Økonomiavdelingen trenger ikke alle HR-nøkkeltall. Den trenger et begrenset sett med tall som gjør det enklere å forstå bemanning, personalkostnader og forventet utvikling.
For mange virksomheter er dette et godt utgangspunkt:
- Antall medarbeidere
- Antall årsverk
- Totale personalkostnader
- Personalkostnad per årsverk
- Personalkostnad mot budsjett og prognose
- Nyansettelser og avslutninger
- Ledige og planlagte stillinger
- Turnover
- Fravær
- Bruk av ekstern arbeidskraft
Hvilke nøkkeltall som er viktigst, avhenger av virksomhetens forretningsmodell og kostnadsstruktur. Det avgjørende er at tallene støtter konkrete beslutninger, og at HR og økonomi bruker de samme definisjonene.
Start med spørsmålene økonomi skal besvare
Det er lett å begynne med hvilke rapporter og data som allerede finnes.
En bedre tilnærming er å starte med beslutningene økonomi og ledelsen skal ta.
For eksempel:
- Hvorfor øker personalkostnadene?
- Hvor mange årsverk har vi sammenlignet med budsjettet?
- Hvilke deler av organisasjonen vokser?
- Hvor stor del av kostnadsendringen skyldes bemanning, og hvor mye skyldes lønnsutvikling?
- Hvilke godkjente stillinger er ennå ikke besatt?
- Når vil planlagte nyansettelser begynne å påvirke kostnadene?
- Hvor stort er avviket mellom bemanningsplanen og faktisk bemanning?
- Hvor bruker virksomheten mye ekstern kapasitet?
Nøkkeltallene bør velges ut fra slike spørsmål.
Et dashbord med 30 HR-tall gir ikke nødvendigvis bedre styring enn fem til ti godt definerte nøkkeltall.
Ti HR-nøkkeltall økonomi bør vurdere
1. Antall medarbeidere
Antall medarbeidere viser hvor mange personer virksomheten har på et bestemt tidspunkt.
Det virker enkelt, men definisjonen må være tydelig.
Skal tallet inkludere:
- Fast ansatte
- Midlertidig ansatte
- Medarbeidere i permisjon
- Timelønnede
- Lærlinger
- Personer med flere arbeidsforhold
Det viktigste er ikke at alle virksomheter bruker samme definisjon. Det viktige er at HR og økonomi vet hvem som inngår i tallet og bruker definisjonen konsekvent.
For økonomi er antall medarbeidere nyttig for å følge utviklingen i organisasjonen og se hvor vekst eller reduksjon skjer.
Tallet blir ofte mer nyttig når det fordeles på for eksempel juridisk enhet, forretningsområde eller kostnadssted.
2. Antall årsverk
Antall medarbeidere og antall årsverk forteller forskjellige ting.
En virksomhet kan ha 1 000 medarbeidere, men færre enn 1 000 årsverk dersom flere arbeider deltid.
En enkel intern beregning kan være:
100 prosent stilling = 1 årsverk
50 prosent stilling = 0,5 årsverk
Virksomheten må likevel definere hva årsverk betyr i egen rapportering. Noen beregninger tar utgangspunkt i avtalt stillingsprosent, mens andre bygger på timer eller en gjennomsnittsberegning.
For økonomi kan årsverk gi et bedre bilde av faktisk bemanningskapasitet enn antall personer alene.
Det er særlig relevant når virksomheten følger:
- Bemanning mot budsjett
- Kostnad per årsverk
- Utvikling mellom enheter
- Kapasitetsendringer over tid
3. Totale personalkostnader
Personalkostnaden viser hva arbeidsstyrken koster virksomheten i en definert periode.
Hva som skal inngå, må avklares.
Det kan for eksempel være:
- Fastlønn
- Variable lønnselementer
- Arbeidsgiverkostnader
- Pensjon
- Forsikringer
- Bonus
- Overtid
- Andre ytelser
Noen virksomheter ønsker også å følge innleid arbeidskraft og konsulenter i samme analyse, mens andre holder dette separat.
Det viktigste er at innholdet i nøkkeltallet er tydelig og sammenlignbart over tid.
4. Personalkostnad per årsverk
Personalkostnad per årsverk kan gjøre det lettere å forstå om en kostnadsøkning først og fremst skyldes flere årsverk eller høyere kostnad per årsverk.
En enkel beregning er:
Personalkostnad per årsverk = totale personalkostnader / gjennomsnittlig antall årsverk
Gjennomsnittlig antall årsverk i perioden kan være mer relevant enn antallet på periodens siste dag.
Tallet bør tolkes med forsiktighet.
