Xledger Offentlig - Samarbeid om digitalisering i kommunene

Samarbeid om en helt ny, og fremtidsrettet ende-til-ende ERP-plattform for kommuner, fylkeskommuner og offentlige virksomheter.

illu-xledger-mac

En enklere arbeidshverdag og mer effektive kommuner

Se for deg at du starter arbeidsdagen med å åpne en portal som gjør at du i løpet av sekunder får oversikt over hva som må gjøres og hvordan du skal prioritere. Her presenteres du for et dashboard som er tilpasset akkurat deg, og din rolle. Du har oversikt over viktige arbeidsoppgaver og frister, om noe er forfalt, status i dine viktige prosesser og hjelper deg å gjennomføre oppgaver som haster. Du kaster ikke bort tid på å logge deg inn i flere systemer for å få oversikt, og du kan enkelt klikke deg rett inn dit du trenger for å utføre oppgaver som godkjenning av fravær, budsjettering eller fakturagodkjenning, via selvforklarende snarveisikoner.

Forestill deg at du har tilgjengelighet til dette, når som helst, hvor som helst. Systemet er så oversiktlig og selvforklarende at det er enkelt å holde oversikt over organisasjonen, finne kollegaer i organisasjonskartet eller oppdatere din egen personlige ansattinformasjon. Du vet at når du endrer eller registrerer data, vil denne være oppdatert i alle systemer som benytter seg av den samme informasjonen. Du gjør det en gang, ett sted.

Sammen med Xledger Offentlig og samarbeidspartnerne er hensikten å kunne virkeliggjøre dette for kommunene, slik at deres prosesser blir mer effektivt gjennomført med høyere kvalitet.

En helt ny, og fremtidsrettet ERP-plattform for kommuner, fylkeskommuner og offentlige virksomheter.

Xledger Offentlig står i spissen som hovedleverandør med ansvar for totaliteten i leveransen. Xledger Offentlig og CatalystOne har inngått et strategisk samarbeid og, sammen med flere samarbeidspartnere, leverer de en ren skybasert ERP-plattform (Enterprise Resource Planning-plattform) til norske kommuner og fylkeskommuner, og til det offentlige markedet. CatalystOne leverer i denne helhetlige løsningen en komplett Human Capital Management plattform (HCM) - et HR-system og medarbeiderportal som digitaliserer og automatiserer kommunenes HR- og ledelsesprosesser.

ERP-plattformen er en ren skybasert plattform som sikrer moderne teknologiske løsninger og høyt nivå av sikkerhet i en kostnadseffektiv modell. Løsningen representerer en digital transformasjon og automatiserer en rekke tidligere manuelle og tidkrevende prosesser og oppgaver.

Gjennom digitalisering og automatisering og med en unik integrasjonsplattform, syr vi sammen prosessene og systemmodulene; økonomi- og lønnsmodul, budsjettmodul, rapportering- og styringsmodul, Medarbeiderportalen og HR (HR-modul basert på CatalystOne), rekrutteringsmodul og innkjøpsmodul. Aktørene i samarbeidet driver stadig innovasjon og utvikling for å sikre at brukerne vil ha den beste brukeropplevelsen og at de har nødvendig funksjonalitet og systemstøtte for sine prosesser og arbeidsoppgaver. Hvis noe gir mening og skaper verdi for kunden vil vi være opptatt av å kunne tilby det.

co-Security

 

illu-cv-general-1

Moduler og Systemleverandører

Vår skybaserte ERP-plattform består av flere ulike systemer, eller moduler, satt sammen til en enhetlig «best of breed.» ERP-plattformen er allerede i bruk i flere norske kommuner, og fylkeskommuner. Systemene er håndplukket for å kunne bidra til maksimal effektivisering. Dette gir en totalitet av funksjonalitet knyttet til ERP-området som få andre kan levere i dag. Løsningen driftes i sin helhet av Xledger Offentlig og samarbeidspartnere. Dere har èn leverandør å forholde dere til. Det kreves ingen lokal installasjon eller systemvedlikehold da dette håndteres i skyløsningen.

Løsningen gir tilgang til alle sentrale verktøy fra ett sted – Medarbeiderportalen - mens spesialistene på hvert fagfelt vil ha tilgang til dypere funksjonalitet i modulene. Figuren under viser hvordan moduler og systemleverandører er knyttet sammen i en helhetlig løsning.


Medarbeiderportalen-logo

Alle brukere kan starte ett sted; i Medarbeiderportalen. Her får du tilgang til sentrale verktøy og systemer som er tett integrert i en helhetlig løsning. Medarbeiderportalen er tilpasset hver enkelt bruker og rolle og gir tilganger og informasjon som er relevant for brukeren. Fra portalen kan brukerne enkelt navigere til ulike deler av suiten, som budsjettering eller fakturagodkjenning.

