Hvilket HR-system er bedst? Der er desværre ikke noget nemt og enkelt svar på det spørgsmål. De seneste års interesse og udvikling inden for HR-tech området, har ledt til et stort antal af software leverandører der tilbyder mange forskellige løsninger til HR. Så med en bred vifte af systemer på markedet, kan det føles overvældende at træffe en informeret beslutning og finde det system som opfylde jeres organisations behov.
I dette blogindlæg guider vi jer til hvilke parametre I bør se på, når I skal sammenligne HR-systemer, så I kan identificere det bedste HR-system på markedet – til netop jeres organisation.
Identificer jeres organisations behov
Det første skridt i valget af et HR-system er at identificere jeres organisations specifikke behov. Hvilken processunderstøttelse har I brug for? Leder I efter understøttelse af få, enkle processer som f.eks. onboarding af medarbejdere, eller har I brug for understøttelse af mere avancerede processer såsom lønregulering, performance management, kompetence kortlægning og efterfølgerplanlægning? Ved at forstå organisationens behov, hjælper det jer med at indsnævre udvalget af HR-systemer der kan opfylde disse behov.
Det giver ofte et bedre resultat at skrive en kravspecifikation ud fra den effekt man ønsker at systemet skal have i forretningen, frem for hvilke tekniske funktioner der er nødvendige. Fokuser på at definere formålet og værdien I ønsker at opnå, så får I de tekniske krav.
Vær også tydelig på jeres behov i dialogen med de forskellige leverandører, det hjælper jer med at få svar på de vigtigste spørgsmål på et tidligt tidspunkt. Ved at fokusere på den effekt I ønsker at HR-systemet skal have, kan leverandørerne præsentere forskellige typer af løsninger, som I måske ikke havde overvejet i en teknisk kravspecifikation.
Inddrag de rigtige kompetencer i projektgruppen
Et HR-system bliver en vigtig omdrejningspunkt i hele forretningen. Derfor er det vigtigt, at I identificerer og inddrager de rigtige nøglepersoner, fra flere forskellige områder, i projektet. Alle roller behøver ikke at være med i hele processen, men det er vigtigt at alle nøglepersoner er med til at definerer kravene.
I løbet af projektet, kan I så løbende involverer personerne på de rigtige tidspunkter, som f.eks. sørger for at de møder leverandørerne. På den måde kan de stille alle deres spørgsmål og sikre, at relevante krav er opfyldt.
Inddragelse af disse nøglepersoner i indkøbsprocessen, sikrer at systemet opfylder hele organisationens behov, samt er afstemt efter målsætningen og er kompatibelt med IT-infrastruktur, budget og sikkerhedskrav.
Det er samtidigt vigtigt, at etablere klare kommunikationskanaler, indsamle feedback og overveje forskellige perspektiver for at træffe en informeret beslutning.
- HR-chef (CHRO): HR-chefen har typisk en dyb forståelse for organisationens HR-behov, processer og mål. De kan give indsigt i de specifikke funktioner, der kræves for at administrere medarbejderdata, kompetenceudvikling og andre HR-funktioner.
- Chief Information Officer (CIO): CIO'en kan levere teknisk ekspertise og vurdere systemets kompatibilitet med virksomhedens eksisterende IT-infrastruktur, sikkerhedskrav og dataintegrationsbehov. De kan også evaluere systemets skalerbarhed, pålidelighed og langsigtede bæredygtighed.
- Chief Financial Officer (CFO): CFO'en kan give indsigt i den økonomiske aspekter, prismodeller og potentielle omkostningsbesparelser for HR-systemet.
- Ledere: Alle med medarbejderansvar vil skulle arbejde i systemet, da de har specifikke HR-relaterede ansvarsområder, såsom performance optimering og medarbejdersamtaler. De kan give input til både brugervenlighed og nødvendige funktioner.
- Sikkerhedsteam: De kan vurdere systemets sikkerhedsfunktioner, datagovernance og overholdelse af gældende sikkerheds standarder og GDPR.
Integration med HR-systemer
I arbejdet med at identificere jeres behov vil I også opdage behovet for integrationer med eksisterende systemer i dit IT-landskab. Derfor er muligheden for integrationer med jeres eksisterende systemer en afgørende faktor at tage højde for, når man sammenligner HR-systemer. Kan HR-systemet problemfrit kommunikere med andre systemer som jeres organisation bruger, såsom et lønsystem eller Microsoft Active Directory (AD)? Et HR-system, der problemfrit integreres med jeres eksisterende systemer, reducerer risikoen for unøjagtige data, samtidigt med at det strømliner dataflow og forbedrer den samlede effektivitet.
En rapport fra SAP viser, at integration er en kritisk faktor for 84% af organisationerne, når de skal vælge et HR-system. HR-systemer, der er integreret i IT-landskabet, er mere tilbøjelige til at føre til forbedringer i HR-processer, medarbejderinddragelse og forretningsresultater. Den bedste måde at sikre, at integrationerne kan løses, er at inddrage jeres IT-afdeling i processen og møder med leverandørerne.
Prioriter sikkerhed og overholdelse af lovgivning
Sikkerhed og compliance i forhold til lovgivningen er vigtigt at tjekke, så sørg for at det HR-system I vælger overholder relevante regler såsom GDPR eller GRC. Leverandørerne bør være i stand til at dokumentere deres sikkerhedsprocedurer såsom kryptering og to-faktor autentificering for at beskytte følsomme personaledata og beskytte mod potentielle risici.
