Semestern är över för många och organisationen börjar växla upp igen. Inkorgen fylls, möten bokas och höstens prioriteringar ska på plats.
Men innan vardagen drar igång på allvar finns det en fråga som kan vara värd att ställa:
Vad lärde vi oss om vår organisation under sommaren?
Semesterperioden fungerar ofta som ett stresstest för verksamheten. När nyckelpersoner är lediga blir det tydligt vilka processer som fungerar även när bemanningen är lägre, och vilka som är beroende av enskilda personer.
Nu när fler är tillbaka är det ett bra tillfälle att fånga upp de insikterna.
När en person blir en flaskhals
Kanske stannade en viktig process upp eftersom rätt person var på semester. Kanske var det svårt att hitta information, förstå vem som ansvarade för en viss uppgift eller veta hur något skulle hanteras.
Under resten av året kan sådana beroenden vara svåra att upptäcka. När alla är på plats löser vi ofta frågor genom att fråga personen bredvid oss, skicka ett snabbt meddelande eller förlita oss på att någon “vet hur det brukar göras”.
Under semestern blir sårbarheten tydligare.
Om en process bara fungerar när en viss person är på plats kan det vara ett tecken på att kunskap, ansvar och information behöver bli mer tillgängliga för organisationen som helhet.
Gör en snabb utvärdering innan hösten drar igång
När tempot ökar igen är det lätt att snabbt gå vidare till nästa projekt. Men de problem som blev synliga under sommaren kan ge HR värdefulla ledtrådar om vad som bör prioriteras framåt.
Fundera exempelvis på:
- Vilka frågor hamnade hos HR som chefer eller medarbetare borde kunna lösa själva?
- Vilka processer tog längre tid när vissa personer var lediga?
- Var saknades information eller tydligt ansvar?
- Vilka arbetsuppgifter visade sig vara särskilt personberoende?
- Vad fungerade faktiskt bättre än väntat?
Det behöver inte handla om en omfattande utvärdering. En enkel genomgång kan räcka för att identifiera områden där organisationen kan bli mindre sårbar och mer effektiv.
Digitala HR-processer skapar kontinuitet
En viktig del är att göra information, ansvar och processer tillgängliga oberoende av vem som råkar vara på plats.
När HR-information och processer finns samlade digitalt får chefer enklare tillgång till det de behöver. Medarbetare kan hitta svar utan att alltid behöva vända sig till HR. Samtidigt blir processer som onboarding, utvecklingssamtal och kompetensutveckling enklare att följa och driva vidare.
Det skapar inte bara bättre kontinuitet under semesterperioder. Det gör organisationen mindre personberoende och förenklar arbetet året runt.
Ta med sommarens lärdomar in i hösten
Augusti innebär ofta en nystart. Nya projekt ska igång, planer ska omsättas i praktiken och organisationen ska hitta tillbaka till sina rutiner.
Det gör också perioden efter semestern till ett bra tillfälle att förbättra det som inte fungerade optimalt.
Vilka flaskhalsar upptäckte ni? Vilken information var svår att hitta? Vilka processer skulle må bra av tydligare struktur eller bättre digitalt stöd?
För HR handlar digitalisering inte bara om effektivare administration. Det handlar om att bygga en organisation där människor har tillgång till rätt information och verktyg för att kunna göra sitt jobb, även när rätt person inte sitter vid skrivbordet bredvid.