Årlige medarbeiderundersøkelser med 45 spørsmål og tilbakemeldinger flere måneder senere: sånn så virkeligheten tidligere ut hos Spendrups. I dag arbeider selskapet med kvartalsvise pulsmålinger og har gjort den transparente dialogen til en naturlig del av både hverdagen og den overordnede virksomhetsstrategien.
Tidligere gjennomførte Spendrups medarbeiderundersøkelser én gang i året. Det var en omfattende undersøkelse med 45 spørsmål som ble sendt ut til alle medarbeidere via e-post. For mange i produksjonen innebar dette at de måtte forlate arbeidsstasjonen sin og logge inn på en felles datamaskin for å kunne delta.
Resultatene ble samlet, presentert i ledergruppen og deretter gradvis formidlet videre ut i organisasjonen. I enkelte tilfeller kunne det gå flere måneder fra undersøkelsen ble gjennomført til dialogen rundt resultatene nådde teamene.
”Det ble aldri et her-og-nå-resultat. Når tilbakemeldingene først kom, hadde mye av følelsen man hadde da man svarte blitt glemt. Diskusjonene kunne i stedet handle om hvordan et bestemt spørsmål hadde blitt tolket, eller om man i det hele tatt opplevde situasjonen på samme måte lenger”, sier Linda Mägi, HR-sjef i Spendrups.
Samtidig er Spendrups en organisasjon med over 1 000 medarbeidere fordelt på produksjon i Grängesberg og Hällefors, hovedkontor i Stockholm og selgere over hele Sverige. I høysesongen fra mai til august øker arbeidsstyrken med rundt 150 personer. Behovet for en mer fleksibel og relevant måte å gjennomføre medarbeiderundersøkelser på ble stadig tydeligere.
Pulsmålinger var noe man hadde diskutert en stund i organisasjonen, så overgangen til CatalystOne Engage føltes svært naturlig. Det var heller ingen tekniske utfordringer med å synkronisere verktøyet med det separate HCM-systemet SDWorks, og integrasjonen har fungert veldig godt.
I stedet for én stor årlig innsats jobber man nå med fire kortere pulsmålinger per år. Undersøkelsen holdes åpen i en uke for å sikre at ansatte på alle skift får mulighet til å delta.
”Det som er så bra, er at vi har ferske resultater som vi snakker om flere ganger i året. Da kan vi følge utviklingen hele tiden, i små steg”, sier Linda.
”En viktig endring i arbeidet med pulsmålinger handler om eierskap”, mener Linda. Resultatet ses ikke som en vurdering eller karaktersetting av lederen, men som teamets felles bilde av arbeidssituasjonen. Dette har gjort samtalene mindre dramatiske og mer løsningsorienterte. I stedet for å rette kritikk mot én person flyttes fokuset til hvordan man sammen kan forbedre arbeidsmetoder, informasjonsflyt eller prioriteringer. Det gjør også at alle medarbeidere føler seg engasjerte på en helt annen måte.
Innføringen av pulsmålinger krevde imidlertid en ny tilnærming til forventninger. CatalystOne Engage ble oppfattet som et enkelt verktøy å bruke, men lederne trengte støtte til hvordan de skulle jobbe med tilbakemeldinger og hvordan dialogen i teamene skulle gjennomføres. Fra lengre workshops gikk man over til kortere og mer fokuserte samtaler, hvor teamene sammen prioriterer noen få områder å arbeide med frem til neste måling.
Både lederforum og opplæringstiltak for ledere ble derfor sentrale. Her fikk lederne lære hvordan de kunne gjennomføre konstruktive samtaler om resultatene, prioritere riktige tiltak og følge opp over tid. Forumet fungerte også som en arena for å utveksle erfaringer, hente inspirasjon og dele beste praksis med andre ledere som hadde stått overfor lignende utfordringer. Dette skapte en felles forståelse for hvordan resultatene skulle håndteres og bygget trygghet rundt den nye arbeidsmåten.
(Peter Edwall, Salgsdirektør i Spendrups)
I restaurantdivisjonen med rundt 140 medarbeidere arbeider Peter Edwall, salgsdirektør i Spendrups. Etter hver pulsmåling går divisjonen gjennom resultatene i et felles allmøte før de brytes ned i de enkelte teamene. Å snakke åpent om resultatene har vært en selvfølge.
”Helt klart. Hvorfor gjøre målinger hvis resultatene ikke brukes? Siden pulsmålingene ble innført har dialogen blitt tettere og mer naturlig. Medarbeidere er en av de viktigste delene av strategien vår, så hvis man ønsker å påvirke, bør man delta”, sier Peter.
Overgangen til pulsmålinger har også gitt tydelige bevis på suksess i form av høy svarprosent. I hele organisasjonen ligger svarprosenten på 81 prosent, og i Peters enhet på hele 99 prosent.
”Hvordan kan du vite hva du kan bli bedre på hvis du ikke vet hvordan medarbeiderne har det? Jeg er overbevist om at alle medarbeidere ønsker å påvirke, og det ser vi i svarprosenten. Når vi bryter resultatene ned i teamene får vi et høyt engasjement i diskusjonene rundt kommentarer og resultater”, sier Peter.
I dag er medarbeiderfeedback en integrert del av Spendrups forbedringsarbeid. Ett av selskapets fem forretningsmål er å være en attraktiv arbeidsplass, og engasjement ses som en naturlig ledelsesoppgave. Man har skapt en struktur for kontinuerlige forbedringer, og en kultur der dialogen ikke spares til én gang i året, men holdes levende over tid.
”Det jeg er mest stolt av med arbeidet rundt pulsmålinger er at det er et så konkret verktøy i arbeidet vårt med kontinuerlige forbedringer. Målingene fører til veldig gode diskusjoner i teamene som igjen får hele organisasjonen til å vokse”, avslutter Linda.
Spendrups er en organisasjon med over 1 000 medarbeidere fordelt på produksjonsanlegg i Grängesberg og Hällefors, hovedkontor i Stockholm og salgsmedarbeidere over hele Sverige. I høysesongen fra mai til august øker arbeidsstyrken med rundt 150 personer. Behovet for en mer fleksibel og relevant måte å gjennomføre medarbeiderundersøkelser på ble stadig tydeligere.
Med en svarprosent på 81 prosent i hele organisasjonen, og hele 99 prosent i Peters enhet, har Spendrups skapt et engasjement få arbeidsgivere oppnår. Her er noen av de viktigste suksessfaktorene bak de sterke resultatene:
Bli en del av hundrevis av andre nordiske organisasjoner som allerede håndterer HR med CatalystOnes HR-system.
“Vi har aldri hatt så høy deltakelse i medarbeiderundersøkelsene våre som nå, og vi får mange verdifulle kommentarer fra medarbeiderne våre. Dette gir oss en helt ny mulighet til å jobbe målrettet med både arbeidsmiljø og engasjement”
– Inger-Elisabeth Følling, Senior HR-konsulent, Coop Norge SA
