Økningen i bekreftede tilfeller av Coronavirus (aka COVID-19) over hele Europa har ført til en plutselig og drastisk endring i arbeidsforholdene for mange. Med myndigheter over hele verden som anbefaler å arbeide hjemmefra, har millioner av menneskers arbeidshverdag plutselig endret seg. Nå, mer enn noen gang før, testes selskapers evne til å innføre fleksible arbeidsforhold samtidig som hjulene skal holdes i gang.
Så, hva kan arbeidsgivere og HR-ansatte gjøre for å opprettholde balansen mellom forretningsinteresse og ansattes helse og velvære? Som alltid, tror vi i CatalystOne at det smarteste – og mest lønnsomme – er å bruke det du har tilgjengelig av moderne teknologi til å sette medarbeiderne dine i sentrum - prioritere og tilrettelegge for at de får en god hverdag.
Kommunikasjon er ekstremt viktig
Coronavirus eller ikke, nøkkelen til å lykkes med å jobbe desentralisert er tydelig kommunikasjon med dine ansatte. De trenger å vite hva som forventes av dem, hvordan du vil støtte dem og hvilket nivå av fleksibilitet som gjelder for arbeidstid, kapasitet og servicenivå.
Ledere må holde teamene sine oppdaterte, både i forhold til virksomheten, men også i forhold til kommunikasjonen med hverandre. Når folk sitter på hjemmekontorene sine blir behovet for menneskelig kontakt, også utenom familien, desto viktigere.
Markedsføringsbyrået Buffer gjennomførte i fjor en undersøkelse blant 2500 ansatte som jobber fra hjemmekontor og fant at den nest største utfordringen var ensomhet. Ensomhet kan gjøre at folk føler seg mindre motiverte og mindre produktive.
En god ide kan være å starte dagen med korte online-møter, helst flere ganger i uken, om ikke daglig, for å sjekke hvordan alle har det og hva de har på agendaen. Eller hva med å ta en virtuell kaffepause med dine kollegaer? Selv om det kan høres ut som mange møter, må du ikke glemme hvor mange ganger om dagen du bruker noen minutter ved kaffemaskinen, i kantinen eller ved bare å slå av en prat med kollegaen ved siden av deg. Dine ansatte må føle seg trygge på at de fremdeles har tilgang til både deg og hverandre.
Digitalisering er viktigere enn noen gang
For de som allerede har investert i digitale løsninger, vil du garantert dra nytte av dem i dag. Men selv de organisasjonene som ikke har kommet så langt med sin digitalisering, kan på kort sikt benytte seg av gratis eller billige online verktøy. Samtidig er det lurt å dokumentere de utfordringene som oppleves nå slik at man bruke dette i videre planlegging av sitt digitaliseringsarbeid.
Forsikre deg også om at IT-avdelingen godkjenner alle nye digitale verktøy med hensyn til sikkerhet, personvern og GDPR før du deler konfidensiell informasjon online.
Vær forberedt på faktisk fravær
For å holde deg oppdatert på alle dine medarbeidere er det veldig viktig at du gjør det så enkelt som mulig for personalet å registrere fravær og informere deg om endringer i kapasiteten. Du vil da ha en god oversikt over ressursene dine, som igjen gir mulighet for bedre planlegging.
Selv om de nåværende Corona-tiltakene er igangsatt for å forhindre smitte og rask spredning, vil det likevel være mange som faktisk blir syke. Vær tydelig i din kommunikasjon slik at alle medarbeidere forstår at de ikke forventes å jobbe gjennom sykdommen bare fordi de allerede er hjemme. Gi også klar informasjon om dine ansattes rett til sykefravær og følg opp fraværet jevnlig.
I en spesiell situasjon med stengte barnehager og skoler, så vil småbarnsforeldre måtte sjonglere jobb og barnepass. Små barn trenger oppmerksomhet og lek gjennom dagen, og eldre barn trenger tilsyn mens de tilpasser seg hjemmeskole eller skolegang på nett. Vær så fleksibel som du kan, og vær transparent med forventninger og beslutninger.
Ikke glem datasikkerhet!
GDPR er sannsynligvis det siste du tenker på i disse dager, men det er faktisk et viktig spørsmål. Nettverk og bredbånd på hjemmekontor er sannsynligvis mye mindre sikre enn på arbeidsplassen din, og alle som håndterer sensitiv ansattinformasjon må huske at lovene om databeskyttelse fortsatt gjelder. All ansattdata, inkludert fraværsregistre og helseinformasjon, er beskyttet under GDPR og må håndteres med omhu. Spør IT-avdelingen din om du har tilgang til en VPN-tjeneste for hjemmekontoret, og sørg for at all data er lagret i et sikkert system.
Hold medarbeiderne dine i balanse
Med denne plutselige endringen i arbeidsmetoder kommer også risikoen for at de ansatte føler at de enten får for mye eller for lite å gjøre. En del av CatalystOnes software inkluderer et enkelt verktøy kalt Work Balance som hjelper ledere å forstå hvilke ansatte som ikke er helt i balanse. Om de har for mye/for lite å gjøre eller om de føler seg overveldet/understimulert av oppgavene sine. Dersom du ikke er en CatalystOne-kunde eller kanskje ikke har tatt akkurat denne modulen i bruk, så kan du fremdeles bli inspirert av dens prinsipper for å forstå de ansattes balanse på hjemmekontoret. Spør gjerne teamet ditt regelmessig: "Har du nok tid til å utføre oppgavene dine? " og "Hvor balansert føler du at arbeidsutfordringene dine er?"
Et godt arbeidsmiljø er kritisk
Å sitte i sofaen i morgenkåpe med en laptop i fanget kan høres supert ut for en dag eller to, men på lang sikt kan det føre til tap av motivasjon og det er også en stor ergonomisk påkjenning. Du bør alltid sørge for at dine ansatte har riktig utstyr på arbeidsplassen – enten det er på kontoret eller hjemmekontoret. Dette gjelder både IT-relaterte behov og for god arbeidsstilling og ergonomi.
For ansatte som ikke har plass eller ro til å jobbe produktivt hjemme, må du sørge for å tilby alternativer som (karantenegodkjent) kontorfellesskap eller avskjermede kontorer og sitteplasser i de vanlige kontorlokalene.
Sist, men ikke minst, hold humøret oppe
Små ting kan utgjøre en forskjell. Bli gjerne inspirert av CatalystOnes People & Culture-team som har satt i gang en intern konkurranse for den beste hjemmekontor-selfien! Du kan også invitere kollegene dine til en online fredagspils eller lage en felles spilleliste på Spotify med musikk til arbeidet.
Det er helt avgjørende å holde motet, humøret og energinivået oppe i tøffe tider. Med riktig holdning og riktige digitale hjelpeverktøy, kommer du langt!
