Engagemang i en komplex organisation
– SJ Stockholmståg visar vägen

Hur leder och engagerar man medarbetare i en verksamhet som står inför en intensiv omställningsperiod?
När SJ Stockholmståg under våren 2024 med kort varsel tog över pendeltågstrafiken i Stockholms län var målsättningen tydlig: resenärerna skulle inte märka av operatörsbytet. Trafiken skulle fortsätta fungera genom att man arbetade vidare utifrån befintliga arbetssätt, ”as is”.

Trots den korta förberedelsetiden på fyra månader, jämfört med den normala tidsramen på omkring ett år, gick uppstarten över förväntan. På kort tid levererade verksamheten en mer tillförlitlig trafik och skapade stabilitet i en komplex organisation med cirka 2 000 medarbetare, olika arbetsmiljöer och höga förväntningar från både personal och resenärer.

En avgörande framgångsfaktor var att vinna medarbetarnas förtroende för uppdraget och skapa en arbetsplats där alla vill gå till jobbet. Pulsmätningar blev då, och är fortfarande, ett centralt verktyg för att fånga upp läget i organisationen och utveckla verksamheten i det nya bolaget. Det var också ett verktyg som redan fanns inom moderbolaget SJ.

En som haft en central roll i processen är Sanna Schönwell, HR-chef på SJ Stockholmståg, som klev in i organisationen i samband med övertagandet.

(Sanna Schönwell, HR-chef på SJ Stockholmståg)

“Den största utmaningen var de höga förväntningarna och de splittrade verksamheterna som snabbt skulle byggas ihop. Vi behövde skapa trygghet, visa att vi lyssnar och säkerställa schysst ledarskap i vardagen. Det var också viktigt att tidigt etablera ett sätt att mäta och följa engagemang över tid, där kom pulsmätningarna in”, säger Sanna.

HR-avdelningens och ledningsgruppens stora fokus blev snabbt stabila processer, tydlig kommunikation och konkret kulturbyggande genom vardagliga beteenden – snarare än att börja jobba med typiska värdeord. Målet var att medarbetarna tidigt skulle känna sig sedda, hörda och inkluderade i den nya organisationen.

Pulsmätningar för att synliggöra organisationens mående

Redan vid övertagandet introducerades pulsmätningar för att man snabbt skulle sätta sig in i medarbetarnas upplevelser och behov.

“Pulsmätningarna har varit ett viktigt verktyg, där vi kunnat skapa strukturer där medarbetarnas röst får komma fram”, säger Sanna.

Mätningarna sker fyra gånger per år och kombinerar frågor om ledarskap, arbetsmiljö och samarbete med tematiska frågor kring aktuella utmaningar. Resultaten bryts ner på gruppnivå, vilket gör det möjligt för chefer och medarbetare att tillsammans identifiera fokusområden. På bolagsnivå används trenderna i resultaten som underlag för strategiska beslut och prioriteringar.

Vikten av att nå alla medarbetare

En central fråga har varit att alla medarbetare ska kunna delta i mätningarna – även om man inte har tillgång till en dator.

“Det är avgörande för oss. Att medarbetarna kan svara via telefon, och att vi tydligt kommunicerar varför vi mäter och hur lite tid det tar, gör att det blir enkelt att delta oavsett roll”, säger Sanna.

Återkoppling är nyckeln till att bibehålla en hög svarsfrekvens. När medarbetarna ser att pulsmätningarna leder till efterföljande dialog och konkreta åtgärder, ökar både engagemang och förtroende. Chefer får utbildning i hur resultaten ska följas upp och diskuteras vidare i sina team, vilket stärker tilliten och delaktigheten.

Något som Sanna också tror är en viktig faktor till hög svarsfrekvens är hur de jobbar med internkommunikationen inför varje pulsmätning. Hon beskriver det som en större kampanj där de går ut med information på intranätet, på mejl och i sin podcast (Pendelpodden) – allt för att skapa så stort engagemang som möjligt.

Positiva siffror från första mätningen

Den första pulsmätningen gav SJ Stockholmståg en tydlig baslinje och överraskade positivt.

“Resultatet var faktiskt bättre än vi hade vågat hoppas på, med tanke på alla förändringar. Det fanns en stark yrkesstolthet och vilja att bidra till det nya bolaget”, säger Sanna.

Sedan dess används pulsmätningarna för att följa trender över tid, identifiera förbättringsområden och koppla konkreta åtgärder till HR-löftet om ett professionellt och schysst ledarskap i vardagen. Transparensen i resultaten, där medarbetare kan se sitt teams upplevelser, skapar både ansvarstagande och engagemang hos varje enskild medarbetare.

SJ Stockholmståg arbetar nu för att ytterligare integrera pulsmätningarna i arbetsmiljöarbete och ledarutveckling. Målet är att datan ska bli en naturlig del av hur bolaget leds – samtidigt som fokus på närvaro, tydlighet och konsekvent agerande fortsätter att bygga förtroende.

“Vi mäter regelbundet, återkopplar alltid och kopplar resultat till konkreta aktiviteter. Det får inte bli en skrivbordsprodukt”, säger Sanna.

Fördjupning och kulturbyggande

Förutom pulsmätningar arbetar HR med temamätningar kring arbetsmiljö, samarbete och förutsättningar att göra ett bra jobb. Ledarna använder resultaten för att initiera dialog, planera insatser och följa upp förändringar över tid.

Genom tydlig kommunikation, närvaro och konkreta åtgärder har organisationen kunnat gå från initial omställning till en långsiktig utvecklingsresa. Sanna beskriver det som en ”stjärnfamilj” där alla kommer från olika delar – tidigare operatör, moderbolaget SJ och nya medarbetare – och tillsammans bygger bolaget framåt.

”För oss handlar det ytterst om att varje medarbetare ska känna att deras röst spelar roll. När vi lyssnar – och visar att vi agerar – bygger vi både förtroende och framtid tillsammans”, avslutar Sanna.