HR-chefer som är verksamma inom offentlig sektor kan nog känna igen sig i att det ofta är en lång och krävande process att upphandla ett nytt IT-system, så även när det rör sig om ett HR-system. Upphandling inom det offentliga är mer regelstyrt än i den privata sektorn, detta då den offentliga upphandlingen regleras bland annat av lagen om offentlig upphandling (LOU). Det kan upplevas utmanande att ta sig igenom hela processen från kartläggning av behov till en färdig upphandling.
Det låter kanske som en klyscha, men att ha rätt team på plats är en förutsättning för att lyckas med upphandlingen. Det innebär att alla relevanta intressenter behöver vara involverade i processen. Framförallt är det den beställande organisationen, i det här fallet HR, som behöver driva arbetet framåt. Det räcker inte med att skriva en kravspecifikation och lämna över den till upphandlaren som ska författa ett förfrågningsunderlag.
I den här artikeln ska vi därför titta närmare på några av de viktigaste sakerna att ta hänsyn till i upphandlingsprocessen för att ni ska lyckas med ert inköp.
Samarbete internt leder till framgång
Ett HR-system med masterdata är en central komponent i IT-landskapet. Det förser nämligen andra IT-system, via integrationer, med väsentlig information om medarbetarna, exempelvis underlag till lönesystemet för löneutbetalningar. HR-masterdata kan användas för att styra tillgång till företagets intranät och identitets- och åtkomsthantering genom att definiera användarnas roller, behörigheter och organisationstillhörighet.
Att implementera ett HR-system kommer med andra ord att ge ett mervärde till fler avdelningar i organisationen. Därför är det viktigt att man involverar andra berörda intressenter så tidigt som möjligt i processen. Dels för att säkerställa intern förankring men även för att se till att kravspecifikationerna och behovsanalysen blir ordentligt genomförd. Annars finns risken att ni i ett senare skede inser att upphandlingsmaterialet inte är komplett och i värsta fall kan upphandlingen behöva avbrytas.
Förutom IT-avdelningen bör man i ett tidigt skede även involvera lön, ekonomi och ett par olika typer av slutanvändare - det vill säga personer som kommer att använda systemet i sin vardag.
Med hjälp av det team som nu skapats blir det enklare att analysera olika infallsvinklar, behov, krav och funktioner som ett HR-system behöver uppfylla för att passa er. IT kan hjälpa till att definiera krav på integrationer och säkerhet, medan CFO kan ge insikt i hur systemet kan bidra till affärsmålen och vilka finansiella ramar som gäller.
Genom intervjuer, enkäter och workshops kan man sedan samla in feedback för att förstå organisationens unika behov. Det här steget i processen kan ibland genomföras i form av en förstudie, eller bara en behovsanalys. Välj det format som passar er organisation bäst. Har ni aldrig tidigare upphandlat ett HR-system kanske en förstudie är rätt väg att gå.
Varför är det då viktigt att fastställa vilka behov som finns? Jo, genom att ni som organisation på ett tydligt sätt beskriver er målbild och vad ni önskar att uppnå genom att implementera ett HR-system, kan fler leverantörer lämna anbud där det framgår hur just deras system löser det ni efterfrågar. Det är ju tyvärr inte helt ovanligt att ett förfrågningsunderlag består av en massa skall-krav som istället hindrar leverantörer från att lämna anbud.
Så vårt tips är att fokusera på att ta fram ett underlag till upphandlingen där ni ber leverantörerna att beskriva hur de ämnar att lösa uppgiften, därefter kan ni utvärdera på kvalitet och välja den leverantör som bäst passar era mål och uppfyller era behov.
Involvera leverantörerna i er förstudie
En förstudie utgör en mer strukturerad typ av behovsanalys inför en offentlig upphandling av en specifik vara eller tjänst. Inom ramen för förstudien kan kontakt och möten med potentiella leverantörer förekomma, när det gäller inköp av digitala system kan det exempelvis vara aktuellt med en demo av leverantören. Då kan ni snabbt bilda er en uppfattning av vad som finns ute på marknaden och vilka realistika förväntningar ni kan ha på ett HR-system. Att ha en dialog med leverantörer i ett tidigt skede bidrar till ökad kunskap om vilken typ av funktionalitet som finns på marknaden. Dialogen med leverantörer är regelstyrd efter att upphandlingen annonserats, se därför till att förekomma eventuella missförstånd redan innan genom att involvera leverantörerna tidigt.
Oavsett hur grundligt arbete ni än gör, så är det i de allra flesta fall omöjligt att förutse och inkludera precis alla behov och funktionalitet som ni kan tänkas behöva i ett HR-system. Era HR-processer är säkert dynamiska och sättet ni arbetar på ändrar form över tid. Kanske är det även så att ni kommer att förfina och anpassa vissa processer när ni får ett systemstöd på plats. Fokusera därför på er målbild, vad ni önskar att uppnå och funktionalitet som är grundläggande för era behov. Det kan exempelvis vara att HR-systemet ska ha masterdata, integration mot lönesystem eller mot Microsoft Entra ID.