Du vil få nye oppgaver og varslinger gjennom e-post, og ledes videre enten til Medarbeiderportalen eller rett inn i den aktuelle prosessen. Her gis det status oppdateringer for nye og pågående oppgaver, og det er lett å se oppgaver som har forfalt. Det er i Medarbeiderportalen at man vedlikeholder egne opplysninger (masterdata), registrerer og søker om fravær, kan studere egen lønnslipp og utfører .

Portalen gir ledere full oversikt over både seg selv og sine ansatte. Ansatte og ledere blir trukket aktivt inn i kommunens oppfølgingsprosesser, som for eksempel ulike medarbeidersamtaler, kompetanseutvikling, fraværsoppfølging mv. Dette vil gi brukerne en så god og effektiv arbeidshverdag som mulig, og bidra til at menneskelige feil elimineres og manuelle prosesser automatiseres slik at man kan bruke ressursene på mer verdiskapning.

 

illu-foundation-1

 

En HCM-plattform som dekker alle dine behov

Som standard i ERP-løsningen omfatter HR-systemet følgende moduler fra CatelystOne:

Fordeler for brukergrupper

Klikk på en brukergruppe for å lese mer om fordeler Medarbeiderportalen gir.

En moderne løsning for en fremtidsrettet kommune

Kommunene får stadig høyere krav fra innbyggere og ansatte til høy kvalitet på tjenester, effektivitet og sikkerhet. Derfor jobber vi med å levere den mest moderne og helhetlige ERP-løsningen til norske kommuner.

For å holde følge med samfunnsutviklingen må kommunene ha løsninger som håndterer endringer raskt, samtidig som lovmessige krav ivaretas. Ansatte i kommunen arbeider stadig mer fleksibelt og blir mer mobile. De krever at systemene kommunens medarbeidere benytter i sin arbeidshverdag innehar funksjonalitet som er nødvendig for å gjøre jobben effektivt. Med integrerte skyløsninger som gir økt grad av digitalisering og automatisering og standardiserte prosesser kan man oppnå økt effektivitet og kvalitet som vil kunne gjenspeile seg helt ut til innbyggerne. Sikkerhet og samsvar med lover og regler er en selvfølge i en moderne løsning som drifte med en sikker IT-infrastruktur og arkitektur som muliggjør god samhandling og deling av data på tvers av systemer og funksjoner.

En skybasert plattform er alltid tilgjengelig, uansett hvor du er. Det er Xledger Offentlig, som strategisk partner, som drifter hele løsningen. Dermed blir driften forbausende enkel for dere. Plattformbegrepet er ikke bare av teknologisk karakter, men representerer også et faglig og kulturelt fellesskap, som forener brukerne. Alle er innlogget på samme versjon, og forholder seg til plattformens rammebetingelser og standardiserte natur.

Medarbeiderportalen er et unikt lederstøtteverktøy som gir ledere struktur og oversikt over det som angår deres oppgaver som leder for sine medarbeidere, så vel som oppgaver og prosesser som gjelder deres eget medarbeiderskap. Her vil ledere kunne se informasjon om sine medarbeidere og organisasjon, slik som samtaler som pågår, personlig informasjon for sine medarbeidere, deres fravær, kurs de følger, kompetanser de har og kompetanser de må videreutvikle (eller sertifiseringer som må ajourføres), mål som er avtalt, oppgaver som har forfalt osv.

Fordeler

  • Moderne og sikker infrastruktur og arkitektur
  • Brukervennlig og intuitivt brukergrensesnitt som krever lite oppæring
  • Rollebasert tilgangskontroll og mobilitet som gjør det mulig å jobbe hvor som helst, når som helst.
  • Økt grad av digitalisering og automatisering som blant annet bedrer kvaliteten på masterdata, reduserer og fjerner manuelle tidkrevende prosesser og øker effektiviteten og kvaliteten på arbeidet
  • Samhandling og datadeling på tvers av systemer og funksjoner hvor endringer skjer på ett sted

En moderne kommuneansatts forventninger møtes

En moderne kommuneansatt er i dag vant til å jobbe med intuitiv forbrukerteknologi som ikke krever opplæring og selvbetjeningsløsinger der man utfører oppgaver i nettbanker, nettbutikker, NAV etc på egenhånd. Dagens kommuneansatte forventer det samme av systemene de møter på arbeidsplassen slik at det er enkelt å ta i bruk for å gjøre sine gjøremål som å forberede medarbeideramtalen registrere ferie, sykedager, reiseregninger eller oppdatere egne ansattdata. Derfor er intuitive brukergrensesnitt en viktig faktor sammen med selvbetjeningsløsninger. Videre er arbeidsmønsteret endret, og medarbeidere ønsker å kunne jobbe mer fleksibelt. Samtidig er forventningene til kvalitet på tjenester, som for ekempel lønnskjøring, at de skal skje feilfritt og i tide.