En høyere kostnad per årsverk er ikke automatisk negativ. Forskjellen kan skyldes:
- En annen sammensetning av roller
- Geografiske forskjeller
- Ulikt kompetansenivå
- Endringer i organisasjonen
- Variable lønnselementer
Bruk derfor nøkkeltallet til å stille bedre spørsmål, ikke til å trekke konklusjoner alene.
5. Personalkostnad mot budsjett og prognose
For økonomi er ofte avviket mot planen viktigere enn kostnaden isolert.
Et avvik kan for eksempel skyldes:
- Flere eller færre årsverk enn planlagt
- Nyansettelser som starter senere enn forventet
- Ubesatte stillinger
- Lønnsendringer
- Overtid
- Bonus
- Endret stillingsprosent
- Bruk av ekstern arbeidskraft
En rapport som bare viser at kostnaden ligger fire prosent over budsjett, gir begrenset styringsinformasjon.
En bedre analyse viser hva som driver avviket.
6. Nyansettelser og avslutninger
Dagens bemanning forteller bare hva situasjonen er nå.
Økonomi trenger også å forstå hvordan arbeidsstyrken er i ferd med å endre seg.
Følg blant annet:
- Antall medarbeidere som har startet
- Antall som har sluttet
- Forventede startdatoer
- Registrerte sluttdatoer
- Netto endring i bemanning
Dette er spesielt relevant for prognoser.
En medarbeider som er signert i september, men starter i desember, får en annen økonomisk effekt enn en person som starter umiddelbart.
Pålitelige start- og sluttdatoer gjør det derfor enklere å plassere forventede kostnader i riktig periode.
7. Ledige og planlagte stillinger
Faktisk bemanning er ikke det samme som planlagt bemanning.
Hvis en avdeling ligger under budsjett fordi flere godkjente stillinger fortsatt er ledige, kan avviket være midlertidig.
Økonomi kan derfor ha behov for informasjon om:
- Godkjente stillinger som ikke er besatt
- Forventet startdato
- Budsjettert kostnad
- Rekrutteringer som er utsatt
- Stillinger som ikke lenger skal fylles
Dette gjør det enklere å skille mellom:
en varig kostnadsreduksjon
og
en kostnad som bare har kommet senere enn planlagt.
8. Turnover
Turnover viser hvor stor del av arbeidsstyrken som forlater virksomheten i en bestemt periode.
En vanlig beregning er:
Antall avslutninger / gjennomsnittlig antall medarbeidere × 100
Men virksomheten må også definere hvilke avslutninger som inngår.
Det kan være relevant å skille mellom:
- Frivillig og ufrivillig turnover
- Pensjonering
- Avslutning av midlertidige arbeidsforhold
- Intern mobilitet
- Turnover i utvalgte kritiske roller
For økonomi er turnover særlig interessant når den påvirker rekrutteringsbehov, kapasitet eller kostnader.
En samlet turnover-prosent bør derfor ikke stå alene. Hvor turnover skjer, kan være viktigere enn gjennomsnittet for hele virksomheten.
9. Fravær
Fravær kan påvirke både tilgjengelig kapasitet og kostnader.
Aktuelle nøkkeltall kan være:
- Samlet fravær
- Sykefravær
- Korttids- og langtidsfravær
- Utvikling over tid
- Forskjeller mellom organisatoriske enheter
Også her må virksomheten definere hvordan nøkkeltallet beregnes.
Økonomi bør bruke fraværsdata til å forstå utviklingen i kapasitet og kostnader, ikke til å trekke konklusjoner om enkeltmedarbeidere.
10. Ekstern arbeidskraft
Et bemanningsbilde kan bli ufullstendig dersom virksomheten bare følger egne medarbeidere.
Konsulenter, innleide og andre eksterne ressurser kan utgjøre en viktig del av både kapasiteten og kostnaden.
Økonomi kan derfor følge:
- Antall eksterne ressurser
- Samlet kostnad
- Kostnad per område
- Varighet
- Utvikling over tid
Dataene finnes ikke nødvendigvis i HR-systemet. De kan ligge i økonomi-, innkjøps- eller prosjektløsninger.
Et viktig spørsmål blir da:
Hvor mye av kapasiteten vår kommer fra egne medarbeidere, og hvor mye kjøper vi eksternt?
En enkel oversikt
For mange økonomiavdelinger kan denne modellen være et godt utgangspunkt:
| Nøkkeltall | Spørsmålet det bidrar til å besvare |
|---|---|
| Antall medarbeidere | Hvor mange personer har vi? |
| Årsverk | Hvor stor bemanningskapasitet har vi? |
| Personalkostnader | Hva koster arbeidsstyrken? |
| Kostnad per årsverk | Hvordan utvikler kostnaden per årsverk seg? |
| Kostnad mot budsjett | Hvorfor avviker vi fra planen? |
| Nyansettelser og avslutninger | Hvordan endres bemanningen? |
| Ledige stillinger | Hvilke kostnader er ennå ikke realisert? |
| Turnover | Hvor mye bemanning må erstattes? |
| Fravær | Hvordan påvirkes tilgjengelig kapasitet? |
| Ekstern arbeidskraft | Hvor mye kapasitet kjøper vi utenfra? |
Virksomheten trenger ikke følge alle tallene med samme frekvens.
