Många system, men ingen helhet? Vad är digitalisering i offentlig sektor?

Digitalisering av HR har varit ett återkommande tema i många år nu, men vad betyder det egentligen i praktiken? Det är det lätt att tro att digitalisering endast handlar om att implementera ett nytt HR‑system, eller att man redan är ”digital” för att man har flera kringsystem på plats. Men den verkliga digitaliseringen av HR, börjar först när man tar en aktiv roll i att leda förändringen från början till slut. När man kartlägger alla sina processer och gör en plan för hur dessa ska digitaliseras så att processer och data inte bara hänger ihop, utan också är en naturlig del av arbetsdagen. Genom att kartlägga samtliga processer och ta fram en tydlig plan för hur dessa ska digitaliseras, säkerställer man att processer och data inte bara hänger ihop, utan också blir en naturlig och integrerad del av arbetsdagen.

Digitalisering i offentlig sektor handlar i grunden om att skapa ett sammanhängande ekosystem av processer, data och system som stödjer hela medarbetarresan – från rekrytering till pension – och möjliggör ett mer datadrivet, strategiskt HR-arbete.

I det här inlägget tittar vi närmare på varför digitalisering handlar mer om strategi än teknik och hur man inom offentlig sektor kan lyckas komma i kapp med digitaliseringen.

HR är mer digital än någonsin, men är det digitaliserat?

Många organisationer i offentlig sektor sitter idag på ett stort digitalt landskap. Olika system för bemanning, rekrytering, kompetens, lön och arbetsmiljö finns ofta redan på plats. Men att ha många system är inte detsamma som att vara digitaliserad.

Det är skillnad mellan att ha digitala verktyg och att arbeta på ett sammanhängande och datadrivet sätt. Flera offentliga verksamheter saknar idag en sammanhållen HR‑masterdata, alltså ett system som hanterar medarbetardata, vilket innebär att informationen om medarbetarna är utspridd i ett flertal olika system.

Det riktigt problematiska är att dessa system ofta fungerar som öar, utan integration eller gemensam struktur. Under en medarbetares livscykel i organisationen kan det alltså vara ett flertal system som hanterar medarbetarens personuppgifter, system som inte pratar med varandra. Rent krasst innebär oftast att en person på HR eller lön ansvarar för att fylla i dessa uppgifter manuellt i alla olika system.

Det är enkelt att dra slutsatsen att arbetsbördan och risken för felinmatning kraftigt ökar när man tänker på att varje liten ändring eller uppdatering behöver göras manuellt, i alla system. Det ökar också kraftigt risken för brott mot GDPR och försvårar möjligheten att arbeta i strukturerade processer med allt från analys och rapportering till uppföljning av kompetens och kostnader.

HR behöver äga sin egen förändring

Även om teknik kan skapa möjligheter, ökar det också förväntningarna. Personalen förväntar sig en bättre medarbetarupplevelse, ledningen vill se effektivare styrning, bättre kompetensförsörjning och resursallokering. För att lyckas med allt detta behöver HR kunna frigöra tid i vardagen och lämna admin-rollen.

Med digitalisering ges HR en unik möjlighet att lyfta sin roll i organisationen. Men det kräver att man gör jobbet på riktigt: i nulägesanalysen, processkartläggning, kravställning, i val av system och inte minst i arbetet med förändringsledning.

Att låta HR‑funktionen ta en mer aktiv roll blir särskilt viktigt inom offentlig sektor, där processer ofta är mer komplexa, och där lagkrav, kollektivavtal och transparens ställer höga krav på systemstöd.

För att HR ska kunna ta en sådan roll krävs dock rätt förutsättningar – något som inte alltid är självklart inom offentlig sektor.

Offentlig sektor har särskilda utmaningar, och därför särskilda behov

Även om vi ser allt fler större offentliga organisationer upphandla moderna HR-system så är det ingen hemlighet att många inom det offentliga ligger efter när det gäller digital mognad. Det handlar inte om brist på vilja, utan om att verkligheten är komplex: långa processer, begränsade resurser och ett lapptäcke av system som vuxit fram under många år där det kan vara svårt att veta var man ska börja nysta.

Här blir det extra viktigt att digitalisering inte reduceras till ett enskilt IT‑projekt. Det handlar om att skapa strukturer som gör det möjligt att jobba mer strategiskt, effektivt och hållbart med medarbetarna i centrum. För det krävs både en tydlig riktning och rätt kompetens på plats.

Rådgivning som brygga mellan strategi och teknik

Att navigera rätt i komplexa HR-frågor inför en digitalisering kräver ibland mer än intern kunskap. Det kräver insikter från dem som ser helheten och har erfarenheten av den här typen av förändringsarbete. Med stöd från någon som förstår både HR, teknik och villkoren i offentlig sektor får man tillgång till ett breddat och erfaret perspektiv. Ett perspektiv som hjälper till att identifiera möjligheter, undvika fallgropar och fatta mer informerade beslut längs vägen.

Expertstöd blir särskilt värdefullt när ambitionen inte bara är att upphandla ett system utan att faktiskt uppnå effekt. Genom att kroka arm med erfarna leverantörer eller oberoende rådgivare får man del av beprövade arbetssätt, erfarenheter från andra verksamheter och stöd i att omsätta strategi till fungerande processer i vardagen.

Det handlar om att ställa rätt frågor:

• Vad behöver vi för att fatta bättre, snabbare och mer välgrundade beslut?

• Hur ser vårt dataflöde ut i dagsläget och hur vill vi att det ska se ut?

• Hur kan vi skapa ett sammanhållet HR-landskap där systemen faktiskt samverkar och stärker varandra?

Att kroka arm med rätt leverantör innebär mer än bara tillgång till teknisk support, det ger tillgång till beprövade arbetssätt, bättre systemoptimering och ett externt perspektiv på den egna verksamheten. Det gör det lättare att förstå vad som faktiskt krävs för att lyckas, både i upphandling, implementation och det långsiktiga användandet av HR-systemet.

För i slutändan handlar det inte bara om att köpa in ett system utan om att skapa verkligt värde genom att använda det på rätt sätt, med rätt förutsättningar, rutiner och kompetens på plats. Här kan expertstöd vara avgörande för att få utväxling på både investering och förändringsarbete.

Så vad är då digitalisering i offentlig sektor – på riktigt?

Det är när HR har förutsättningarna att arbeta sammanhållet, strategiskt och datadrivet. När systemen stärker processerna, inte försvårar dem. När medarbetardata hänger ihop och används för att fatta bättre beslut. Det är först då den digitala transformationen skapar verklig nytta – för HR, för organisationen och för medarbetarna.

Så lyckas ni: tre råd till HR i offentlig sektor

Vill ni ta nästa steg i er digitaliseringsresa? Här är tre råd som kan hjälpa er att lyckas:

• Se digitalisering som en strategisk transformation, inte ett projekt.
  Säkerställ att HR är med och driver arbetet – från behovsanalys till implementation.

• Sätt data i centrum.
  Börja med att kartlägga hur ni hanterar er medarbetardata idag och hur systemen hänger ihop. Satsa på integration och samspel, inte fler silos.

• Ta hjälp av experter med erfarenhet från offentlig sektor.
  Rätt leverantörer eller rådgivare kan hjälpa er att navigera i komplexiteten och skapa lösningar som fungerar i praktiken.

Vill du veta mer om hur andra offentliga organisationer jobbar med HR‑digitalisering? Vi delar gärna med oss av goda exempel och erfarenheter.