Foto: Arne Riis, Head of IT Operations och Jannicke Martens, Senior HR Business Partner hos Recover.
I takt med att digitalisering och integration blir allt viktigare för företagen ökar också trycket på HR att följa efter. När organisationen växer ( och därmed också datamängden) blir manuell datahantering med verktyg som Excel snabbt tråkigt, tidskrävande, felbenäget och ineffektivt. Men övergången till mer sofistikerade system, som ett HCM-system, kan verka som ett stort hopp och upplevas som överväldigande. Så vad kan man göra?Nedan följer Recovers berättelse och hur HR-teamet där tacklade utmaningen. På PeopleTech 2023 denna månad berättade Senior HR Business Partner Jannicke Martens och chefen för IT Operations Arne Riis för en publik på cirka 200 personer hur nyckeln till framgång för dem var samarbetet mellan HR och IT.
Läs om höjdpunkterna från sessionen nedan:
Utmaningen: Excel-dinosauriernas tid
Recover var en gång bekvämt inhyst i ISS och deras enorma ekosystem. Det var en digital tillflyktsort där sofistikerade system effektiviserade verksamheten och fick manuella processer att kännas som forntida historia. Alla data, alla uppgifter om anställda, alla lönedetaljer var bara ett klick bort.
Men som i alla sagor fanns det en tvist. Från en dag till en annan tvingades Recover lämna ISS och ge sig ut i det okända med bara ett Excel-ark som skydd. Och vardagen blev alltmer komplex och besvärlig.
Istället för ett enhetligt system var Recover tvungen att jonglera med flera - ERP, Handiman, Payroll och det ökända Excel-arket. Det innebar att varje liten uppdatering, varje liten förändring, måste matas in manuellt, inte bara en gång, utan i vart och ett av dessa system. En felaktig inmatning och dominoeffekten var tillräckligt stor för att skapa ringar på vattnet genom flera processer och orsaka betydande huvudvärk för HR-teamet.
Samtidigt var Excel-problemen påtagliga. Föreställ dig att du behöver en viktig uppgift, men innan du kan komma åt den måste du vänta i hela fem minuter (ja, de räknade) på att kalkylbladet ska öppnas. Och kom ihåg att bara en person åt gången kunde vara den "utvalda" som fick tillgång till det. Detta ledde till den nästan komiska men också frustrerande rutinen att fråga runt på kontoret: "Hej, är du i bladet? Skulle du kunna hoppa ut en stund?"
Det var med denna bakgrund som Recover bestämde sig för att hitta ett nytt HR-system som kunde ta företaget in i den moderna tidsåldern.
Deras tillvägagångssätt: Investera i ett HCM-system
Varje förändringsresa börjar med ett mandat från toppen. På Recover kom initiativet från koncernens IT-chef, som hade ett nära samarbete med HR-chefen.
Men de två bearbetade olika intressenter - som ekonomichefer och andra avdelningschefer - för att säkerställa att alla vinklar och perspektiv togs i beaktande. För att effektivisera och fokusera på det som verkligen var viktigt skapade de ett arbetsblad som tydligt kategoriserade deras krav: det väsentliga ("ej förhandlingsbart"), "bra att ha" och "trevligt att ha". Detta höll inte bara deras insatser fokuserade, utan säkerställde också att de aldrig förlorade sina nyckelkrav ur sikte.
Recovers digitaliseringsresa drevs av ett kollektivt engagemang och en tydlig vision. Nedan följer några av de viktigaste fokusområdena:
- Konsolidering av masterdata och integrerade dataflöden: Recover insåg vikten av att ha en enda källa till sanningen när det gäller medarbetardata. Genom att konsolidera data och säkerställa ett smidigt informationsflöde la de grunden för alla efterföljande förbättringar. Inga fler separata databaser! De hade nu en enda uppsättning masterdata för alla länder, vilket möjliggjorde ett integrerat dataflöde mellan ERP-, löne- och Handiman-systemen och eliminerade manuella ändringar.
