HR-system, kan även kallas HCM- eller HRM-system, spelar en alltmer avgörande roll i systemlandskapet. Ett HR-system kombinerar ett antal system och processer för att möjliggöra för en enklare hantering av medarbetare, affärsprocesser och data.
Den här typen av system erbjuder en rad olika funktioner som sträcker sig från rekrytering och urval till kompetensutveckling och analys. I det här blogginlägget ska vi titta lite närmare på olika typer av fokus ett HR-system kan ha och vilket syfte de fyller. Vad är det ni behöver för att förbättra era möjligheter till effektiv administration? Handlar det om traditionell HR-funktionalitet, som rekrytering, eller har ni också behov av system med mer avancerad funktionalitet?
Att välja HR-system är ofta en komplex utmaning, dels eftersom det finns många alternativ välja mellan, dels eftersom det ofta kräver en intern kartläggning av processer och behov. De olika systemens funktionalitet passar olika beroende på företagens behov. Genom att börja titta på vilka olika typer av inriktning HR-system kan ha blir det sen enklare att navigera vidare mot den typen av system som passar er verksamhet bäst. Här har vi satt beskrivande namn på de olika typerna av HR-system för att visa på vilka skillnader som kan finnas i funktionalitet.
Är du redo att ta nästa steg så rekommenderar vi blogginläggen ”Jämföra HR-system” och ”Kravspec för HR-system”.
Olika typer av fokus i HR-system
Operativa HR-system: effektivisering av HR-verksamheten
Med operativa HR-system syftar vi till system med en funktionalitet som är utformade för att samla medarbetaruppgifter och möjliggöra rapportering på viktiga HR-data. Ett operativt HR-system bygger på kvalitativa data, därför är masterdata nödvändigt. Masterdata kan inkludera bland annat information om de anställda, digitala dokument och nyckeldata relaterad till de anställda och olika arbetsprocesser.
Dessa system ger HR-cheferna den information de behöver för att utföra uppgifter som prestationshantering, lönerevision, rekrytering och interna personalförändringar. I lite större företag visar sig operativa HR-system ofta vara ovärderliga genom att de effektiviserar standardiserade HR-processer. Ett företag där HR-avdelningen fortfarande spenderar onödigt mycket tid på att hantera repetitiva personaladministrativa uppgifter eller leta bland oorganiserade filer och kalkylblad för att hämta medarbetardata, kan implementering av ett operativt HR-system vara den perfekta lösningen.
Taktiska HR-system: Stärkt resurshantering
Taktiska HR-system har ett större fokus på funktionalitet som rör processer som påverkar företagets främsta resurs; medarbetarna. Den typen av HR-system täcker områden som rekrytering, kompetensutveckling, kompensation och kartläggning. Välutvecklad funktionalitet här gör att det blir möjligt för företag att kunna fatta välgrundade beslut om resursfördelning, befintliga kompetenser och karriärsutveckling. Dessa system passar bäst för företag som behöver hjälp med att fatta beslut på makronivå när det gäller resurshantering snarare än dagliga uppgifter.
Strategiska HR-system: möjliggör datadrivet beslutsfattande
Som namnet antyder underlättar ett strategiskt HR-system strategisk analys och beslutsfattande. De hjälper HR med funktioner som målsättning och planering av framtida personalstyrka. Strategiska HR-system ger medvetenhet om tillgängliga arbetskraftsresurser och hjälper till med korrekt personalplanering genom att hantera data som marknadsinformation och driftsbudgetar. Dessa system är särskilt fördelaktiga för organisationer som söker strategisk expansion eller tillväxt. Om du vill ha konkreta siffror som underlag för intelligenta, datadrivna beslut om ditt företags framtid är ett strategiskt HRIS-system att rekommendera.
Heltäckande HR-system: En holistisk HR-lösning
Ett heltäckande HR-system kombinerar funktionerna i operativa, taktiska och strategiska system och fungerar som en omfattande databas och plattform för sömlös hantering av olika HR-relaterade uppgifter. Dessa uppgifter inkluderar medarbetarinformation, HR-filer, öppna positioner, rekryterings- och anställningsdetaljer, jobbanalys och design, säkerhetsriktlinjer för anställda, kompetensinventering, kompensation och förmåner, utbildning och utveckling samt prestationshantering. Ett heltäckande HRIS-system fungerar som en one-stop shop och lagrar och visar all information som behövs för att utföra nästan alla HR-funktioner. Även om de kan ha ett högre pris eller kräva mer utbildning och resurser för att fungera, erbjuder heltäckande HR-system många värdefulla funktioner som kan revolutionera hur en HR-avdelning fungerar.
