For HR-ledere i den offentlige sektor er indkøb af et nyt HR-system en krævende process. Reglerne er strengere end i den private sektor, og det kan være udfordrende at få skabt oversigt over alle de krav og indkøbsregler – samtidig med at man prøver at kortlægge hvilke funktioner og processer i HR-systemet, som man har brug for.
For at lykkes med indkøbet er det vigtigt at tage en holistisk tilgang til opgaven. Det betyder at involvere alle relevante stakeholders i processen, og at gennemføre en grundig research for at finde den bedste løsning.
I denne artikel får du oversigt over de vigtigste punktene som I bør tænke på ved indkøb af et nyt HR-system i den offentlige sektor, og hvordan du som HR-leder får succes med indkøbet.
Sørg for intern forankring
HR-afdelingen bør derfor, så tidligt som muligt, sætte sig sammen med blandt andet IT og lønafdelingen, for at belyse de forskellige behov og de fordele som kan opnås med et moderne HR-system. En anden afdeling som kunne være relevant, er økonomiafdelingen som også bør inddrages på et tidligt tidspunkt. IT kan være med til at definere krav til integrationer, rettighedsstyring og datasikkerhed, mens økonomichefen kan give indsigt i, hvordan systemet kan bidrage til virksomhedens overordnede forretningsmål og hvor mange ressourcer man kan afsætte til investeringen i et nyt HR-system.
Gennem interviews, undersøgelser og workshops, kan I indsamle feedback og afdække de unikke behov og krav som findes I jeres organisation. Dette vil sikre, at det HR-system, du vælger, opfylder alle stakeholders behov og at projektet lever op til alle de krav og regler.
Gå i dialog med leverandørerne
I de fleste tilfælde vil det være umuligt at forudse alle behov og funktionaliteter, som skal dækkes af HR-systemet, når man starter med at skrive en kravspecifikation. Det er derfor en god idé at undersøge, hvilke indkøbsformer der findes og vælge den, der giver størst mulighed for dialog med leverandørerne. Dette vil være med til at give en større forståelse af jeres behov og dybere indsigt i, hvilket potentiale der ligger i et HR-system. Der skulle gerne være mulighed for at justere hvad I har brug for undervejs i processen, efterhånden som I bliver klogere i processen.
Ved at have en mere åben process med plads til dialog med leverandørerne, reducerer I risikoen for at blive låst fast i specifikationer, som er skrevet på et usikkert grundlag. Det gør det også nemmere for leverandørerne at fortolke det I leder efter, samt effekten i ønsker at opnå, og hele projektet bliver en modningsproces for begge parter. Dette vil samtidigt være med til at sikre, at I ender hos den leverandør, der forstår jer bedst og kan levere det rigtige produkt.
En tommelfingerregel er at formulere krav, der beskriver hvilket problem eller opgave der skal løses, og undgå at fortælle leverandørerne hvordan det skal løses. Så åbner pladsen til muligheder for forskellige måder at løse et behov på. Ud over selve kravspecifikationen er det afgørende at beskrive et tydeligt målbillede; hvorfor skal man have et HR-system, og hvad er de overordnede behov, som HR-systemet skal være med til at løse.
Undgå digitalisering for digitaliseringens skyld
Der er sket en markant stigning i digitaliseringen af offentlige ydelser i flere årtier, og offentlige organisationer er nødt til at forholde sig til stadig strengere krav i den forbindelse. Samtidig er det vigtigt at være opmærksom på, at digitalisering ikke skal være et mål i sig selv, men et virkemiddel, der skal give processer af højere kvalitet, forbedret datakvalitet og sparet tid og ressourceforbrug.
Et digitalt HR-system sparer omkostninger og højner kvaliteten gennem eliminering af dobbeltarbejde og indførelse af mere gennemsigtige og strømlinede processer. Hvilket vil frigøre tid til personlig dialog, give mere plads til strategisk arbejde og føre til et bedre samarbejde mellem afdelinger - hvilket jo ofte er det egentlige mål med digitalisering.
Vælg leverandøren som forstår jeres behov
Når I vælger leverandør til jeres HR-systemløsning, skal I naturligvis forholde jer til budget- og funktionskrav, men her kommer dialogaspektet i spil igen. Det er klogt at vælge den leverandør, der forstår jeres behov, og som har det bedste kulturelle match med jer og jeres organisation.
En god leverandør skal også være rådgiver og supporter. Implementering af et nyt HR-system kan tage tid og være en udmattende proces, så det er vigtigt, at du vælger den leverandør som kan være en støtte igennem hele processen – og ikke mindst efter at løsningen er taget i brug.
Konklusion
Det er afgørende at inddrage IT, løn og eventuelt økonomiafdelingen for at forankre anskaffelsen af et nyt HR-system i budgettet og samtidigt sikre intern forankring i organisationen. Vælg derefter den indkøbsform, der giver jer størst mulig mulighed for dialog med leverandørerne. Dette vil hjælpe jer med at afdække nye behov og forhindre jer i at blive låst fast i specifikationer, der måske ikke opfylder jeres behov. Til slut, forsøg også at være opmærksom på hvad målet med digitalisering er.
Disse punkter vil forhåbentlig forenkle købsprocessen og gøre det lidt nemmere at vælge leverandør til dit nye HR-system. Kontakt os endeligt, hvis du har brug for mere rådgivning om valg og køb af et HR-system. Vi hjælper dig gerne!
