Sigma ønsket seg en tydelig HR/IT-strategi for alle Sigma-selskaper, med felles, effektive og digitale prosesser.

Sigma er et av Sveriges største privateide konsulentselskaper med 5.000 medarbeidere fordelt på 15 kontorer i fem land.

sigma-heart-co

www.sigma.se

Formål og mål for det nye HR-systemet

Å lansere en tydelig HR/IT-strategi for alle Sigma-selskaper, med felles, effektive digitale prosesser.

Sigma-konsernet ønsket én felles kilde til masterdata med mulighet for å automatisere prosesser for å oppnå økt effektivitet, kvalitet, sikkerhet og sporbarhet samt bedre etterlevelse av GDPR, ISO og kundekrav. Ettersom Sigma er en kompleks virksomhet, må de ulike delene av konsernet kunne gjøre egne tilpasninger for å sikre størst mulig verdiskapning for både konsernet og hvert enkelt selskap.

Virksomheten har en dynamisk arbeidsstyrke med en medarbeideromsetning på 25% hvert år. Dette betyr mye administrativt arbeid for både HR- og IT-avdelingen i forbindelse med offboarding og onboarding av medarbeidere. I forbindelse med pandemien oppsto det også et stort behov for å hente tilbake tidligere medarbeidere.

For å gjøre medarbeideropplevelsen bedre og styrke selskapets renommé som arbeidsgiver og dermed øke konkurranseevnen, ønsket Sigma å gi HR-avdelingen en sentral rolle i digitaliseringen. Et annet viktig mål var å legge til rette for et aktivt og effektivt lederskap der lederne får mer tid til medarbeiderne sine.

  • redusere kvalitets- og sikkerhetsrisikoer
  • øke sporbarheten og gjøre det lettere å etterleve GDPR, ISO og kundekrav
  • øke effektiviteten og redusere bruken av manuelle løsninger
  • forbedre medarbeideropplevelsen

 

Beviset på at Sigma har lyktes

Dette var det første prosjektet som ble gjennomført på tvers av hele Sigma-konsernet. Takket være solid innsats fra alle selskapene ble det mulig å etablere kommunikasjonslinjer, utveksle erfaringer om personalprosesser, lære av hverandre og løse kritiske problemer.

Med den nye fellesløsningen for styring av medarbeiderressurser (HCM) har Sigma fått et system der alle prosesser er koblet sammen og som er mer relevant, åpent og tilgjengelig for alle medarbeidere. Interne undersøkelser viser at lederne er fornøyde.

I dag jobber flere enn 300 ledere ut fra en strukturert prosess som gir bedre IT-sikkerhet, økt effektivitet og gjør det enklere å være en god leder.

Christian Malmberg-For at vi skulle lykkes, var det viktig å få interne aktører med på laget på et tidlig tidspunkt, peke ut ledere som forsto bakgrunnen for beslutningen, sørge for at styringsgruppen var med hele veien og ikke minst ha et godt samarbeid med CatalystOne. Det er helt avgjørende å bygge et sterkt partnerskap med leverandøren, sier IT-direktør i Sigma, Christian Malmberg.

 

Betydelig nedgang i tidsbruk til HR-administrasjon:

HR-avdelingen bruker nå 50% mindre tid på nyansettelser
og 75% mindre tid på medarbeideradministrasjon.

IT-avdelingen bruker 40% mindre tid på personalspørsmål rundt maskinvare, lisenser og abonnementer.

En vellykket lansering takket være:

  • god kommunikasjon og dialog
  • at alle parter prioriterte prosjektet høyt
  • at leverandøren hadde en god forståelse av kundekrav og kompleksiteten i Sigma
  • gode muligheter for tilpasninger i systemet
  • mye testing (i tråd med CatalystOnes etablerte prosjektmetodikk)
  • faktabaserte beslutninger og arbeidsmetodikk

Noen av bevisene på et vellykket prosjekt:

  1. Etter oppstart er flere moduler blitt implementert, og enda flere er trolig på trappene.
  2. Selskaper som ikke er en del av løsningen enda ber om å få være med.
  3. Når selskapene støter på utfordringer, spør de seg «kan vi løse dette ved å bruke HR-systemet?».
  4. Når det oppstår problemer i andre systemer eller prosjekter, trekker mange frem hvor godt HR-systemet fungerer.
  5. «Hva gjorde vi egentlig før HR4Sigma?» (Sigma sitt interne navn på HR-systemet)
  6. Sigma og CatalystOne har utviklet et solid partnerskap.