HR-system med specifik funktionalitet: specifika lösningar för specifika behov
Förutom de klassiska, kompletta HR-systemen på marknaden finns det en hel rad specialiserade lösningar som används av HR. Ibland kallas de "best-of-breed"-lösningar men det händer att de ibland också, felaktigt, för "HR-system". Vi säger felaktigt eftersom de bara täcker en mycket liten del av medarbetarnas resa. Exempel på sådana lösningar är rekryteringssystem, Workforce Management-system, programvara för medarbetarundersökningar och Learning Management-system (LMS).
Alla dessa lösningar är skräddarsydda för att lösa ett mycket specifikt problem eller stödja en väldigt specifik process - och gör det ofta väldigt bra! Vilket gör att kombinationen av ett ordentligt HR-system, för lagring av masterdata och organisationsinformation, tillsammans med några av dessa best-of-breed-lösningar blir en riktigt bra matchning, som kan uppfylla de digitala HR-kraven för de flesta organisationer.
Orsaken till att en kombination av både ett HR-system och en rad "best-of-breed"-lösningar är möjlig är integrationer. När HR-masterdata flödar mellan HR-systemet och dessa specialiserade HR-lösningar minskar behovet av att skapa och underhålla data på flera olika plattformar och risken för felinmatning eller dataintrång minskar.
I kombination med SSO (Single Sign On-lösning), som gör det möjligt för användarna att använda samma inloggningsuppgifter på ett säkert sätt i flera lösningar, behöver användarna aldrig logga in i flera system för att byta från HR-systemet till ett annat system - det säkerställer en positiv användarupplevelse.
Några exempel på HR-system med specialiserad funktionalitet är:
Rekryteringsverktyg
Ett rekryteringsverktyg är oftast ett av de första systemstöd som HR-avdelningen är med och köper in till organisationen. Precis som namnet antyder så hjälper ett rekryteringsverktyg HR att hantera rekryteringens olika faser, allt från annonsering till kandidater och anställning. På marknaden finns det en mängd olika verktyg att välja mellan, beroende på bransch kan vissa system vara mer aktuella än andra. Vissa rekryteringsverktyg fokuserar på annonsering, andra på screening och vissa är mer inriktade mot onboarding-processen.
Trots dessa olikheter har de flesta gemensamma funktioner, som exempelvis kandidattester, annonsmöjligheter på specifika plattformar, kommunikationsverktyg och feedbackfunktioner.
Fördelarna med ett rekryteringssystem är många, både för företaget och för kandidaterna. Med ett rekryteringssystem på plats blir hanteringen av rekryteringsprocessen smidigare och snabbare, vilket minskar den tid det tar att slutföra rekryteringen. Tack vare tillgång till historiken kring tidigare anställningsprocesser finns det möjlighet att analysera tidigare erfarenheter för att på så sätt skaffa sig slutsatser för att kunna ytterligare förbättra och effektivisera kommande rekryteringsprocesser.
Med en integration mellan ett rekryteringssystem och ett HR-system minskas det manuella arbetet markant. Så fort en kandidat erbjuds anställning kan informationen skickas till HR-systemet där en profil skapas, ett onboardingflöde kickar igång med förvalda aktiviteter. Det kan exempelvis börja med att ett anställningsavtal skickas ut och avslutas med ett uppföljningssamtal när provanställningen övergår i fast anställning. Tack vare en integration mellan dessa två system upplevs hela processen sömlös av kandidaten och chefen samt HR minimerar manuella arbetsuppgifter där risk för felaktigheter är stor.
Tidrapporteringssystem
Tidrapporteringssystem underlättar registrering och hantering av medarbetares arbetstider och närvaro. Dessa system är mer förekommande i vissa branscher än andra, exempelvis där det förekommer mycket timanställningar. I den här sortens system kan anställda rapportera sin arbetstid eller ansöka om olika sorters frånvaro. Det ger företaget en överblick över exempelvis övertid samt möjlighet att beräkna antalet arbetade timmar samt eventuell övertid, ob och beredskap. Det i sin tur kan i de flesta system sen skapa det fakturaunderlag som exporteras till lönesystemet. Det blir dock allt vanligare med hybridlösningar där tidrapportering och lön hanteras i ett och samma system.
Med en integration mellan tidrapporteringssystemet och HR-systemet som hanterar masterdata kan HR enkelt ta fram rapporter över närvaro, frånvaro, övertid samt koppla det till andra trender i företaget.
Lönesystem
Ett lönesystem är precis vad det låter som, ett systemstöd för hantering och beräkning av löner samt generering av olika rapporter relaterade till löner. Även om det kan förekomma äldre lönesystem som kräver en del manuell hantering är den absolut vanligaste lösningen idag ett digitalt lönesystem. En av de främsta fördelarna med ett digitalt lönesystem är att det kontinuerligt uppdateras med aktuella lagar och regler, som exempelvis skattetabeller och skattesatser samt att det finns tillgängligt digitalt och inte på en persons dator.
