Ett anställningsavtal är själva fundamentet i relationen mellan en arbetsgivare och en arbetstagare. Det är där ni kommer överens om spelets regler. Många småföretagare ser det som ett nödvändigt ont, ett papper som bara ska signeras för att få igång en anställning. Men jag ser det annorlunda. Ett tydligt och schysst avtal är faktiskt det första steget mot en trygg och engagerad medarbetare. Otydlighet skapar osäkerhet, och osäkerhet är sällan bra för produktiviteten.
Ett anställningsavtal är ett juridiskt dokument som reglerar en anställning. Det är en bindande överenskommelse mellan dig som arbetsgivare och den du anställer, alltså arbetstagaren. Avtalet intygar att en anställning finns och dokumenterar de arbetsvillkor ni har kommit överens om. Det är alltså inte bara en formalitet, utan en juridisk handling som ger skydd och trygghet för båda parter. Tänk på det som en karta för ert samarbete. Kartan visar vägen och specificerar vad som gäller om ni skulle hamna vilse eller bli oense om något.
En muntlig överenskommelse är visserligen bindande i teorin, men i praktiken är den nästan värdelös. Hur bevisar du vad som sades för ett halvår sedan? Ett skriftligt anställningsavtal fungerar som ett bevis på anställning och eliminerar de flesta risker för missförstånd. Lagen om anställningsskydd (LAS) ställer dessutom krav på att du som arbetsgivare ska lämna skriftlig information om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningen. Så gör dig själv en tjänst och se till att allt finns på pränt. Det sparar dig från huvudvärk längre fram. Och det visar den anställde att du är en seriös arbetsgivare.
Enligt LAS finns det en hel del grundläggande information som måste finnas med. Det här är inte något du kan förhandla bort. Se det som en checklista du måste bocka av för varje anställning. Först och främst behöver du parternas uppgifter: namn, personnummer för den anställde och organisationsnummer för företaget. Sedan kommer det praktiska.
Tillträdesdag är startpunkten för anställningen och en självklarhet. Arbetsplatsen måste också specificeras, alltså var jobbet primärt ska utföras. En tydlig arbetsbeskrivning eller befattning/titel är avgörande. Vad exakt ska personen göra? Vilken är dennes arbetsroll och vilka arbetsuppgifter ingår? Ju tydligare du är här, desto mindre risk för framtida diskussioner om vad som faktiskt ingår i jobbet. Luddiga titlar leder ofta till problem.
Anställningsform är nästa kritiska punkt. Är det en tillsvidareanställning, som ofta kallas fast anställning, eller en tidsbegränsad anställning? Det här styr ju hela anställningens natur och måste vara glasklart. Lön är förstås centralt. Specificera belopp, när den betalas ut och hur ofta ni har lönesamtal. Glöm inte heller att ange om och hur övertidsersättning hanteras. En lönespecifikation ska sedan tydligt visa hur lönen räknats ut varje månad.
Det finns en hel flora av anställningsformer och det är viktigt att du väljer rätt. Den vanligaste och mest eftertraktade är tillsvidareanställning, vilket är huvudregeln enligt LAS. Det betyder att anställningen löper på utan ett slutdatum tills någon av parterna säger upp den.
Sedan har vi tidsbegränsad anställning, som är ett samlingsnamn för flera varianter. En särskild visstidsanställning (SÄVA) är en flexibel form där du inte behöver ange något särskilt skäl för tidsbegränsningen. Den kan dock övergå till en tillsvidareanställning efter en viss tid. Ett vikariat är en annan vanlig form, där någon anställs för att ersätta en annan person under dennes frånvaro, till exempel vid föräldraledighet eller sjukdom. Säsongsanställning används för arbeten som är beroende av årstiderna, som inom turism eller jordbruk. Deltidsanställning är ingen egen anställningsform, utan specificerar att arbetstiden är mindre än heltid. Timanställning är ett lite luddigt begrepp men avser oftast en intermittent anställning där man jobbar vid behov och får lön per timme. Ferietjänst och semestertjänst är begrepp som ofta används inom skolan och reglerar hur semester och arbetstid fördelas över året.
Uppsägningstid är en central del av avtalet och reglerar hur lång tid det tar från det att någon säger upp sig tills anställningen faktiskt upphör. Enligt LAS är den minsta uppsägningstiden en månad från båda håll, men den ökar för arbetsgivaren ju längre den anställde har jobbat. Finns det ett kollektivavtal kan andra tider gälla. Det är viktigt att detta specificeras tydligt så att båda parter vet vad som gäller den dag en uppsägning blir aktuell.
