Slik sikrer du at HR-systemet er i samsvar med arkitektur, sikkerhet og governance
Når HR-systemer velges i dag, handler det ikke lenger bare om funksjonalitet og brukervennlighet. De er tett integrert med virksomhetens systemarkitektur – og har direkte innvirkning på datasikkerhet, identitetsstyring og etterlevelse av governance-prinsipper.
En moderne HR-løsning bør være en sikker og skalerbar del av virksomhetens totale IT-landskap. Når IT involveres tidlig i prosessen, blir det enklere å vurdere integrasjonsmuligheter, API-kvalitet, driftsmodell og hvordan systemet spiller sammen med eksisterende IAM-oppsett og sikkerhetspolicyer.
I dette innlegget ser vi nærmere på fem nøkkelområder IT bør ha kontroll på når organisasjonen vurderer et nytt HR-system – og hvordan et godt samarbeid mellom HR og IT legger grunnlaget for en løsning som varer.
Hvordan ser sikkerhetsarkitekturen ut?
Identitets- og tilgangsstyring handler i bunn og grunn om å sikre at riktige personer har tilgang til riktig informasjon og riktige systemer – til rett tid. Feil eller utdaterte tilgangsrettigheter kan føre til sikkerhetsrisiko, ineffektivitet og brudd på regelverk som GDPR.
Tradisjonell tilgangshåndtering innebærer ofte manuell administrasjon, noe som øker risikoen for feil og gjør det utfordrende å holde tilgangsrettigheter oppdaterte når ansatte bytter rolle eller slutter. Det er ikke uvanlig at store organisasjoner har dupliserte medarbeiderdata i lønnssystemer, tidsregistreringssystemer og andre IT-systemer – ofte med motstridende eller utdaterte opplysninger.
Mangelen på en sentral, pålitelig datakilde («single source of truth») fører ikke bare til ineffektivitet og merarbeid, men utgjør også en sikkerhetsrisiko innen identitets- og tilgangsstyring. Når HR-data finnes i ulike versjoner på tvers av systemer, blir det i praksis umulig å opprettholde en konsekvent og sikker styring av systemtilgang.
Hvorfor er et HR-system løsningen?
For IT-avdelingen betyr en integrasjon med HR-systemet at man kan bygge automatiserte prosesser for identitets- og tilgangsstyring (IAM). Ved å bruke HR-systemet som kilde til masterdata, kan man sikre at riktige personer har riktig tilgang til riktige systemer – til rett tid. Dette effektiviserer ikke bare IT-avdelingens arbeid, men øker også sikkerhetsnivået i organisasjonen betydelig. Når tilgangsrettigheter styres automatisk basert på oppdaterte HR-data, reduseres risikoen for manuelle feil og sikkerhetsbrudd som kan oppstå ved manuell håndtering av brukerkontoer og tilgang.
HR-systemet som en sentral del av identitets- og tilgangsstyringen
For HR-avdelingen kommer det i tillegg flere store fordeler ved å ha et HR-system. Et moderne HR-system revolusjonerer HR-avdelingens arbeidsprosesser ved å digitalisere og automatisere tidkrevende manuelle oppgaver. Dette kan gi en betydelig effektivisering, der all medarbeiderdata – fra ansettelseskontrakter og utviklingssamtaler til kompetanseprofiler og opplæringshistorikk – samles på ett sted og er tilgjengelig i sanntid.
Et HR-system muliggjør også en mer strategisk tilnærming til personalledelse, der HR kan jobbe proaktivt med kompetanseutvikling og talentstyring basert på detaljert analyse av arbeidsstyrkens sammensetning og utvikling over tid. Den automatiserte håndteringen av HR-prosesser frigjør dessuten verdifull tid som HR heller kan bruke på strategisk viktige oppgaver som organisasjonsutvikling og arbeidsmiljø.
En annen viktig fordel er muligheten for selvbetjening for ansatte og ledere, der de selv kan oppdatere personopplysninger, søke om permisjon eller utføre administrative oppgaver. Dette reduserer HR-avdelingens administrative belastning betydelig, samtidig som det øker de ansattes engasjement og selvstendighet.
Et HR-system er dermed en enkel og optimal løsning, fordi det fungerer som en sentral og pålitelig datakilde for alle medarbeiderdata. Ved å integrere identitets- og tilgangsstyring med HR-Masterdata, kan organisasjoner sikre at tilgangsrettigheter alltid er oppdaterte og korrekte.
Hovedfordeler:- Automatisert tildeling av tilgangsrettigheter – Systemet kan automatisk tildele eller fjerne tilgang basert på ansettelsesstatus, rolle og avdeling.
- Enkel administrasjon – HR og IT kan samarbeide mer effektivt ved å bruke en sentral og oppdatert datakilde for alle ansatte.
- Redusert sikkerhetsrisiko – Ved å minimere risikoen for «ghost accounts» (kontoer tilhørende tidligere ansatte) og feil tilgangsrettigheter styrkes den interne sikkerheten.
- Etterlevelse av lovkrav – Organisasjoner kan lettere oppfylle krav fra GDPR og ISO-standarder gjennom tydelige tilgangskontroller og logging av tilgangshistorikk.
- Kartlegging av prosesser – Implementeringen av et HR-system krever en gjennomgang av alle prosesser, noe som gir IT innsikt i tilgangsrettigheter og avdekker eventuell skygge-IT.
Fremtidens identitets- og tilgangsstyring
Teknologien innen identitets- og tilgangsstyring utvikler seg raskt. AI og maskinlæring vil i fremtiden kunne spille en stadig større rolle ved å forutsi og justere tilgangsrettigheter basert på brukeratferd. I tillegg etterspør stadig flere organisasjoner skybaserte og integrerte løsninger for å forenkle administrasjonen ytterligere.
Fremtidens identitets- og tilgangsstyring vil trolig bli drevet av smarte automatiseringsløsninger og AI-teknologi som kontinuerlig analyserer brukeratferd og tilpasser tilgangsrettigheter i sanntid. AI-drevet avviksdeteksjon vil også spille en nøkkelrolle ved å identifisere unormal atferd og potensielle sikkerhetstrusler umiddelbart. Vi ser allerede starten på 'Just-In-Time Access', der tilgang tildeles dynamisk og midlertidig basert på faktisk behov – i stedet for permanente rettigheter.
Integrasjonsmulighetene mellom HR-systemer og sikkerhetsplattformer vil bli enda mer avanserte, med AI-assistenter som kan håndtere rutinemessige tilgangsforespørsler automatisk og til og med foreslå endringer i tilgangsstrukturen basert på organisasjonens utviklingsmønstre. Dette vil ikke bare øke sikkerheten, men også redusere den administrative belastningen for både HR og IT – samtidig som brukeropplevelsen forbedres med raskere og mer presis tildeling av tilgang.