 

HR gjør en forskjell under pandemien

Eva Olsson Sigma-Da pandemien kom, gjorde HR-systemet at ledere kunne bruke tiden sin på det som trengtes mest, nemlig å ta seg av medarbeiderne. Ledere måtte bruke mye tid på å hjelpe og støtte bekymrede medarbeidere, og dette var mulig siden de nå kunne hente ut oppdatert medarbeiderinformasjon med bare et tastetrykk. Med HR-systemet kunne man også håndtere permitteringer og diskutere med fagforeningen og de ansatte. Et annet viktig aspekt var prosessen med å få tilbake tidligere medarbeidere. - Eva Olsson, senior prosjektleder og virksomhetsutvikler.

Det nye systemet har gjort selskapet mer robust i møte med endringene som covid-19-pandemien har tvunget frem, ved hjelp av for eksempel:

  •  tilgang til sentraliserte personaldata av høy kvalitet
  • klart definerte prosedyrer for nyansettelser og avganger
  • raske gjenansettelsesprosesser
  • datalagring på riktig sted og med bekreftet og dokumentert formål
  • innføring av faste prosedyrer som gjør at alle vet hvor, hva, når, hvordan og hvorfor ting skal gjøres

Sigma vant "Årets HR-systemprosjekt" i 2020 - og i den anledning holdt vi et webinar der de fikk dele tips og erfaringer rundt prosjektet. Webinaret er ferdig innspilt og tilgjengelig, følg lenken under.


ondemand-LI-HR-systemprojekt-NO

 

Utfordringen

Sigma-konsernet hadde behov for å redusere antall manuelle prosesser, forbedre datasikkerheten og tilby en moderne, digital medarbeideropplevelse. Sigma er en global virksomhet med syv ulike selskaper og hadde behov for en fleksibel, men felles løsning for hele konsernet. De ulike selskapene hadde ulike behov, men alle stilte høye krav til kvalitet og fleksibilitet, samt ønsket å kunne gjøre tilpasninger og ta raske beslutninger.

Løsningen

Svaret for Sigma ble å implementere CatalystOne, og i samarbeid med ledere i hele konsernet utvikle en felles plattform som er fleksibel nok til at hvert enkelt selskap kan gjøre justeringer og legge til funksjoner ut fra egne behov. I dag jobber mer enn 300 ledere ut fra en strukturert prosess som gir bedre IT-sikkerhet, økt effektivitet og gjør det enklere å være en god leder.

Mål og gjennomføring

Sigma har klart å redusere tidsbruk på HR-administrasjon med 50-75% prosent (for HR, ledere og lønnsavdelingen) og tidsbruk på IT-avdelingen for HR-relaterte saker med 40%. I dag har selskapene i Sigma-konsernet systematiserte og gjennomtenkte prosedyrer som skaper betydelig merverdi og engasjerer medarbeiderne på en positiv måte. Systematiseringen av prosessene har gitt bedre etterlevelse av GDPR, ISO, IT-sikkerhetsrutiner og kundekrav. I tillegg har prosjektet styrket de interne relasjonene både sentralt og lokalt ved at man har etablert nye rutiner for utveksling av erfaringer. Det har blitt enklere både å diskutere og iverksette forbedringstiltak, som nå gjennomføres med mindre behov for endringsledelse og opplæring enn før.

Nå har vi et solid grunnlag å bygge videre på

Ett sett med masterdata gir mulighet for å automatisere og effektivisere prosesser og setter personalavdelingen i førersetet for digitaliseringen.

Eva Olsson Sigma

“Vi har redusert tidsbruken til personaladministrasjon med mer enn 50 prosent og IT-avdelingens tidsbruk til personalsaker med 40 prosent. Etter at vi tok i bruk CatalystOne, har vi fått tilbakemeldinger fra lederne som egentlig sier det meste, som «hvordan greide vi oss før?» – og dette er bare begynnelsen.”

– Eva Olsson, virksomhetsutvikler i Sigma IT

Hvordan kan vi hjelpe deg?

Vi vil gjerne vite mer om situasjonen din og hvordan vi kan hjelpe organisasjonen din til å trives og utvikle seg.

Ta kontakt med oss og la oss vise deg hvordan vi kan hjelpe.