Om du på grund av omständigheterna tvingas utföra offboarding av en medarbetare på distans så finns det flera saker du bör tänka på. För det första är risken större att den som lämnar får en dålig upplevelse. För det andra riskerar du att känsliga data hamnar i fel händer och att pengar slösas på felaktig åtkomst och licensiering.
Att slutföra anställningens livscykel med lika stor vikt som vid en onboarding, skapar en atmosfär som präglas av respekt och professionalism samtidigt som det ger en ovärderlig inblick i er personalomsättning. Det skyddar er även mot datasäkerhetsrisker.
Det är svårt att säga farväl
Oavsett om en medarbetare har sagt upp sig, blivit uppsagd, accepterat ett uppsägningserbjudande eller går i pension, har beslutet att lämna utan tvekan varit svårt. Men oavsett hur situationen ser ut så undviker du att tiden ni har kvar tillsammans går till spillo med en genomtänkt, välplanerad strategi för hur du ska avrunda upplevelsen och säga adjö.
Börja med att tänka över den tid och ansträngning som både du och din medarbetare hittills har investerat i er relation – och hur dessa år av engagemang, förtroende och lojalitet kan bli meningslösa om din medarbetare lämnar företaget med en känsla av att vara ignorerad och mindre värd. Tänk på hur annorlunda resultatet kan bli om du frågar dig själv vad du kan göra för att se till att personen ser tillbaka på den här perioden och tänker “Wow, det där var några av de bästa åren i min karriär”.
Slösa inte bort uppsägningstiden
I stora delar av Europa, och i synnerhet i Norden, är långa uppsägningstider ganska vanliga. Det betyder att du och den som lämnar kommer spendera ganska lång tid tillsammans – kanske några månader – innan ni skiljs åt. Hur bör du använda den tiden? Du kan antingen anta att din medarbetare redan har stämplat ut mentalt (vilket gör att de mår sämre för varje dag som går), eller så kan du utnyttja tiden med ett genomtänkt, personligt offboarding-program.
Uppsägningstiden är uppenbarligen en viktig period för att överföra kunskap och utföra överlämningsuppgifter. Det är också en chans att få en viktig inblick i vad din medarbetare tycker om att arbeta med dig och, om de sade upp sig, varför de väljer att lämna. Du har nu att göra med någon som har väldigt lite att förlora genom att vara helt ärlig så se till att du tar tillfället i akt att få ärlig feedback genom att skapa en atmosfär som präglas av trygghet och förtroende. En formell avslutande intervju är vanlig praxis på de flesta företag, men under en lång uppsägningstid kan man dela upp det i etapper istället för att genomföra en enda intervju under den sista veckan.
Om man utför offboarding på distans blir detta ännu viktigare. Det är svårt att skapa en relation mellan distansanställda och deras chefer och team även i vanliga fall men under uppsägningstiden är det ännu viktigare att upprätthålla engagemanget. Om det passar kan du hålla lite extra kontakt med den som lämnar för att bättre hantera arbetsbelastningen och känslorna under uppsägningstiden, så att personen varken är uttråkad eller överarbetad. Undvik frestelsen att försöka detaljstyra processen utan erbjud istället stöd och hjälp i samband med att personen avslutar sin tid hos er.
En nöjd före detta medarbetare är vandrade reklam för ditt företag
Du bör också se den här perioden som en tid då du kan forma de sista minnena som din medarbetare tar med sig. Varför är det viktigt? En nöjd före detta medarbetare kommer prata positivt om sin tid hos dig, ha en gynnsam inställning i kontakt med potentiella nya medarbetare hos dig och kan till och med överväga att ansöka om framtida tjänster hos dig efter att de har haft tid att utveckla sin karriär och kompetens någon annanstans.
Om du är ledsen över att den här medarbetaren ska sluta, se till att de är medvetna om hur mycket du uppskattar allt de har gjort. Och även om omständigheterna inte är så trevliga, kan du ändå se till att situationen hanteras med känslighet och professionalism så att alla involverade parter skiljs åt med bibehållen värdighet och respekt.
Se det som att skicka ut en ny varumärkesambassadör i världen – någon som kan få ditt rykte att bära eller brista beroende på hur du hanterar era avslutande veckor tillsammans. Precis som du bara har en chans att göra ett första intryck, får du bara den här sista chansen att göra ett bestående intryck. Och glöm inte att dina andra medarbetare håller koll på hur du hanterar denna process. Om en medarbetare som ska sluta visar en gnutta ånger över att de är på väg därifrån när du behandlar dem så bra, kommer andra vara glada över att de stannar.
Täta alla kryphål
I situationer med distansarbete kan det vara en logistisk utmaning att se till att all utrustning lämnas tillbaka. Om din medarbetare inte kan lämna tillbaka sin laptop eller telefon till kontoret personligen kan du erbjuda att skicka en budfirma för att hämta dem, eller åtminstone erbjuda att stå för transportkostnaderna. På så sätt vet du att utrustningen och all känslig information den kan innehålla returneras på ett säkert sätt och din medarbetare får en smidig återlämning av utrustning.
Allt detta kan kännas som mycket arbete att hantera samtidigt som du ska sköta det praktiska med att en medarbetare slutar, men det är här automatisering kan vara räddningen. Rutinuppgifter som är gemensamma för alla medarbetare som slutar – checklistor för överlämnande, borttagning av systemåtkomst, undertecknande av uppsägningsformulär osv. kan hanteras av ett digitalt system medan du lägger tid på att skapa mer värdefulla, personliga slutupplevelser för din medarbetare. Detta gör att offboarding på distans blir en mycket enklare process då alla dessa uppgifter kan utföras online med ett automatiskt flöde som berättar för alla inblandade vad de behöver göra.
Gör det till ett firande och inte till en flykt
Alla typer av lättnad som du eller den medarbetare som lämnar känner bör bero på att ni vet att allt avrundades på ett snyggt sätt, inte för att den här resan äntligen är över. Nyckeln till ett positivt avslut är att fira den lämnande medarbetarens prestationer, gratulera dem till deras nya möjligheter och se till att de känner att de går vidare och inte flyr.
För att lära dig mer om hur en digitaliserad strategi för rekrytering, onboarding och offboarding kan ge dig mer tid att lägga på de mänskliga delarna av personalarbetet, ladda ner vår e-bok, Din guide till digital rekrytering, onboarding och offboarding.