Fordeler

  • Intuitivt brukergrensesnitt
  • Digitalisering og automatisering
  • Tilgjengelighet og mobilitet
  • Selvbetjening
  • Kvalitet på tjenestene - Sikker på at lønn, ferie etc gjøres riktig
  • Varsling på e-post
  • Innebygde rapporter
  • Eget dashboard "hjem side" i hver modul som gir spesialisert oversikt tilknyttet det respektive fagområde.
  •  

Bidrar til effektivitet og kvalitet for Økonomi og regnskap

Ledere og spesialister er opptatt av at de har et korrekt underlag til å utføre sine oppgaver så effektivt som mulig. I tillegg er de særdeles opptatt av økonomiske data i sanntid, for å kunne styre sine virksomheter, gjøre økonomiske analyser og rapportere effektivt. Derfor sørger vi for at løsningen har den funksjonaliteten de trenger for å støtte deres prosesser fra planlegging til rapportering. Datagrunnlaget oppdateres kun ett sted og kan deles på tvers av systemer slik at dere kan være sikre på at korrekt data benyttes som underlag. Digitalisering og automatisering vil bidra til at manuelle prosesser og oppgaver minimeres slik at lederne, økonomi- og regnskapsmedarbeiderne kan fokusere på avvikshåndtering og kvalitetssikring. Rollebasert tilgang og funksjonalitet vil bidra til mindre forespørsler om tallgrunnlag og rapporter, samt at endringer speiles videre i løsningens systemer ved for eksempel endring i organisasjonsstrukturer. Brukere vil kunne nå systemet når som helst, hvor som helst slik at de kan godkjenne fakturaer, fakturere, regulere budsjett etv. I en prosess hvor en bytter ERP-system er det ekstra viktig med god endringshåndtering og timing slik at økonomi sine viktige prosesser ikke forstyrres, og at overgangen blir så lett og positiv som mulig

Fordeler

  • All funksjonalitet som kreves for å støtte deres prosesser
  • Samhandling og deling av data
  • Rollebasert tilgang og oppsett/funksjonalitet
  • Økonomiske data i sanntid, enkle rapporter og dataeksport
  • Endring ett sted – Datakvalitet
  • Tilgjengelighet og mobilitet
  • Økt digitalisering og automatisering med arbeidsflyter
  • Sporbarhet og endringslogg
  • Enkelt å bruke
  • Varsling på e-post
  • Automatisering
  • Innebygde rapporter
  • Eget dashboard "hjem side" i hver modul som gir spesialisert oversikt tilknyttet det respektive fagområde.

 

Dekker lønns systembehov for korrekt lønnskjøring

For lønn er det kritisk å få korrekte underlagsdata. Feil i lønn skaper unødvendig frustrasjon hos lønnsmottager og lønnsavdelingen får ekstraarbeid med å undersøke feil i lønn og underlag og rette opp feilen. Det er typisk for lønn at de har flere manuelle mellomsteg for å registrere data over fra ett system til et annet, og det kan være tidkrevende å kvalitetssikre data registrert i flere systemer. Vi vil sørge for at lønn opplever at datakvaliteten er høy fordi data registreres kun ett sted, og deles videre til andre systemer som er avhengig av den samme dataen automatisk. Økt grad av digitalisering og automatisering av lønnsprosessen sikrer mindre feil og mer effektiv lønnskjøring.

Fordeler

  • God Datakvalitet
  • Datadeling – Registrere endringer ett sted
  • Tilgjengelighet og mobilitet
  • Økt digitalisering og automatisering
  • Arbeidsflyter
  • Enkelt å bruke
  • Varsling på e-post
  • Automatisering
  • Innebygde rapporter
  • Eget dashboard "hjem side" i hver modul som gir spesialisert oversikt tilknyttet det respektive fagområde

Sikrer støtte for strategisk HR i kommunene

HR-funksjonen i kommunene har behov for systemer som hjelper dem å støtte det strategiske arbeidet til ledelsen med beslutningsdata og styringsinformasjon. Vi vil bidra til at kommunenes HR-system skal støtte prosessene i årshjulet og gjøre det enkelt å følge opp ansatte med tanke på arbeidsforhold, lønn, permisjoner etc. helt fra en medarbeider ansettes, til arbeidsforholdet avsluttes.

