TheVIT er en organisation med fokus på mennesker - understøttet af moderne, digitale værktøjer

www.thevit.no

To virksomheder bliver til én

I foråret 2018 fusionerede to virksomheder og blev til en samlet organisation med næsten 200 ansatte, med Sparebank1 Østlandet som majoritetsejer. Hver af de oprindelige virksomheder havde deres egen database med stamdata og separate processer for vedligeholdelse af medarbejderstamdata. Fokus for det nyoprettede firma var at integrere organisationerne i ét system og forbedre effektiviteten ved at digitalisere HR og ledelses processerne, samt at have en enkelt kilde af medarbejderstamdata, som de kunne basere strategisk beslutninger på.

Som HR-eksperter vidste de præcis hvad de ønskede

Tidligere havde begge virksomheder arbejdet med medarbejderdata på en mere manuel måde, og hver havde deres eget system til lagring og styring af medarbejderdata. På det tidspunkt, hvor selskaberne fusionerede, bestod HR-afdelingen af ​​to medarbejdere, der håndterede alt fra rapportering, løn, lønjusteringer, performance vurderinger og kompetencestyring. Som en del af et indsats for at blive en fuldt digital virksomhed med et mere strategisk fokus for HR, ønskede TheVIT, at disse interne processer skulle effektiviseres igennem digitalisering og automatisering.

Som en organisation med fokus mennesker, var det også vigtigt for TheVIT at give deres medarbejdere en moderne, digital selvbetjeningsløsning. Når medarbejderne er vant til at administrere deres egne oplysninger i netbanker og online apps, vidste TheVIT, at deres medarbejder også forventer denne form for selvbetjening og bekvemmelighed fra deres arbejdsgiver.

Med en planlagt omorganisering i horisonten var det også oplagt at digitalisere deres performance vurderinger, CV'er og kompetencer.

“Vi arbejder selv i HR branchen og vidste præcis hvad vi ønskede fra et system” udtaler Hanna Jacobsen, chef for HR og organisationsudvikling. ”Vi ønskede en løsning, der kunne understøtte både organisatorisk og kulturel udvikling, ud over stamdata og automatisering af administrativt HR-arbejde og processer.”

Introduktionen af CatalystOne var en oplagt mulighed for forbedre processerne

“Jeg kan virkeligt godt lide at CatalystOne gør det muligt at tilpasse systemet til vores behov og gøre det vores eget.”

TheVIT så valget og implementeringen af ​​CatalystOne HR-systemet som en mulighed for at skabe gode HR-processer på tværs af hele virksomheden. For eksempel fjerner deres nye onboardingproces behovet for at sende e-mails frem og tilbage mellem stakeholders og vil automatisere integrationer med andre systemer såsom løn og IT access management samt AD.

Med medarbejderstamdata og evalueringer implementeret først, er et vigtigt skridt tilføjelsen af ​​CV som vil hjælpe med at skabe ny forretning ved at give kunderne et klart, opdateret overblik over de konsulenter, de vil arbejde med. Kompetence vil også være nøglen til TheVIT i planlægningen af ​​den fremtidige arbejdsstyrke.

Yderligere udfordringer

“Vi kom til slutningen af ​​den første implementeringsfase og havde planlagt en række fælles opstartsmøder på vores elleve lokationer” siger Jacobsen. ”Men efter vi havde vi havde afholdt et par af disse, ramte Corona pandemien, og vi måtte tage nogle hurtige beslutninger om hvordan vi kunne fortsætte.”

Der var tale om at sætte hele processen på pause, set i lyset af Corona situationen og der skulle tage hårde beslutninger om hvordan ressourcerne skulle bruges under krisen.

”Vi var nødt til at overveje konsekvenserne af at stoppe projektet på det tidspunkt,” siger Hanna Jacobsen, “men vi var også optaget af at prioritere korrekt for at kunne komme ud af krisen med et positivt moment.”

Hanna Jacobsen og teamet, der arbejder med systemimplementeringen, kunne demonstrere relevansen og værdien af ​​de nye digitaliserede HR-processer, og hvordan løsningen kunne tilpasses til at understøtte den måde, organisationen håndterer ændringer i arbejdsmiljøet på, såsom det pludselige skift til fjernarbejde, der krævede en justering af medarbejder vurderingsprocesser.

Med en fremtidig omorganiseringsproces i tankerne er især gode processer og understøttelse af vurderinger og medarbejderkompetence afgørende for kortlægning af roller og færdigheder.

”Opdateret HR-data, af god kvalitet, er nøglen til alt hvad vi gør,” siger Hanna Jacobsen. ”Den måde, hvorpå vi kunne tilpasse og bruge de forskellige dele af systemet i gennem Coronakrisen, demonstrerede, hvordan det kunne bruges på forskellige måder end oprindeligt antaget. Det er blandt andet så let at få gode rapporter om medarbejderdata fra systemet. Derudover har det været af stor værdi at have mulighed for løbende at tilpasse medarbejder vurderingsskabeloner til den nye virkelighed med fjernarbejde, for at understøtte god kommunikation med medarbejdere igennem krisen.”

Ser frem imod en digital fremtid

“Gennem de seneste måneder har de fleste af os været nødt til at arbejde mere med onlineværktøjer og lære nye digitale færdigheder. Men CatalystOne har en utrolig flot, moderne, brugervenlig brugergrænseflade - så det var let at lære medarbejderne hvordan de skal bruge det, selv via Teams”

Da så mange arbejder hjemmefra, er der nogle der nyder det og andre der kæmper. Derfor er status samtaler og medarbejder vurderinger en meget vigtig måde for TheVIT at monitorer situationen og sikre at alle får den støtte og hjælp de trænger til.

”Opfølgning mellem leder og medarbejder har aldrig været vigtigere end den er nu, og CatalystOne er af stor værdi da den nettop understøtter kommunikationen mellem leder og medarbejder. Desuden finder vi som en kompetenceorganisation, med ambitioner om vækst, stor værdi i digitaliseringen af onboarding-processer, godt overblik over kompetencer og muligheden for at tilpasse medarbejder vurderingsprocesser til at støtte både organisatorisk og individuel udvikling.”