Når flere systemer bruker de samme medarbeiderdataene

Medarbeiderdata brukes ofte i flere systemer samtidig. Informasjon om en ansatt kan finnes i HR-systemet, lønnssystemet, økonomisystemet og virksomhetens løsning for identitets- og tilgangsstyring.

Det betyr ikke at alle systemene bør kunne endre den samme informasjonen.

For hvert viktig dataelement bør virksomheten definere:

• systemet der den godkjente informasjonen vedlikeholdes
• hvem som eier definisjonen og kvaliteten
• hvilke andre systemer som skal bruke informasjonen
• hvem som kan opprette eller endre den
• hvordan endringer skal håndteres over tid

En slik arbeidsdeling reduserer risikoen for flere versjoner av samme opplysning og gjør det enklere for HR, IT, lønn og økonomi å forstå hvilken informasjon som gjelder.

Det finnes sjelden ett hovedsystem for alle medarbeiderdata

Det kan være fristende å spørre:

Hvilket system skal være hovedsystemet for medarbeiderdata?

Men spørsmålet blir ofte for bredt.

Ulike systemer har forskjellige oppgaver. HR-systemet kan være stedet der godkjente opplysninger om arbeidsforhold og organisasjon vedlikeholdes, mens lønnssystemet beregner lønn og IAM-systemet forvalter digitale identiteter og tilganger.

Et mer nyttig spørsmål er derfor:

Hvilket system skal vedlikeholde hvert enkelt dataelement?

En mulig arbeidsdeling kan være:

Dette er et eksempel, ikke en fasit.

Den riktige arbeidsdelingen avhenger av virksomhetens prosesser, systemer og organisering.

Skill mellom hvor data vedlikeholdes og hvor de brukes

En opplysning kan finnes i flere systemer uten at alle systemene har ansvar for å vedlikeholde den.

Tenk på en medarbeiders organisatoriske tilhørighet.

Opplysningen kan brukes av:

• HR-systemet
• lønnssystemet
• IAM-systemet
• økonomisystemet
• rapporteringsløsninger

Det betyr ikke at alle fem systemene bør kunne endre verdien.

Hvis organisatorisk tilhørighet vedlikeholdes og godkjennes i HR-systemet, kan de andre systemene motta og bruke informasjonen.

Det er derfor nyttig å skille mellom:

Systemet der den godkjente informasjonen vedlikeholdes
Her opprettes eller endres verdien gjennom den avtalte arbeidsprosessen.

Systemer som mottar informasjonen
Disse bruker en kopi til sitt eget formål.

Systemer som produserer nye data
Lønnssystemet kan for eksempel bruke HR-data som grunnlag og produsere et lønnsresultat som bare hører hjemme der.

At en verdi er synlig i et system, betyr altså ikke nødvendigvis at den skal kunne endres der.

Begynn med dataelementet – ikke applikasjonen

En god kartlegging starter med informasjonen virksomheten trenger, ikke med en liste over systemer.

Ta ett dataelement om gangen og spør:

• Hva betyr opplysningen?
• Hva brukes den til?
• Hvor oppstår den?
• Hvem kjenner den riktige verdien?
• Hvem godkjenner en endring?
• Hvor skal den vedlikeholdes?
• Hvilke andre systemer trenger den?
• Når skal en ny verdi gjelde fra?

Dette er særlig nyttig for data som brukes på tvers av flere prosesser.

Eksempel: kostnadssted

Økonomi kan ha ansvar for å definere hvilke kostnadssteder som finnes.

HR kan samtidig ha ansvar for å knytte en medarbeider til riktig kostnadssted.

Da er det to forskjellige spørsmål:

Hvilke kostnadssteder er gyldige?
Dette kan være økonomis ansvar.

Hvilket kostnadssted tilhører denne medarbeideren?
Dette kan inngå i en HR-prosess.

Slike skiller gjør dataansvaret tydeligere enn å si at enten HR- eller økonomisystemet «eier kostnadssted».

Skill mellom person, arbeidsforhold og teknisk rolle

Noen av de mest krevende feilene oppstår når systemene bruker samme begrep om forskjellige ting.

Én person kan for eksempel ha:

• ett eller flere arbeidsforhold
• én eller flere stillinger
• en organisatorisk rolle
• flere tekniske tilgangsroller

Disse bør ikke blandes sammen.

Person

Beskriver individet.

Arbeidsforhold

Beskriver forholdet mellom personen og arbeidsgiveren, for eksempel startdato, sluttdato og stillingsprosent.

Stilling eller organisatorisk rolle

Beskriver personens plass og funksjon i organisasjonen.

Teknisk tilgangsrolle

Beskriver hvilke systemer, data eller funksjoner personen kan bruke.

En medarbeider som får en ny rolle i organisasjonen, trenger ikke automatisk få alle tilganger som andre med tilsvarende tittel har.

HR-data kan være et viktig grunnlag for tilgangsprosessen, men IT må fortsatt definere hvilke tekniske rettigheter ulike situasjoner skal utløse.

Bruk stabile identifikatorer

Navn, e-postadresse, stilling og leder kan endre seg.

Derfor bør systemene bruke stabile identifikatorer når data skal kobles sammen.

Det kan blant annet være identifikatorer for:

• person
• medarbeider
• arbeidsforhold
• organisasjonsenhet
• juridisk enhet
• stilling
• kostnadssted

Det bør også være tydelig hva identifikatoren representerer.

En medarbeider-ID og en arbeidsforholds-ID er for eksempel ikke nødvendigvis det samme. Dette blir særlig viktig hvis en person har flere samtidige arbeidsforhold eller blir ansatt på nytt senere.