En provanställning är ett bra verktyg för att se om en ny medarbetare passar in i rollen och på arbetsplatsen. Prövotiden får vara max sex månader. Under denna period gäller oftast en kortare uppsägningstid och du som arbetsgivare behöver inte ange något skäl för att avbryta anställningen. Men det är viktigt att komma ihåg att om provanställningen inte avbryts innan prövotidens slut övergår den automatiskt till en tillsvidareanställning. Detta måste du ha koll på.
Om din arbetsplats är ansluten till ett kollektivavtal påverkar det anställningsavtalet i hög grad. Kollektivavtalet sätter en miniminivå för många arbetsvillkor, som lön, arbetstid, semesterdagar, försäkringar och tjänstepension. Ditt individuella anställningsavtal får inte ge sämre villkor än vad kollektivavtalet föreskriver. Det kan däremot ge bättre. Saknas kollektivavtal måste du själv se till att alla dessa delar regleras direkt i anställningsavtalet, vilket ställer högre krav på dig som arbetsgivare att ha koll på lagar och regler kring allt från arbetsmiljö till förmåner.
Utöver grunderna finns det flera klausuler som kan vara bra att inkludera. En tystnadsplikt är standard i många branscher och innebär att den anställde inte får sprida känslig information om företaget. Lojalitetsplikt är en grundläggande princip som innebär att en anställd inte får skada sin arbetsgivare, men det kan ibland behöva specificeras ytterligare. En konkurrensklausul begränsar den anställdes möjlighet att börja arbeta hos en konkurrent eller starta egen konkurrerande verksamhet efter anställningens slut. Dessa är dock juridiskt knepiga och måste vara skäliga för att gälla. En klausul om bisyssla reglerar om och hur den anställde får ha andra jobb vid sidan av. Ibland ser man även skiljeklausuler, som innebär att eventuella tvister ska lösas i skiljedomstol istället för allmän domstol, och vite, som är en sorts förutbestämt skadestånd om någon bryter mot avtalet.
Se alltid till att den du ska anställa får tid att i lugn och ro granska anställningsavtalet. Uppmuntra personen att ställa frågor. Det skapar en känsla av transparens och respekt från start. Innan man skriver på är det också läge att förhandla om villkor som lön eller specifika förmåner. När underskrifterna väl är på plats är det en bindande överenskommelse som gäller. Ett väl genomarbetat avtal är inte bara en juridisk trygghet. Det är också ett verktyg som bygger en bra relation från dag ett, eftersom båda parter vet exakt vad som förväntas.
Ett anställningsavtal måste innehålla grundläggande information som namn och person-/organisationsnummer för båda parter, tillträdesdag, arbetsplats, arbetsuppgifter och befattning, anställningsform, lön och andra löneförmåner, arbetstidens längd och uppsägningstider.
Även ett muntligt avtal är juridiskt bindande, men det är mycket svårt att bevisa. Lagen kräver att arbetsgivaren lämnar skriftlig information om de viktigaste villkoren senast sju kalenderdagar efter att anställningen börjat. Ett skriftligt avtal rekommenderas starkt för att undvika missförstånd.
En tillsvidareanställning, ofta kallad "fast anställning", är en anställningsform som löper på utan ett förbestämt slutdatum. Det är huvudregeln enligt Lagen om anställningsskydd (LAS).
Det är en anställning som är avtalad att gälla för en viss tid eller för ett visst uppdrag. Exempel är särskild visstidsanställning, vikariat och säsongsanställning. Den upphör automatiskt vid avtalstidens slut.
Läs igenom hela avtalet noggrant. Kontrollera att lön, titel, arbetsuppgifter och anställningsform stämmer med vad ni kommit överens om. Se över uppsägningstid och eventuella klausuler om tystnadsplikt eller konkurrens. Ställ frågor om något är oklart.
De vanligaste är tillsvidareanställning och olika former av tidsbegränsad anställning, som särskild visstidsanställning, vikariat och säsongsanställning. Man kan också vara provanställd, deltidsanställd eller ha en intermittent anställning (timanställning).
Ja, ett muntligt avtal är giltigt, men det är starkt rekommenderat att ha ett skriftligt avtal. Arbetsgivaren är skyldig att ge skriftlig information om anställningsvillkoren oavsett.
Om det inte finns något kollektivavtal måste alla villkor som normalt regleras där, såsom tjänstepension, försäkringar och övertidsersättning, specificeras direkt i det enskilda anställningsavtalet. Lagen (LAS) utgör då minimiskyddet.
Den största skillnaden är varaktigheten. En tillsvidareanställning har inget slutdatum och måste sägas upp, medan en tidsbegränsad anställning upphör automatiskt när den avtalade tiden löper ut.
Vad är Continuous performance management?