Velg de nøkkeltallene som støtter faktiske beslutninger.
Bruk samme definisjon i HR og økonomi
Et nøkkeltall har begrenset verdi dersom HR og økonomi beregner det forskjellig.
Tenk deg at HR rapporterer 2 450 medarbeidere, mens økonomi rapporterer 2 390.
Det trenger ikke bety at ett av tallene er feil.
Forskjellen kan skyldes at:
- Rapportene gjelder forskjellige datoer
- Én inkluderer medarbeidere i permisjon
- Én teller personer og den andre arbeidsforhold
- Ulike juridiske enheter inngår
Problemet oppstår når mottakeren ikke vet hvorfor tallene er forskjellige.
For hvert viktig nøkkeltall bør dere derfor dokumentere:
- Hva som måles
- Hvem som inngår
- Hvilken periode eller dato som gjelder
- Hvordan tallet beregnes
- Hvilke data det bygger på
- Hvem som eier definisjonen
Det reduserer tiden som brukes på å diskutere hvilket tall som er riktig.
Ikke glem kvaliteten på datagrunnlaget
Selv et godt definert nøkkeltall kan bli misvisende dersom de underliggende dataene er ufullstendige eller utdaterte.
Økonomi trenger ikke nødvendigvis et eget omfattende dashbord for datakvalitet. Men noen enkle kontrollmål kan være nyttige:
- Aktive medarbeidere uten kostnadssted
- Medarbeidere uten registrert leder
- Arbeidsforhold med manglende start- eller sluttdato
- Avvik mellom HR- og økonomirapportering
- Tid fra en godkjent endring til relevante systemer er oppdatert
Dette gir økonomi et signal om hvor pålitelig grunnlaget er.
Vil du gå mer i dybden på kostnaden ved slike avvik, kan du lese «Dårlige HR-data blir fort en virksomhetskostnad»
Hva kan CatalystOne bidra med?
CatalystOne HR Master Data kan være relevant for virksomheter som ønsker et mer strukturert grunnlag for medarbeider- og organisasjonsdata.
Dette kan blant annet omfatte data om arbeidsforhold, stillingsprosent, organisasjon, leder og sentrale datoer i medarbeiderreisen. Et strukturert HR-datagrunnlag kan brukes videre i rapportering og inngå sammen med data fra lønns- og økonomisystemer.
Hvordan økonomi bør bruke HR-data, avhenger av virksomhetens rapporteringsbehov, datamodell og systemlandskap.
Teknologien erstatter heller ikke behovet for felles definisjoner og tydelig dataansvar.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke HR-nøkkeltall er viktigst for økonomi?
Antall medarbeidere, årsverk, personalkostnader, kostnad per årsverk og avvik mot budsjett er ofte et godt utgangspunkt. Nyansettelser, avslutninger og ledige stillinger blir særlig viktige i prognosearbeidet.
Hva er forskjellen på antall medarbeidere og årsverk?
Antall medarbeidere viser hvor mange personer virksomheten har. Årsverk tar hensyn til stillingsprosent eller en annen definert kapasitetsberegning. Virksomheten kan derfor ha flere medarbeidere enn årsverk.
Hvor mange HR-nøkkeltall bør økonomi følge?
Det finnes ikke ett riktig antall. Start med de fem til ti nøkkeltallene som støtter konkrete beslutninger om bemanning, kostnader og prognoser. Legg til flere først når de har et tydelig formål.
Bør HR-systemet være kilden til alle HR-nøkkeltall?
Nei. HR-systemet kan være grunnlag for sentrale medarbeider- og organisasjonsdata, mens lønns- og økonomisystemene har ansvar for andre data. Det viktigste er tydelige definisjoner og en klar forståelse av hvor dataene kommer fra.
Gode nøkkeltall starter med gode spørsmål
Målet er ikke å gi økonomiavdelingen flere rapporter.
Målet er å gi bedre svar på spørsmål som:
Hvor mange er vi? Hva koster bemanningen? Hvorfor avviker vi fra planen? Og hvordan forventer vi at situasjonen utvikler seg?
Start derfor med beslutningene økonomi og ledelsen trenger å ta. Velg deretter et begrenset sett med HR-nøkkeltall, bli enige om definisjonene og sørg for at datagrunnlaget er godt nok.
Da kan HR-data bli en mer nyttig del av virksomhetens økonomiske styring.
