Innovasjon Norge bygger framtidens HR på insikter, inte antaganden

När Innovasjon Norge 2022 började leta efter ett HR-system kände de igen sig i en vardag som många offentliga organisationer delar: för många manuella processer, för lite integration mellan systemen och otillräcklig insikt för att kunna planera framåt.

Foto: Innovasjon Norge

– Vi hade inget fullskaligt HR-system. Vi använde ett ekonomisystem för att registrera anställda, men kompetensutveckling, medarbetarsamtal och kursadministration fanns inte samlat på ett ställe. Det begränsade oss mycket, berättar Christina Sundheim, seniorrådgivare inom HR och projektledare för implementeringen.

Det innebar långa, omständiga processer, låg grad av automatisering och begränsade möjligheter att arbeta strategiskt med kompetensförsörjning och planering.

– Vi ville samla våra processer, få bättre datagrund och möjlighet att arbeta mer proaktivt med våra medarbetare. Vårt mål var inte bara effektivare arbetsflöden, utan också att kunna fatta strategiska beslut innan utmaningar uppstår, säger Sundheim.

Efter en grundlig upphandling vann till slut CatalystOne, som kombinerade en stabil standardlösning med anpassningsbarhet.

– Vi behövde något som var både robust och flexibelt – en justerbar standardlösning. CatalystOne hittade rätt balans, och från dag ett har vi känt att de förstår oss – både som organisation och som offentlig aktör med krav på transparens, säkerhet och spårbarhet.

Effektivisering i offentlig sektor – med verklig nytta

Innovasjon Norge är ett statligt bolag med cirka 750 medarbetare, fördelade mellan huvudkontoret i Oslo, regionala kontor runt om i Norge och hela 26 internationella kontor. Ett tydligt mål var att standardisera och förenkla HR-processer, oavsett var i världen medarbetarna befinner sig, och samtidigt frigöra tid för HR och chefer.

– Vi ville göra våra processer tillgängliga i olika arbetsflöden, med ett användarvänligt gränssnitt för både medarbetare och chefer. Dessutom är det viktigt för oss att kunna ta ut data som hjälper oss att arbeta mer proaktivt med bemanning och kompetensutveckling, säger Sundheim.

Efter en förstudie och en marknadsundersökning gick man vidare med upphandling, där CatalystOne till slut stod som vinnare. Själva implementeringen gick snabbt. På mindre än sex månader var systemet i drift. Hela projektet – från behovsanalys till lansering – tog två år.

– Vi har redan genomfört två rundor medarbetarsamtal i systemet och fått mycket positiv feedback. Det är enkelt att använda, och vi upplever att cheferna känner sig trygga hela vägen. Det skapar struktur och förutsägbarhet.

Samma standard i Stavanger och Seoul

Med verksamhet i 25 länder behöver Innovasjon Norge lösningar som fungerar överallt – från Stavanger till Seoul.

– Vi får återkoppling från chefer i hela världen om att processerna är intuitiva och smidiga, oavsett om de sitter i Oslo eller Tokyo. Det har gjort stor skillnad, och det är helt avgörande för oss att lösningarna fungerar lika bra utomlands som hemma, säger Sundheim.

Idag använder Innovasjon Norge flera moduler i CatalystOne, bland annat:

• HR Master Data

• Medarbetarsamtal

• LMS för utbildning och kurser

• CV-modul (nyligen implementerad)

• Kompetensmodul (under implementering)

Systemet är dessutom integrerat med Entra ID, Agresso, Documaster och Webcruiter.

– Det är en stor fördel att vi kan växa tillsammans med CatalystOne. Vi har aktiverat nya funktioner längs vägen och deltagit i förlanseringar – vilket passar vår kultur av innovation, säger Sundheim.

Idag är utbildning, CV, kompetens och medarbetarsamtal samlade i ett och samma system, tillgängligt för alla medarbetare. Det skapar struktur, trygghet  och inte minst möjligheten att planera framtiden med data som grund. Både inom HR och i resten av organisationen.

Får saker att hända – snabbt

En viktig framgångsfaktor har varit samarbetet med CatalystOnes team. Sundheim lyfter särskilt fram projektledare Nora Birkelund och kundansvarig Hanne Cecilie Nygaard.

– Vi har haft samma projektledare hela vägen, även nu i implementeringen av kompetensmodulen. Det skapar trygghet. En annan styrka hos CatalystOne är att de inte är för stora, det gör att de kan agera snabbt och följa upp tätt.

Intern förankring har också varit avgörande.

– Som mest var vi 25 personer från olika delar av organisationen som deltog i upphandlingen och implementeringen. Vi har lyckats engagera både HR, ledning och medarbetare och det är vi stolta över. Nu när systemen är i drift är vi färre som jobbar operativt, och där har CatalystOne varit ett värdefullt bollplank.

Projektet har krävt både tid och engagemang, men har också gett mycket tillbaka.

– Det här är ett av de roligaste projekten jag har varit med om. Det har skapat tydligt värde, vi har fått bra feedback. Det känns meningsfullt att bidra till att vi som organisation arbetar mer effektivt och datadrivet med våra HR-processer, avslutar Sundheim.