Sådan bygger Innovasjon Norge fremtidens HR – baseret på indsigt, ikke antagelser

Da Innovasjon Norge i 2022 begyndte jagten på et nyt HR-system, stod de over for velkendte udfordringer – især i offentlige organisationer: For mange manuelle processer, for lidt sammenhæng mellem systemerne og for lidt datagrundlag til at planlægge langsigtet.

Foto: Innovasjon Norge

– Vi havde ikke et fuldskala HR-system. Vi brugte et økonomisystem til registrering af medarbejdere, men funktioner som kompetenceudvikling, medarbejdersamtaler og kursusadministration fandtes ikke samlet ét sted. Det satte tydelige begrænsninger, fortæller Christina Sundheim, seniorrådgiver i HR og projektleder for implementeringen.

Processerne blev derfor både langsommelige og ressourcekrævende, med begrænset mulighed for automatisering og strategisk kompetencestyring.

– Vores mål var at samle processerne, få bedre data og kunne arbejde mere proaktivt med medarbejderne. Vi ønskede ikke kun at effektivisere – men også at få indsigt, så vi kan træffe strategiske beslutninger, før udfordringer opstår, siger Sundheim.

Efter en grundig udbudsproces gik opgaven til CatalystOne. Sundheim fremhæver balancen mellem funktionalitet og fleksibilitet som afgørende:

– Vi havde brug for en løsning, der var både robust og standardiseret, men samtidig tilpasningsdygtig. Kald det gerne en justerbar standardløsning. CatalystOne ramte det punkt præcist, og siden samarbejdet begyndte, har vi følt os set og forstået – både som organisation og som en del af den offentlige sektor med høje krav til gennemsigtighed, sikkerhed og ansvarlighed.

Effektivisering med retning og formål

Innovasjon Norge er et statsligt aktieselskab med cirka 750 medarbejdere fordelt mellem hovedkontoret i Oslo, regionale kontorer i Norge og hele 26 kontorer globalt. Et centralt mål har været at forenkle og standardisere HR-processer på tværs af lande og regioner – og samtidig frigøre tid for både HR og ledere.

– Vi ville gøre vores HR-processer tilgængelige via intuitive workflows, så både medarbejdere og ledere får et brugervenligt system, der er let at anvende. Samtidig er det vigtigt for os at kunne trække data, så vi kan arbejde mere proaktivt med både bemanding og kompetenceudvikling, forklarer Sundheim.

Efter en indledende foranalyse og markedsundersøgelse i 2022 gik organisationen i udbud, og CatalystOne blev valgt som leverandør. Fra implementeringen gik i gang, gik det hurtigt – systemet var i drift efter under seks måneder. Hele projektet, fra behovsafdækning til lancering, blev gennemført på to år.

– Vi har allerede gennemført to runder med medarbejdersamtaler i systemet og fået rigtig god feedback. Det er let at bruge, og vi oplever, at lederne føler sig trygge hele vejen. Det giver struktur og skaber ro.

En fælles standard – fra Stavanger til Seoul

Med medarbejdere i 25 lande har Innovasjon Norge en kompleks organisationsstruktur. Det gør brugervenlighed og ensartede processer endnu vigtigere.

– Vi får løbende positive tilbagemeldinger fra ledere over hele verden, som oplever systemet som intuitivt og strømlinet – uanset om de sidder i Oslo eller Tokyo. Det har gjort en enorm forskel, og for os er det helt afgørende, at løsningen fungerer lige godt i Norge som i udlandet, siger Sundheim.

I dag anvender Innovasjon Norge flere moduler i CatalystOne, herunder:

• HR Master Data

• Medarbejdersamtaler

• LMS til læring og kursusadministration

• CV-modul (for nylig lanceret)

• Kompetencemodul (under udvikling)

Systemet er desuden integreret med Entra ID, Agresso, Documaster og Webcruiter.

– En stor fordel for os er, at vi hele tiden kan udvikle os i takt med CatalystOne. Vi har fx aktiveret nye funktioner undervejs og deltaget i pre-lanceringer – hvilket passer perfekt til vores tilgang til innovation, tilføjer Sundheim.

Nu er alt samlet ét sted – kursusdata, CV’er, kompetencer og samtaler – og tilgængeligt for hele organisationen. Det giver overblik, tryghed og mulighed for at planlægge fremtiden med data som beslutningsgrundlag. Både i HR og ude i organisationen.

Når ting skal ske hurtigt

En vigtig faktor i projektets succes har været det tætte samarbejde med CatalystOnes team. Her fremhæver Sundheim især projektleder Nora Birkelund og kundeansvarlig Hanne Cecilie Nygaard.

– Vi har haft samme projektleder hele vejen – også nu, hvor vi arbejder med kompetencemodulet. Det skaber kontinuitet og tryghed. En anden styrke ved CatalystOne er, at de ikke er for store – de kan reagere hurtigt og følger tæt op.

En anden nøgle til succes har været intern forankring.

– På det meste havde vi 25 personer fra hele organisationen involveret i anskaffelse og implementering. Vi har fået både HR, ledelse og medarbejdere med om bord – og det er vi stolte af. Nu, hvor systemet er i drift, er vi færre, der arbejder direkte med det – og her har CatalystOne været en rigtig god sparringspartner, fortæller hun.

Projektet har krævet meget – men givet endnu mere igen.

– Det har været et af de mest spændende projekter, jeg har arbejdet med. Det har givet tydelig værdi, vi har fået god feedback – og det føles meningsfuldt at bidrage til, at vi som organisation arbejder mere effektivt og databaseret med vores HR-processer, afslutter Sundheim.