Som vi skrev tidigare rekommenderar vi att fokusera på att måla upp en tydlig målbild av vad ni vill uppnå, vilka behov ni har och vilket syfte ska det ni efterfrågar fylla? Genom att be leverantörerna att förklara hur de planerar att lösa era behov öppnar ni upp för olika sätt att uppnå samma syfte .
Enkelt förklarat så formulerar ni kraven i upphandlingen genom att beskriva vad som ska lösas, men ni undviker att tala om för leverantörerna hur det ska lösas.
Tillsammans med ansvarig upphandlare behöver ni också välja ett upphandlingsförfarande som passar er process bäst, detta kan också styras av andra faktorer som värdet på upphandlingen.
Som leverantör ser vi att upphandlingar av komplexa IT-system lyckas bäst när man väljer en upphandlingsform innehållande förhandlat förfarande. Den typen av upphandlingar ger möjlighet för att den upphandlande myndigheten och leverantörer ska lära känna varandra under processens gång. Detta i sin tur leder till ett kvalitetssäkrat anbud, minskad risk för missförstånd och underlättar för upphandlande myndighet att utvärdera leverantörens anbud på kvalitet.
Läs mer om olika sorters upphandlingsförfaranden hos Upphandlingsmyndigheten.
Undvik digitalisering för digitaliseringens skull
Digitaliseringen har varit på tapeten i flera decennier, i takt med att det ställs allt högre krav på företag och offentliga organisationer behövs det fler och fler systemstöd för att stötta verksamheten på bästa sätt. Samtidigt är det viktigt att vara medveten om att digitalisering inte bör vara ett självändamål, utan ett medel för att uppnå processer av högre kvalitet, förbättrad datakvalitet samt spara tid och resurser.
Ett HR-system bidrar till kostnadsbesparingar och förbättrad datakvalitet. Genom att eliminera dubbelarbete och införa transparenta och effektiva processer minskar systemet onödiga administrativa bördor, arbetsflöden som tidigare hanterats i Excel kan istället enkelt automatiseras. Det frigör tid för annat och skapar utrymme för att fokusera på strategiskt arbete.
Den ökade effektiviteten möjliggör inte bara en bättre arbetsmiljö utan främjar också ett bättre samarbete mellan olika avdelningar. Med minskad administration och ökad tillgänglighet till relevant information kan medarbetarna ägna sig åt mer meningsfulla och strategiska uppgifter. Detta resulterar i en mer produktiv och välorganiserad arbetsstyrka, vilket i slutändan är det verkliga målet med att införa digitalisering inom HR-processer.
Dags att utvärdera anbud
När det kommer till offentlig upphandling i Sverige är utvärderingen av anbud en avgörande och väsentlig fas i hela processen. Det är här ni som HR-funktion och upphandlaren noga granskar de inkomna anbuden för att säkerställa att de uppfyller det som efterfrågas. Utvärderingsprocessen är inte bara nödvändig och formell; den utgör själva hjärtat av en framgångsrik upphandling.
Det är här ni tittar på hur leverantörerna uppfyller era behov, ibland kan en leverantör uppge att de uppfyller ett krav men vid närmare efterforskning visar det sig att de egentligen inte gör det. En transparent och objektiv utvärdering är av yttersta vikt för att säkerställa en rättvis och konkurrenskraftig upphandlingsprocess.
För att ytterligare fördjupa bedömningen rekommenderar vi att man bjuder in de leverantörer som har gått till nästa steg att genomföra case studies. Detta ger en mer djupgående förståelse för hur deras lösningar kan tillämpas i praktiken och vilken mervärde de kan erbjuda. Detta stärker inte bara utvärderingsprocessen utan skapar även en grund för att bygga ett starkt och långsiktigt partnerskap mellan er och leverantören ni väljer.
En leverantör som förstår dina behov
Förhoppningsvis har ni nu fattat ett tilldelningsbeslut efter en lyckat genomförd upphandling. Då står ni nu med inte bara ett nytt HR-system utan också en leverantör som verkligen förstår era behov. Att genomföra en upphandling som leder till rätt leverantör är som att hitta en bra kompis – någon som inte bara ger er det ni behöver utan också stöttar er när det blåser lite extra.
Att implementera ett nytt HR-system kan vara resurskrävande och ibland också kännas lite motigt. Därför är det väldigt viktigt att ha en leverantör som har en grundlig implementationsmetodik och skapar en specifik implementationsplan för just er.
Kom ihåg att en schysst leverantör tänker inte bara på själva säljet och implementeringen, de hänger med även efteråt, när allting är på plats. Det betyder att ni har backup om något strular eller om ni behöver anpassa systemet lite längre fram. Håll den här typen av lite mjukare värden i huvudet när ni tar fram ert förfrågningsunderlag.
Kontakta oss om du vill ha mer tips om hur du köper in ett HR-system. Vi har stor erfarenhet av att stötta våra kunder genom processen och hjälper dig gärna!