- Effektivisering av arbetsflöden och processer: Målet var enkelt - minska överflödiga arbetsuppgifter och skapa effektiva, helt tillförlitliga processer. Detta sparade inte bara tid, utan säkerställde också en högre nivå av noggrannhet i HR-verksamheten. Uppgifter som pre-boarding, on-boarding, off-boarding, rollförändringar och lönejusteringar blev en enkel match.
- Revolution inom automatisering: Recover automatiserade ett stort antal HR-processer, inklusive pre-boarding, onboarding, offboarding med mera. Detta minskade drastiskt risken för mänskliga fel och ökade hastigheten på processerna. Automatiseringen förbättrade datasäkerheten och avlastade IT-avdelningen från överflödiga uppgifter.
- Regionalt självstyre: Recovers regionala team utrustades med standardiserade rutiner som ökade effektiviteten och upprätthöll en konsekvent praxis över hela organisationen. Det fanns inga oklarheter eftersom alla, tre olika regioner till 54 avdelningar bara i Norge, hade standardiserade riktlinjer.
- Licenshantering och förenklade inköp: Tidigare medförde manuella månatliga uppdateringar att oanvända licenser gick till spillo. Nu återkallas de automatiskt, vilket garanterar både kostnadseffektivitet och datasäkerhet. Samtidigt säkerställer ett automatiserat system snabb och korrekt upphandling av allt från datorer till andra viktiga artiklar.
Resultat: från kaos till symfoni
Övergången resulterade i följande
- Förbättrad kontroll: överlägsen datastyrning och detaljerad dokumentation av åtgärder gav bättre kontroll över processerna.
- Effektivitet: Automatisering sparade hela 3 000 timmar för IT-resurser i fyra länder - det motsvarar två extra tjänster!
- Förtroende: Ett strukturerat och transparent system gjorde att cheferna kände sig trygga och säkra i sina beslut, vilket förhindrade potentiella överträdelser och säkerställde efterlevnad vid revisioner.
- Säkerhet: Automatiserade system innebar att olämplig åtkomst till företagsdata inte längre var möjlig, vilket är särskilt viktigt när personer lämnar företaget för att börja hos konkurrenter.
- Förbättrad användarupplevelse: Allt från onboarding till offboarding gick smidigare, vilket förbättrade upplevelsen för de anställda.
HR + IT: en power duo
I det ständigt föränderliga digitala landskapet visade sig samarbetet mellan HR och IT vara en avgörande faktor för Recovers HCM-implementering. Så här gynnade det starka samarbetet mellan de två avdelningarna projektet:
- En enande kraft: Projektet byggde på en redan existerande allians mellan HR och IT. Denna ömsesidiga respekt och förståelse lade grunden för ett positivt och produktivt partnerskap.
- Transformation av data: HR-teamets hemliga vapen var att ha personer som förstod sig på datadetaljer och integrering av arbetsflöden. Deras förmåga att formulera och kommunicera krav och överbrygga klyftan mellan HR:s behov och IT:s lösningar var en nyckelfaktor för projektets framgång.
- Lära av sina erfarenheter: Varje resa har sina hinder och Recovers var inte ett undantag. Ett smärre misstag att inte involvera IT tidigt i implementeringsfasen ledde till ett tillfälligt bakslag. Det visade sig dock vara en språngbräda och en påminnelse om vikten av att involvera IT i ett tidigt skede.
- Lokala strategier: Den nära relationen mellan HR och IT var särskilt fördelaktig i regioner som Norge. Detta påskyndade inte bara processerna, utan möjliggjorde också skräddarsydda strategier för att möta specifika regionala behov.
- Pågående utveckling: Fördelarna med den nära relationen mellan de två avdelningarna fortsätter än idag. Representanter från båda sidor träffas regelbundet för att diskutera vad de kan arbeta vidare med för att kontinuerligt förbättra hur de använder sitt HCM-system.
På det hela taget belyser Recovers historia vikten och värdet av att HR och IT arbetar som ett team. De två avdelningarna kompletterade varandras styrkor och samarbetet visade sig vittna om effektivitet. Att HR och IT arbetade tillsammans handlade inte bara om att nå milstolpar, som Arne och Jannicke berättade för publiken; det handlade om att höja nivån och sätta nya standarder.
