Engagement i en kompleks organisation – SJ Stockholmståg viser vejen

Hvordan leder og engagerer man medarbejdere i en organisation, der står over for en intensiv omstillingsperiode?

Da SJ Stockholmståg i foråret 2024 med kort varsel overtog pendeltogstrafikken i Stockholms län, var målsætningen tydelig: Passagererne skulle ikke mærke operatørskiftet. Trafikken skulle fortsætte med at fungere, mens organisationen arbejdede videre ud fra de eksisterende arbejdsgange.

På trods af en kort forberedelsestid på fire måneder, hvor den normale tidsramme er omkring ét år, gik opstarten over al forventning. På kort tid leverede organisationen en mere pålidelig trafik og skabte stabilitet i en kompleks organisation med cirka 2.000 medarbejdere, forskellige arbejdsmiljøer og høje forventninger fra både medarbejdere og passagerer.

En afgørende succesfaktor var at vinde medarbejdernes tillid til opgaven og skabe en arbejdsplads, hvor alle har lyst til at gå på arbejde. Pulsmålinger blev dengang, og er stadig i dag, et centralt værktøj til at få indsigt i organisationens trivsel og udvikle virksomheden i det nye selskab. Det var også et værktøj, som allerede fandtes i moderselskabet SJ.

En person, der har haft en central rolle i processen, er Sanna Schönwell, HR-chef hos SJ Stockholmståg, som trådte ind i organisationen i forbindelse med overtagelsen.

(Sanna Schönwell, HR-chef hos SJ Stockholmståg)

“Den største udfordring var de høje forventninger og de opsplittede organisationer, som hurtigt skulle samles. Vi havde brug for at skabe tryghed, vise at vi lytter, og sikre ordentlig ledelse i hverdagen. Det var også vigtigt tidligt at etablere en måde at måle og følge engagement over tid på. Her kom pulsmålingerne ind i billedet”, siger Sanna.

HR-afdelingens og ledelsesgruppens store fokus blev hurtigt stabile processer, tydelig kommunikation og konkret kulturarbejde gennem daglige handlinger – frem for at begynde at arbejde med typiske værdibegreber. Målet var, at medarbejderne tidligt skulle føle sig set, hørt og inkluderet i den nye organisation.

Pulsmålinger for at synliggøre organisationens trivsel

Allerede ved overtagelsen blev pulsmålinger introduceret for hurtigt at få indsigt i medarbejdernes oplevelser og behov.

“Pulsmålingerne har været et vigtigt værktøj, hvor vi har kunnet skabe strukturer, der gør medarbejdernes stemme bliver hørt”, siger Sanna.

Målingerne gennemføres fire gange om året og kombinerer spørgsmål om ledelse, arbejdsmiljø og samarbejde med tematiske spørgsmål om aktuelle udfordringer. Resultaterne vises på gruppeniveau, hvilket gør det muligt for ledere og medarbejdere sammen at identificere fokusområder. På virksomhedsniveau bruges tendenserne i resultaterne som grundlag for strategiske beslutninger og prioriteringer.

Vigtigheden af at nå alle medarbejdere

Et centralt behov har været, at alle medarbejdere skal kunne deltage i målingerne også hvis de ikke har adgang til en computer.

“Det er afgørende for os. At medarbejderne kan svare via telefon, og at vi tydeligt kommunikerer, hvorfor vi måler, og hvor lidt tid det tager, gør det nemt at deltage uanset rolle”, siger Sanna.

Opfølgning er nøglen til at opretholde en høj svarprocent. Når medarbejderne ser, at pulsmålingerne fører til efterfølgende dialog og konkrete tiltag, styrkes både engagement og tillid. Lederne får træning i, hvordan resultaterne skal følges op og drøftes videre i deres teams, hvilket styrker tilliden og involveringen.

Noget, som Sanna også mener er en vigtig faktor bag den høje svarprocent, er måden, de arbejder med intern kommunikation på før hver pulsmåling. Hun beskriver det som en større kampagne, hvor de deler information på intranettet, via mail og i deres podcast (Pendelpodden), alt sammen for at skabe så stort engagement som muligt.

Positive resultater fra den første måling

Den første pulsmåling gav SJ Stockholmståg en tydelig baseline og overraskede positivt.

“Resultatet var faktisk bedre, end vi havde turdet håbe på med tanke på alle forandringerne. Der var en stærk faglig stolthed og vilje til at bidrage til det nye selskab”, siger Sanna.

Siden da er pulsmålingerne blevet brugt til at følge udviklingen over tid, identificere forbedringsområder og koble konkrete tiltag til HR-løftet om professionel og ordentlig ledelse i hverdagen. Åbenheden omkring resultaterne, hvor medarbejderne kan se deres teams oplevelser, skaber både ansvarsfølelse og engagement hos den enkelte medarbejder.

SJ Stockholmståg arbejder nu på at integrere pulsmålingerne endnu mere i arbejdsmiljøarbejdet og lederudviklingen. Målet er, at data skal blive en naturlig del af måden, virksomheden ledes på, samtidig med at nærvær, tydelighed og konsekvent handling fortsat bygger tillid.

“Vi måler regelmæssigt, følger altid op og kobler resultaterne til konkrete aktiviteter. Det må ikke blive et skrivebordsprodukt”, siger Sanna.

Fordybelse og kulturarbejde

Ud over pulsmålinger arbejder HR med temamålinger om arbejdsmiljø, samarbejde og forudsætningerne for at gøre et godt stykke arbejde. Lederne bruger resultaterne til at starte dialog, planlægge indsatser og følge op på forandringer over tid.

Gennem tydelig kommunikation, nærvær og konkrete tiltag har organisationen kunnet gå fra en indledende omstilling til en langsigtet udviklingsrejse. Sanna beskriver det som en stjernefamilie, hvor alle kommer fra forskellige steder: den tidligere operatør, moderselskabet SJ og nye medarbejdere. Sammen bygger de virksomheden videre.

“For os handler det i sidste ende om, at hver medarbejder skal føle, at deres stemme betyder noget. Når vi lytter og viser, at vi handler, bygger vi både tillid og fremtid sammen,” afslutter Sanna.