Lederne vil ha enkel tilgang til ansattdata relatert til deres rolle og medarbeiderne kan vedlikeholde egne data, og systemet vil være i samsvar med personvernhensynene regulert i bl.a. GDPR.

En av de viktigste oppgavene til HR er å sikre rett kompetanse på rett sted i kommunene. HR-systemet er en kontinuerlig støtte for lederne i kommunen i deres oppfølging av sine medarbeidere. I tillegg bistår løsningen med å rekruttere nye medarbeidere, kartlegge kompetanse, utvikle kompetanse i riktig retning - herunder kursing av ansatte – samt at løsningen støtter lederutvikling og etterfølgerplanlegging.

HR vil gjennom bli en viktig ressurs for å dele innsikt og rapporter til hele organisasjonen – både for ansattes masterdata, for kompetansedata, data rundt ledelse og medarbeiderskap og andre typer data slik som kursdeltakelse og fravær.

Fordeler

  • Strategisk HR-verktøy
  • Beslutningsdata
  • Bidrar til å sikre rett kompetanse på rett sted
  • Rollebasert tilgang
  • Ivaretar personvern og er i samsvar med GDPR
  • Støtter og effektiviserer prosesser for ledere og medarbeidere, og for HR/sentraladministrasjon
  • Enkelt å bruke
  • Varsling på e-post
  • Automatisering
  • Innebygde rapporter
  • Eget dashboard "hjem side" i hver modul som gir spesialisert oversikt tilknyttet det respektive fagområde

Moderne skyløsninger forenkler jobben for IT

Dersom kommunene skal ha fremtidsrettede løsninger som enkelt kan tilpasses endringer som skjer er det naturlig å velge løsninger som er utviklet og født i skyen. Vi sikrer driftsikkerhet og høy oppetid ved å drifte løsningene i moderne infrastruktur som sikrer redundans, backup og failover. Endringer bør i stor grad kunne skje i fart og det vil kreves minimalt med vedlikehold. Løsningen er modulbasert og koblet sammen av frittstående integrerte løsninger som er integrert sømløst. Dette gjør at løsningen oppleves helhetlig og datakvaliteten vil være høy med masterdata som lagres ett sted og deles på tvers av systemer. Løsningen letter og sikrer god identitets- og tilgangsstyring gjennom integrasjon med AD, og den muliggjør blant annet automatisering av sletting av data når noen slutter.

En skybasert plattform er alltid tilgjengelig, uansett hvor du er. Det er Xledger Offentlig, som strategisk partner, som drifter hele løsningen. Dermed blir driften forbausende enkel for kommunen. Plattformbegrepet er ikke bare av teknologisk karakter, men representerer også et faglig og kulturelt fellesskap, som forener brukerne. Alle er innlogget på samme versjon, og forholder seg til plattformens rammebetingelser og standardiserte natur.

Fordeler

  • Driftssikkerhet og oppetid og redundans
  • Enkelt og lite vedlikehold
  • Uavhengige og frikoblede moduler
  • Masterdataløsning basert på kjente standarder
  • Fleksibilitet i gjenbruk av data
  • Automatisering
  • Endringslogg, sporbarhet
  • Ingen lokal installasjon
  • Rask utrulling av nye versjoner
  • Alltid siste versjon
  • Til enhver tid i tråd med gjeldende lover og regler, som GDPR

Hva skiller vår ERP-løsning for kommuner og offentlige virksomheter fra andre?

Vår fremtidsrettede integrasjonsplattform sikrer at alle løsningene er tett integrert. Andre systemer kan enkelt kobles på og dele data i plattformen. Vi kan koble på eksterne løsninger som blir aktuelle i fremtiden, og koble av systemer som ikke lengre er ønskelige. Nøkkelen for å sikre samspillet mellom de ulike løsningene i Xledger Offentlig sin plattform, er vår satsing på en egen integrasjonsplattform. For tradisjonelle ERP-systemer tar oppgraderinger uker og måneder, og det er tid- og kostnadskrevende å løfte tilpasninger. Brukerne skal kunne hjelpes gjennom sine arbeidsoppgaver på en enkel og intuitiv måte, uten mulighet for å gjøre feil, og de skal kunne benytte de brukerflatene som er naturlig. Derfor er løsningen godt tilrettelagt med responsivt design som støtter brukervennlig lesing og bruk av løsningen fra mobile enheter.

skybasert-plattform

 

xledger-logo

 

x-co-logo

 

Talentech_Logo_Peach_RGB

 

x-stratsys-logo

 

x-aksess-logo