Gode identifikatorer gjør det enklere å unngå duplikater og koble informasjon til riktig person, arbeidsforhold eller organisatorisk enhet.

Dataeier og systemeier er ikke det samme

Når virksomheten fordeler ansvaret, bør den skille mellom faglig ansvar for dataene og teknisk ansvar for systemet.

En enkel modell kan være:

Dataeier
Definerer hva informasjonen betyr og hvilke kvalitetskrav som gjelder.

Prosesseier
Har ansvar for arbeidsprosessen der informasjonen oppstår eller endres.

Systemeier
Har ansvar for løsningen som behandler informasjonen.

IT eller systemforvaltning
Har ansvar for tekniske forhold som integrasjoner, drift og endringer.

HR kan for eksempel eie definisjonen av «nærmeste leder», mens IT har ansvar for dataflyten som gjør lederinformasjonen tilgjengelig for andre systemer.

På samme måte kan økonomi eie definisjonen av kostnadssteder, mens HR vedlikeholder hvilken godkjent verdi som gjelder for den enkelte medarbeideren.

Denne rollefordelingen gjør det lettere å vite hvem som skal involveres når noe ikke stemmer.

Dokumenter de viktigste dataene

Virksomheten trenger ikke lage en omfattende datakatalog fra første dag.

Begynn med data som:

• brukes av flere systemer
• endres ofte
• påvirker kritiske arbeidsprosesser
• skaper mange avvik
• er viktige for lønn, tilgang eller rapportering

For hvert dataelement kan dere dokumentere:

En slik oversikt gir HR og IT et felles språk når systemer og arbeidsprosesser skal endres.

Hva skjer når to systemer viser forskjellige verdier?

Forskjellige verdier betyr ikke nødvendigvis at begge systemene er feil.

Begynn med tre spørsmål:

1. Skal verdiene faktisk være like?

Et mottakersystem kan ha et annet formål eller vise en bearbeidet verdi.

2. Hvilket system vedlikeholder den godkjente informasjonen?

Hvis stillingsprosent skal vedlikeholdes i HR-systemet, er det normalt der en feil bør rettes.

3. Hvor oppstod avviket?

Det kan skyldes:

• feil registrering
• manglende godkjenning
• feil virkningsdato
• en mislykket dataoverføring
• lokal endring i mottakersystemet

Rett årsaken fremfor bare å gjøre verdiene like manuelt.

Hvis en verdi korrigeres lokalt i mottakersystemet uten at kildedataene blir rettet, kan samme avvik komme tilbake ved neste oppdatering.

Hva kan CatalystOne bidra med?

CatalystOne HR Master Data kan være relevant for virksomheter som ønsker et mer strukturert grunnlag for medarbeider- og organisasjonsdata.

Løsningen kan inngå som stedet der godkjente HR-masterdata vedlikeholdes og brukes videre i HR-prosesser. Relevante data kan også deles med andre systemer gjennom integrasjoner.

Dette kan være aktuelt når virksomheten ønsker:

• tydeligere struktur for medarbeiderdata
• mer konsistente HR-prosesser
• mindre dobbeltregistrering
• et felles grunnlag for data som flere systemer skal bruke

Hvordan ansvaret bør fordeles, avhenger likevel av virksomhetens systemlandskap og arbeidsprosesser. Et HR-system bør ikke automatisk være stedet for alle medarbeiderrelaterte data.

Ofte stilte spørsmål

Bør HR-systemet være hovedsystem for alle medarbeiderdata?

Nei. HR-systemet kan ha en sentral rolle for arbeidsforhold og organisasjonsdata, mens lønnssystemet, økonomisystemet og IAM-systemet har ansvar for andre typer informasjon. Fordelingen bør defineres per dataelement.

Kan samme medarbeiderdata finnes i flere systemer?

Ja. Flere systemer kan ha behov for den samme opplysningen. Det viktige er at virksomheten vet hvor den godkjente verdien vedlikeholdes, og hvilke systemer som bare bruker en kopi.

Hvem bør eie medarbeiderdata?

Det avhenger av dataene. HR vil ofte eie definisjoner knyttet til arbeidsforhold og organisasjon, mens økonomi, lønn og IT har ansvar for andre data. Dataeier og systemeier trenger ikke være samme rolle.

Hva gjør vi hvis to systemer viser forskjellige verdier?

Finn først ut hvilket system som vedlikeholder den godkjente informasjonen. Undersøk deretter om forskjellen skyldes kildedata, arbeidsprosessen eller dataflyten. Rett årsaken fremfor bare å endre kopien i mottakersystemet.

Start med de dataene som binder systemene sammen

Det er sjelden nødvendig å kartlegge alle medarbeiderdata samtidig.

Start med de opplysningene som brukes på tvers av flest systemer, for eksempel:

• ansettelsesstatus
• start- og sluttdato
• stilling
• stillingsprosent
• leder
• organisatorisk tilhørighet

For hver opplysning bør dere kunne svare på:

Hva betyr den? Hvem eier den? Hvor vedlikeholdes den godkjente verdien? Og hvilke systemer skal bruke den?

Når disse spørsmålene har tydelige svar, blir det enklere å designe integrasjoner, håndtere endringer og redusere konkurrerende versjoner av de samme medarbeiderdataene.

(Artikkelen gir generell veiledning. Virksomheten bør tilpasse dataansvar, tilgang og systemroller til egne prosesser, risikovurderinger og regulatoriske forpliktelser.)