Starten på 2024 markerer en ny æra for bæredygtighedsrapportering, hvor virksomheder omfattet af det nye direktiv nu står over for en omvæltende forandring, når EU's bæredygtighedsdirektiv (CSRD) træder i kraft. En af standarderne, ESRS S1, vil kræve detaljeret rapportering om organisationens arbejdsstyrke. Dette betyder, at virksomheder hurtigst muligt skal revidere deres processer og systemer for at sikre de har de nødvendige forudsætninger for at kunne rapportere i overensstemmelse med dette nye direktiv. I denne blogpost ser vi nærmere på de udfordringer og muligheder, der følger med dette direktiv, samt hvorfor digitaliseringen af HR og HR-systemer bliver en uundværlig komponent for at lette og effektivisere bæredygtighedsrapporteringen.
HR og ESRS S1: Bæredygtighedsrapportering om egen arbejdstyrke
En afgørende og væsentlig del af dette direktiv er ESRS S1: Egen arbejdsstyrke. Denne standard vil stille høje krav til gennemsigtighed og åbenhed om de ansattes trivsel og arbejdsvilkår. Det sætter dermed igen højere krav til virksomhedernes bæredygtighedsindsats, ikke kun når det kommer til miljøet, men også mennesker.
For HR-afdelingen bliver dette både en udfordring og en mulighed. Kravet om øget gennemsigtighed kræver at HR aktivt engagerer sig i at sikre retfærdige arbejdsvilkår, ligestilling og et godt arbejdsmiljø. Indførslen af ESRS S1-rapportering vil også medføre at HR skal fortage en mere detaljeret rapportering om de forskellige informationskrav der stilles.
En proaktiv og strategisk HR-afdeling er vigtig for ikke kun at opfylde de nye krav, men også for at styrke virksomhedens brand som en ansvarlig og bæredygtig arbejdsgiver. Ved aktivt at arbejde på at skabe et inkluderende arbejdsmiljø og ved transparent at rapportere om indsatser og fremskridt kan HR desuden tiltrække og fastholde talenter samt øge virksomhedens overordnede bæredygtighedsarbejde. ESRS S1 er derfor ikke bare en opgave for HR at afkrydse, men en mulighed for at positionere sig som en drivende kraft bag virksomhedens bæredygtighedsstrategi og dens employer brand.
CSRD udfordre virksomhedernes bæredygtighedsrapportering
For mange virksomheder vil CSRD udgøre en betydelig udfordring og potentielt være en ubehagelig øjenåbner. Direktivet er omfattende og de forskellige standarder indeholder et stort antal informationskrav. Virksomheder der mangler overblik over deres bæredygtighedsarbejde, medarbejderdata og som savner en god rapporteringsstruktur, vil få det svært i begyndelsen.
Derudover viser flere studier, at ansatte i virksomheder med et godt bæredygtighedsarbejde, har et højere tilfredshedsniveau, hvilket understreger vigtigheden af aktivt bæredygtighedsarbejde - uanset rapporteringskrav. En virksomhed med aktivt bæredygtighedsarbejde kan også åbne dørene til nye forretningsmuligheder og tiltrække talenter i højere grad end deres konkurrenter.
Digitaliseringen af HR: Effektiviserer bæredygtighedsrapportering
I den digitale tidsalder bliver et HR-system med HR-masterdata uundværligt, for at kunne håndtere de nye informationskrav som CSRD medfører. Et HR-system muliggør automatiserede processer, dataindsamling og rapportering. Ved at centralisere personale-relaterede oplysninger bliver det lettere for virksomheder at opfylde rapporteringskravene og sikre at politikker og data er aktuelle og komplette. Digitale systemer og processer danner også grundlag for sømløse datastrømme og integrationer mellem forskellige systemer, hvilket er yderst relevant, når forskellige typer af data skal samles i en rapport.
Da CSRD-rapporteringen vil blive en del af virksomhedernes årsrapport og dermed en del af den financielle rapportering, betyder det at virksomheder vil skulle rapportere alle datapunkter hvert år - fra det år, hvor de begynder at blive omfattet af det nye direktiv. Dette understreger yderligere vigtigheden af at etablere faste rutiner for rapportering, der er baseret på digitale systemer og processer.
