djur och miljö, och verkar för en hållbar samhällsutveckling.
Inflytande
Medlemmars inflytande, medarbetares perspektiv och aktiv dialog med omvärlden är grundpelare i hur vi formar vår verksamhet.
Gör som hundratals andra nordiska organisationer som redan hanterar sin HR med CatalystOnes HR-system.
“Vi har aldrig haft så högt deltagande i våra medarbetarundersökningar, och vi får in mängder av värdefulla kommentarer från våra medarbetare. Det ger oss helt nya möjligheter att arbeta målinriktat med både arbetsmiljö och engagemang”
– Inger-Elisabeth Følling, Senior HR-konsult, Coop Norge SA
