Vad krävs egentligen för att skapa Sveriges bästa digitala medarbetarupplevelse? För Svenska Spel var svaret enkelt: ett genomtänkt, intuitivt och modernt systemlandskap med välfungerande integrationer där det är lätt att göra rätt — och pålitliga samarbetspartners att utvecklas vidare med. Båda delar fann de i partnerskapet med CatalystOne.
Svenska Spel använde tidigare ett HRM-system för att hantera anställningsflöde, lönebearbetning och all rapportering inom respektive område. HRM-systemet var utdaterat och dess datastruktur och tekniska kapacitet hade vissa begränsningar, så när avtalsperioden utlöpte beslutade Svenska Spel att investera i ett separat systemstöd för rapportering och hantering av anställningsflödena.
Och det var så resan mot Sveriges bästa digitala medarbetarupplevelse började.
Innan upphandling förberedde Svenska Spel en tydlig projektplan med målsättning, kravspecifikation och en långsiktig HR-systemstrategi. Detta gjorde att systemleverantörer som inte kunde leverera enligt kraven sållades bort tidigt. En viktig faktor vid val av leverantör var att det inte enbart skulle vara en leverantör av en tjänst, men en pålitlig partner. Valet föll slutligen på CatalystOne, som inte bara uppfyllde kravspecifikationen men också uppfattades ha ett uttalat fokus på relationsbyggande och långsiktigt partnerskap.
“Valet av strategisk partner handlar om förtroende för oss på Svenska Spel. Vi sökte inte en leverantör av en tjänst, utan en pålitlig partner som vi kan utvecklas vidare med. Det hittade vi i vårt partnerskap med CatalystOne, där vi jobbar tillsammans som ett team, bidrar med kompetens och driv från båda sidor och har en ständigt pågående dialog.” - Åsa Engström, Product Owner, Svenska Spel
Svenska Spel blev tillsammans med CatalystOne finalister i Årets HR-systemprojekt 2023.
På bild fv; Markus Ekestam från CatalystOne, David Pickin och Åsa Engström från Svenska Spel.
Målsättningen inför implementeringen av systemet var bland annat:
Svenska Spels goda förberedelser och CatalystOnes beprövade arbetsprocess med täta dialoger och regelbunden uppföljning skulle visa sig bli framgångsfaktorer i projektet. Grundinställningen från båda parter har varit positiv och lösningsorienterad, där fokus har varit att skapa värde. Det upprättades även en styrgrupp hos Svenska Spel och en styrgrupp hos CatalystOne med möjlighet att sammankalla en gemensam styrgrupp, vilket gjorde att eventuella utmaningar som kom upp under projektet effektivt kunde lösas.
“Det samarbete som den tekniska projektledningen hade tillsammans med CatalystOnes tekniska konsulter var ovärderlig. CatalystOnes lyhördhet och kompetens att snabbt finna nya vägar och lösningar när andra parter ur ett tekniskt perspektiv inte kunde genomföra ändringar var avgörande.” - Åsa Engström.
Med det nya systemet på plats kan chefer och HR-specialister på Svenska Spel hantera hela onboardingen av en ny medarbetare digitalt. Det gäller allt från registrering av anställningsinformation och signering av anställningsavtal till tilldelning av användarkonto och e-postadress. Rapportfunktionerna är enkla för systemspecialister att hantera och det är mycket kortare ledtider om man jämför med tidigare systemstöd. Det är ett tidsenligt, modernt och självförklarande system med en mängd automatiserade arbetsflöden som frigör tid för chefer och samtidigt bidrar till en positiv upplevelse för medarbetarna.
“Med ett nytt automatiserat onboardingflöde får den nya medarbetaren ett härligt välkomstmail och kan från första arbetsdag enkelt logga in i systemet och snabbt komma igång. Medarbetarupplevelsen har förbättrats avsevärt, samtidigt som tidsbesparingen för både HR och chefer är betydlig.” - Åsa Engström.
Direkt efter lanseringen var de kortsiktiga målen från HR-ledningen att alla anställningsavtal skulle signeras via den inbyggda e-signeringsfunktionen, samt att alla konsulter med anställningslika förhållanden skulle registreras i systemet, vilket uppnåddes. Utöver detta konstaterades det snabbt att cheferna använde anvisade processer och arbetssätt utan behov av guidning, vilket innebär att det blivit lättare att göra rätt och ta ansvar. Alla Svenska Spels medarbetare har dessutom fått en ny digital plattform med självbetjäningsfunktion och översikt över egen anställning, något de inte haft tillgång till tidigare.
“Den spontana återkopplingen från verksamheten har varit positiv och systemet upplevs enkelt att navigera i med ett begripligt gränssnitt, där allt är översiktligt, snyggt och samlat på ett ställe. Implementeringen av CatalystOne har definitivt varit starten på vår resa mot Sveriges bästa digitala medarbetarupplevelse, och vi ser fram emot att utvecklas vidare tillsammans” - Åsa Engström.
AB Svenska Spel är ett statligt ägt bolag med 1 400 medarbetare, 5 200 ombud och 4 miljoner kunder. Svenska Spel skapar hållbara spelupplevelser som bidrar till ett bättre Sverige och hela överskottet går till statskassan. Svenska Spel är också Sveriges största idrottssponsor på både elit- och gräsrotsnivå.
“Valet av strategisk partner handlar om förtroende för oss på Svenska Spel. Vi sökte inte en leverantör av en tjänst, utan en pålitlig partner som vi kan utvecklas vidare med. Det hittade vi i vårt partnerskap med CatalystOne, där vi jobbar tillsammans som ett team, bidrar med kompetens och driv från båda sidor och har en ständigt pågående dialog.”
– Åsa Engström, Product Owner, Svenska Spel