Forbered jer til ESRS S1: Tre tips til implementering
Det kan virke usædvanligt, at HR skal gennemgå deres politikker og data, når mange folk associerer CSRD-rapporteringen med noget som compliance eller finansafdelingen er ansvarlige for. Men da ESRS S1 omfatter medarbejderne (egne arbejdsstyrke) og data relateret til medarbejderne - er det HR der har adgang til dataen. HR skal med andre ord forberede sig på rapportering i henhold til ESRS S1, da det er nødvendigt for at følge EU's direktiv, uanset om virksomheden omfattes af det nye direktiv fra 2024 eller senere.
Her er tre trin som kan bruges til at forberede rapportering i henhold til ESRS S1 og dermed sikre, at virksomheden opfylder de nye krav til rapportering om den egne arbejdsstyrke:
Trin 1: Gennemfør en væsentlighedsanalyse
En væsentlighedsanalyse er det første skridt mod at identificere de datapunkter, der er nødvendige for korrekt rapportering. Ved at fastlægge de områder, hvor egne arbejdsstyrke har en væsentlig indflydelse, bliver det klart, hvilken rapportering der kræves i henhold til ESRS S1.
At gennemføre en væsentlighedsanalyse gør det også muligt at identificere og vurdere konsekvenserne, risiciene og mulighederne, der igen definerer hvilke områder som har betydelig indvirkning på bæredygtighed.
Med en udført væsentlighedsanalyse, opnår man indsigt i de områder hvor virksomheden har størst indflydelse og dermed også størst mulighed for at gøre en forskel. Det muliggør også effektiv rapportering, hvor fokus er på det væsentlig og unødvendigt arbejde minimeres. Derudover kan analysen udgøre beslutningsgrundlag for fremtidig strategisk arbejde og forretningsplanlægning.
Trin 2: Gennemfør en GAP-analyse
Efter at have udført en væsentlighedsanalyse, er næste naturlige skridt at gennemføre en GAP-analyse. En GAP-analyse er en måde at analysere og forstå, hvordan betingelserne for rapportering og dataindsamling ser ud i øjeblikket, hvad der skal være på plads i fremtiden og hvordan HR kan arbejde for at nå derhen. Hvordan skal virksomheden og HR-afdelingen indsamle den nødvendige information?
Kort sagt handler det om at sammenligne eksisterende politikker, tilgængelige data og rapporteringsstruktur med de krav, som CSRD og ESRS S1 stiller. For mange HR-afdelinger vil dette indebære etablering eller opdatering af politikker samt sikring af høj kvalitet og adgang til HR-masterdata. Desuden vil et HR-system med god og omfattende medarbejderdata være en nødvendighed.
Trin 3: Etablér rapporteringsstrukturer
De datapunkter, som HR bidrager med til CSRD-rapporteringen, udgør kun en del af helheden. Da direktivet kræver en koncernfælles rapportering, der inkluderer datterselskaber og udvidede oplysninger fra værdikæden, betyder det at mange parter skal samarbejde.
De oplysninger der rapporteres, vil være genstand for revision og skal derfor inkludere oplysninger om virksomhedens værdikæder, strategi, politik, processer og faktiske data på bæredygtighedsområdet.
For at lette arbejdet for HR-afdelingen er det derfor vigtigt, at I på et tidligt tidspunkt sammen med andre interessenter etablerer en rapporteringsstruktur, hvor I sammen gennemgår hvordan informationen skal leveres og til hvem.
CSRD-rapporteringen skal være integreret med den finansielle rapportering, hvilket betyder, at den skal mærkes digitalt og være i et maskinlæsbart format (XHTML) og her vil et digitalt system lette arbejdet for alle involverede.
Bæredygtighed som en konkurencefordel
At arbejde strategiskt med bæredygtighed bidrager til at øge virksomhedens troværdighed og position som en attraktiv arbejdsgiver. Selvom CSRD kan virke overvældende ved første øjekast, vil det over tid øge gennemsigtigheden og bidrage til en bedre håndtering af bæredygtighedsarbejdet. Betragt derfor arbejdet som en investering i en mere bæredygtig og succesfuld fremtid, både for virksomheden og for planeten.
