Att välja ett HR-system är inget lättvindigt beslut för de flesta organisationer. Det krävs en noggrann kravställning och research, trots det kan det vara svårt att jämföra olika HR-system rakt av. Många lockas säkert av att välja ett gratis HR-system men det är viktigt att noga överväga fördelarna och nackdelarna innan ni fattar ett beslut.
Viktigaste aspekterna:
- Ett gratis HR-system passar små organisationer bra då det är kostnadseffektivt och enkelt att implementera.
- Ett kostnadsfritt HR-system erbjuder begränsad funktionalitet och komplexitet.
- Gratis HR-system kräver ofta hög grad av självständighet.
När vi diskuterar gratis HR-system i det här blogginlägget så syftar vi på leverantörer som erbjuder en kostnadsfri plattform utan tidsbegränsning, inte leverantörer som erbjuder en kostnadsfri prövoperiod innan det sen börjar kosta. Vissa leverantörer erbjuder en gratis provperiod medan andra erbjuder guidade demos eller en demomiljö att utforska systemet i, ingen av dessa erbjuder dock ett gratis HR-system.
Det är också viktigt att vara medveten om att många kostnadsfria IT-system döljer en del funktionalitet bakom betalväggar för att uppmuntra användaren att uppgradera. Se därför till att ifrågasätta och göra en grundlig research innan ni väljer ett kostnadsfritt system, så att ni inte riskerar att tvingas betala för funktioner ni trodde ingick. Även ett kostnadsfritt HR-system kommer kräva implementering, upplärning och resurser från er, att behöva byta system kan alltså bli en dyr historia även om systemet i sig är gratis.
För att underlätta för dig har vi sammanställt för- och nackdelar med att välja ett gratis HR-system.
Fördelar med ett gratis HR-system
- Kostnadseffektivt: Det är svårt att argumentera mot att en av de mest uppenbara fördelarna med att välja ett gratis HR-system är att det inte kostar något. Organisationer med en väldigt begränsad budget, få anställda eller små HR-team kan lockas av ett gratis HR-system eftersom det kan hjälpa till att spara in på kostnader.
- Grundläggande HR-funktionalitet: Ett gratis HR-system erbjuder vanligtvis viktiga HR-funktioner som personallistor, enklare organisationsstruktur och ibland väldigt grundläggande rapportering. För små organisationer med enkla HR-behov kan ett gratis HR-system ge tillräcklig funktionalitet för att möta deras krav.
- Enkel implementering och användning: Då ett gratis HR-system har väldigt låg komplexitet och funktionalitet är de ofta lätta att installera, där minimal anpassning krävs. De har vanligtvis enkla och användarvänliga gränssnitt och kräver ingen omfattande utbildning, vilket gör dem tillgängliga för HR-team med begränsad teknisk expertis.
Nackdelar med gratis HR-system
- Begränsad funktionalitet och skalbarhet: Gratis HR-system saknar avancerad funktionalitet och komplexitet som större organisationer eller de med komplexa HR-processer behöver. Exempelvis avancerad rapportering, masterdata, continuous performance eller talent management. Ett kostnadsfritt system kan också ha begränsningar när det gäller antalet anställda eller användare de kan stödja, vilket hindrar skalbarhet när organisationen växer.
- Risker med säkerhet och regelefterlevnad: En leverantör av gratis HR-system har troligtvis inte samma förutsättningar att tillhandahålla robusta säkerhetsfunktioner, såsom kryptering eller tvåfaktorsautentisering, vilket kan utgöra risker för de anställdas data. Dessutom kanske gratissystem inte följer relevant lagstiftning, såsom GDPR eller GRC, vilket kan resultera i utmaningar för organisationer som verkar i reglerade branscher.
- Begränsad support: Dessa leverantörer erbjuder vanligtvis heller inte heltäckande kundsupport, uppdateringar eller utbildningar, vilket kan innebära utmaningar vid tekniska problem, driftproblem eller frågor kring funktionalitet. Ett gratis HR-system kan också ha begränsade leverantörsresurser, vilket kan påverka supportens lyhördhet och tillförlitlighet.
Det kan också vara så att leverantören tar betalt för instruktionsvideos, systemstöd eller annan support, vilket innebär att ni kommer att behöva lösa problem på egen hand, om ni inte vill betala för hjälpen såklart.
Sammanfattning
En enkel och kostnadsfri lösning är ett bra alternativ kan alltså vara ett bra val för vissa företag, men det är en kompromiss. Väljer ni ett gratis HR-system bör ni också vara beredd att lägga tiden på att kompensera för begränsningarna det innebär.
Att välja en gratis lösning kan alltså ge kostnadseffektiva och grundläggande HR-funktioner. Men det kan också innebära att det finns begränsningar gällande funktionalitet, skalbarhet, säkerhet, regelefterlevnad och support. Det är alltså viktigt att organisationer i behov av ett HR-system gör en noggrann utvärdering av sina behov, budget och framtida tillväxtplaner innan de väljer en gratis lösning. Oavsett vilka behov man har bör man göra en tydlig kravställning för att kunna fatta ett välgrundat beslut som är i linje med organisationens krav och mål. Läs mer om hur du jämför HR-system här.
