Årliga medarbetarundersökningar med 45 frågor och återkoppling flera månader senare – så såg verkligheten tidigare ut på Spendrups. I dag arbetar man med kvartalsvisa pulsmätningar och har gjort den transparenta dialogen till en naturlig del i både vardagen och den övergripande företagsstrategin.
När Spendrups tidigare genomförde medarbetarundersökningar skedde det en gång om året. Det var en omfattande enkät med 45 frågor som skickades ut till alla medarbetare via mejl. För många i produktionen innebar det att man behövde lämna sin arbetsstation och logga in vid en gemensam dator för att kunna delta.
Resultaten sammanställdes, presenterades i ledningsgruppen och fördes sedan stegvis ner i organisationen. Det kunde ibland gå flera månader från att undersökningen gjordes till att dialogen kring resultaten landade hos teamen.
”Det blev aldrig ett här-och-nu-resultat. När återkopplingen väl kom hade mycket av känslan man hade när man svarade hunnit svalna. Diskussionerna kunde i stället fastna i hur man hade tolkat en viss fråga eller om man ens upplevde situationen på samma sätt längre”, säger Linda Mägi, HR-chef på Spendrups.
Samtidigt är Spendrups en organisation med över 1 000 medarbetare, spridda över produktion i Grängesberg och Hällefors, huvudkontor i Stockholm och säljare över hela landet. Under högsäsongen från maj till augusti ökar personalstyrkan med omkring 150 personer. Behovet av ett mer flexibelt och relevant sätt att göra medarbetarundersökningar på blev allt tydligare.
Pulsmätningar var något man hade pratat om i organisationen tidigare, så skiftet till CatalystOne Engage kändes väldigt naturligt. Det var heller inga tekniska utmaningar att synka verktyget till det separata HCM-systemet SDWorks – integrationen har fungerat väldigt bra.
I stället för en årlig kraftsamling arbetar man nu alltså med fyra kortare pulsmätningar per år. Undersökningen ligger öppen i en vecka för att kunna fånga upp all personal på alla skift.
”Det som är så bra är att vi har ett färskt resultat som vi pratar om flera gånger per år. Då kan vi följa trenden hela tiden, i små steg”, säger Linda.
En viktig förändring i arbetet med pulsmätningar handlar om ägarskapet, menar Linda. Resultatet ses inte som en betygsättning eller bedömning av chefen, utan som teamets gemensamma bild av arbetssituationen. Detta har gjort samtalen mindre dramatiska och mer lösningsorienterade. I stället för att rikta kritik mot en person flyttas fokus till hur man tillsammans kan förbättra arbetssätt, informationsflöde eller prioriteringar. Det gör också att alla medarbetare känner sig engagerade på ett helt annat sätt.
Införandet av pulsmätningar krävde dock ett omtag kring förväntningar. CatalystOne Engage som verktyg upplevdes som enkelt, men cheferna behövde stöd i hur man skulle jobba med återkopplingen och hur dialogen i teamen skulle föras. Från att tidigare ha haft en längre workshop skulle man gå till kortare, mer fokuserade samtal där teamen tillsammans prioriterar några få områden att arbeta med till nästa mätning.
Både chefsforum och utbildningsinsatser för chefer blev därför centrala. I dessa sammanhang har ledarna fått hålla konstruktiva samtal om resultaten, prioritera rätt åtgärder och följa upp över tid. Forumet har också fungerat som en plats för att utbyta erfarenheter, få inspiration och best practice av andra chefer som själva har stått inför utmaningar. Det har skapat samsyn kring hur resultaten ska hanteras och byggt trygghet i det nya arbetssättet.
I restaurangdivisionen på cirka 140 medarbetare arbetar Peter Edwall, försäljningsdirektör på Spendrups.
(Peter Edwall, Försäljningsdirektör på Spendrups)
Där går man efter varje pulsmätning igenom resultatet på ett gemensamt stormöte för hela divisionen. Därefter bryts resultaten ner i respektive team. Att prata öppet om resultaten har varit en självklarhet.
”100 procent. Varför göra mätningar och låsa in resultatet? Sedan pulsmätningarna infördes har dialogen blivit tätare och mer naturlig. Medarbetare är en av de viktigaste delarna i vår strategi, så vill man vara med och påverka så bör man delta”, säger Peter.
Skiftet till pulsmättningar har också gett tydliga kvitton på framgång i form av hög svarsfrekvens. I hela organisationen ligger svarsfrekvensen på 81 procent – i Peters enskilda enhet på hela 99 procent.
”Hur ska du veta vad du kan bli bättre på om du inte vet hur medarbetarna mår? Jag är övertygad om att alla medarbetare vill vara med och påverka, och det ser vi i svarsfrekvensen. När vi bryter ner det i teamen så får vi ett högt engagemang i diskussionerna runt våra kommentarer och resultat”, säger Peter.
I dag är medarbetarfeedback en integrerad del av Spendrups förbättringsarbete. Ett av bolagets fem affärsmål är att vara en attraktiv arbetsplats, och engagemang ses som en självklar ledningsfråga. Man har skapat en struktur för ständiga förbättringar – och en kultur där dialogen inte sparas till en gång om året, utan hålls levande över tid.
”Det jag är mest stolt över i arbetet med pulsmätningar är att det är ett så konkret verktyg i vårt arbete med att jobba med ständiga förbättringar. Mätningarna leder till jättebra diskussioner i teamen som sedan får hela organisationen att växa”, avslutar Linda.
Spendrups är en organisation med över 1 000 medarbetare, spridda över produktion i Grängesberg och Hällefors, huvudkontor i Stockholm och säljare över hela landet. Under högsäsongen från maj till augusti ökar personalstyrkan med omkring 150 personer. Behovet av ett mer flexibelt och relevant sätt att göra medarbetarundersökningar på blev allt tydligare.
Med en svarsfrekvens på 81 procent i hela organisationen – och hela 99 procent i Peters enhet – har Spendrups lyckats skapa ett engagemang som få arbetsgivare når upp till. Här är några viktiga framgångsfaktorer bakom de starka siffrorna:
Gör som hundratals andra nordiska organisationer som redan hanterar sin HR med CatalystOnes HR-system.
“Vi har aldrig haft så högt deltagande i våra medarbetarundersökningar, och vi får in mängder av värdefulla kommentarer från våra medarbetare. Det ger oss helt nya möjligheter att arbeta målinriktat med både arbetsmiljö och engagemang”
– Inger-Elisabeth Følling, Senior HR-konsult, Coop Norge SA