Marknaden erbjuder olika typer av lönesystem, allt från enkla system lämpliga för mindre företag till mer komplexa system som kan hantera stora datamängder för större företag. De allra flesta företag har någon typ av lönesystem och många hanterar även sin personaldata där, trots att det i regel är väldigt bristfällig funktionalitet, vilket gör att lönesystem ofta misstas för att vara ett HR-system. De har dock väldigt lite gemensamt men kompletterar varandra perfekt!
Även här finns det hybrida lösningar där flera system kombineras i ett, exempelvis finns det redovisningssystem som erbjuder lönemoduler som kan integreras och utvidgas med olika rapport- och analysverktyg. Dessa verktyg kan integreras och anpassas efter ditt företags specifika behov, exempelvis genom att integrera mot ett tidrapporteringssystem och elektroniska lönespecifikationer.
En av de allra vanligaste integrationerna med HR-system är integrationen till ett lönesystem.
Framtida trender inom HR-system
HR-system utvecklas ständigt för att möta de växande behoven och kraven inom personalhantering. Utöka här. Här är några framtidstrender inom HR-system:
Generativ AI och maskininlärning i HR-system
Generativ AI (Artificiell intelligens) och maskininlärning kommer att spela en allt större roll inom HR-system. Tack vare den nya teknologin går utvecklingen framåt i en rasande takt. Genom att använda generativ AI och maskininlärning kan HR-system bättre automatisera och effektivisera processer som exempelvis utkast av avtal, urval och matchning av kandidater, analys av prestanda och personalprognoser.
Inom HR kommer AI-lösningar på sikt även att kunna hjälpa till att automatisera repetitiva aktiviteter, ge personliga insikter och förbättra beslutsfattande.
Precis som digitala HR-system har bidragit till att öka effektiviteten i HR-processer, bidra till bättre strategiska beslut och minska kostnader och genom att automatisera repetitiva procedurer, kommer användningen av AI i HR-system att bidra ytterligare till detta.
Automatisering
Automatisering är egentligen inget nytt i HR-system, tack vare smarta arbetsflöden har det länge varit möjligt att automatisera manuella och repetitiva uppgifter inom personaladministration. Kombinationen av AI och automatisering kommer att skapa möjligheter för att frigöra ännu mer tid då fler processer kommer att kunna automatiseras eller utföras med enkla kommandon. Det kommer att frigöra mer tid till HR som kan läggas på strategiskt arbete och att skapa en bättre användarupplevelse för medarbetare. Vi ser redan att HR de senaste åren tagit en allt mer företagsrådgivande roll, i samband med digitalisering och automatisering med hjälp av AI kommer det helt enkelt att finnas mer tid.
Användarvänliga gränssnitt och mobilitet
Ett användarvänligt gränssnitt är en design eller layout av en programvara, applikation eller webbplats som är enkel att använda och förstå för slutanvändaren. Ett användarvänligt gränssnitt är utformat för att maximera användarupplevelsen genom att vara intuitivt, lättillgängligt ,effektivt och modernt.
I takt med att självservice i HR-systemen blir allt vanligare så utvecklas systemen också i allt snabbare takt mot att vara mer användarvänliga och anpassade för mobila enheter. Genom att erbjuda intuitiva gränssnitt kan anställda enkelt komma åt och hantera sina personuppgifter, rapportera arbetstid och söka efter interna resurser även om de inte har tillgång till en arbetsdator eller om de är på resande fot.
Ett modernt och användarvänligt gränssnitt är viktigt i ett HR-system av flera anledningar. Med ett intuitivt system förenklas arbetet i HR-systemet då tydlig och intuitiv navigering sparar tid.
Dessutom ökar användarvänligheten chansen att HR-systemet accepteras och används av de anställda. Om gränssnittet är enkelt att förstå och använda blir det också mer troligt att man drar nytta av systemets funktioner och får ut värdefull information.
Läs mer om hur man designar ett användarvänligt HR-system här.
Sammanfattning
Alla organisationer är olika och därmed också deras behov. I vissa fall räcker det med ett enda system, men ofta är en kombination av till exempel ett operativt HR-system och ett par "best-of-breed"-system den bästa lösningen."
Framtida trender inom HR-system kommer innefatta ännu större användningen av AI och maskininlärning, automatisering samt användarvänliga gränssnitt och flexibilitet för att möta de växande kraven inom personalhantering.
Att välja rätt HR-system bland de olika som finns är en avgörande faktor för att effektivt hantera personal och maximera produktiviteten inom organisationen.
Om du behöver hjälp med att välja ditt nästa HR-system, tveka inte att kontakta oss - vi hjälper dig gärna!