En undersøgelse foretaget af ADP viste, at 90 % af organisationerne anser sikkerhed og compliance for at være en kritisk faktor, når de skal vælge et HR-system. Organisationer, der prioriterer sikkerhed, er også mere tilbøjelige til at rapportere forbedringer i HR-processer, datanøjagtighed og medarbejdertilfredshed.
Evaluer brugeroplevelsen (UX)
Brugeroplevelsen (UX) spiller en stadig vigtigere rolle, når det kommer til adoptionen og brugen af et nyt system. Uanset hvor godt systemet er skabt, så er det kun værdiskabende hvis det rent faktisk bruges af slutbrugerne. Derfor er brugeroplevelsen vigtig at vurdere, når I sammenligner HR-systemer. Lad også de medarbejdere, der skal arbejde i systemet, deltage, når det bliver tid til at evaluere brugervenligheden. Stil spørgsmål som f.eks:
- Er systemet nemt at bruge og navigere?
- Finder I den information, I har brug for hurtigt og effektivt?
- Er systemet intuitivt og logisk opbygget?
- Er informationen tydeligt præsenteret?
Et brugervenligt HR-system vil forbedre medarbejderoplevelsen og dermed føre til højere adoptionsrater.
En artikel fra Deloitte viser, at organisationer med høje niveauer af medarbejderengagement er mere tilbøjelige til at nå deres forretningsmål. At vælge et HR-system, der prioriterer en positiv brugeroplevelse, kan derfor bidrage til bedre medarbejderinddragelse og overordnede forretningsresultater.
Overvej skalerbarheden og fleksibiliteten af HR-systemet
Det kan virke logisk at tage udgangspunkt i de behov jeres organisation har her og nu, men det er også vigtigt at tage højde for fremtiden. Hvad er jeres mål? Forventer I at vokse eller udvide forretningen over de næste par år? Efterhånden som jeres organisation vokser, vil jeres krav til et HR-system også ændre sig. Ved at vælge et HR-system med fleksibilitet og som kan skalerer, sikrer I allerede i dag at morgendagens behov bliver opfyldt.
Omvendt, hvis systemet ikke kan vokse med jeres organisation, kan det på lang sigt blive et dyrt valg, da I sandsynligvis skal ud og investere og implementere en ny løsning i den nærmeste fremtid. Overvej derfor også systemets skalerbarhed i forhold til antallet af medarbejdere det kan håndtere, samt dets fleksibilitet til at håndtere ændringer i jeres HR-processer og politikker.
Et HR-system, der kan imødekomme jeres fremtidige behov, uden at det kræver væsentlige ændringer eller udskiftninger, er en afgørende faktor for at sikre at jeres investering er fremtidssikret og kan understøtte organisationens langsigtede vækst.
Kig på deres support og service
En anden vigtig parameter, som måske ikke altid føles oplagt at evaluere, er niveauet af leverandørsupport og anden service, der tilbydes. Se efter en leverandør, der tilbyder omfattende kundesupport, customer-success og som tilbyder regelmæssige opdateringer, træning og teknisk assistance.
En pålidelig leverandør med et lydhørt supportteam vil sikre, at I altid får den hjælp, I har brug for, hvad enten det drejer sig om drift, support eller nye måder at løse jeres behov på. God support og et dedikeret customer-succes team vil understøtte jeres brug af HR-systemet, hvilket sikrer problemfri drift, optimal ydeevne og sikrer, at jeres investering betaler sig.
Vurder også faktorer såsom leverandørens omdømme, kundeanmeldelser, kundereferencer, og hvor tilgængelig support er. Tilstrækkelig leverandørsupport og service kan gøre en væsentlig forskel i den samlede oplevelse og succes ved at bruge et HR-system.
Evaluer prisniveau, Total Cost of Ownership (TCO) og Return On Investment (ROI)
Prisen er naturligvis en vigtig faktor når man sammenligner HR-systemer, men det er også vigtigt ikke at lade prisen være altafgørende. Det er derfor vigtigt at sammenligne prisen korrekt. Forskellige leverandører har forskellige prismodeller, og det er ikke altid nemt at sammenligne direkte. En leverandør kan se ud til at være den billigste løsning ved køb og implementering, men kan så vise sig at være dyr i det lange løb, Total Cost of Ownership, på grund af skjulte omkostninger, mangel på god support, dårlig funktionalitet og så videre. Inden I går i gang med at sammenligne priser, skal I sørge for at kortlægge de forskellige løsninger så overskueligt som muligt, så I kan sammenligne priser over tid (TCO) og hvad der er inkluderet i prisen.
Bed gerne leverandøren om at præsentere processen efter købet, på den måde får I et klart billede af, hvilke omkostninger og tidsressourcer, der tilføres fra jeres side. Nogle leverandører præsenterer en mere simpel løsning, der kan opfattes som både enkel og billig at implementere, men implementering af et HR-system er generelt en kompleks proces, og der er risiko for, at omkostningerne bliver store for dig, eller at de rigtige ressourcer mangler.
Så det er vigtigt, at I overvejer omkostningerne ved implementering og vedligeholdelse af HR-systemet, licensafgifter, implementeringsgebyrer og løbende support- og vedligeholdelsesomkostninger. Evaluer systemets investeringsafkast (ROI) i forhold til den langsigtede værdi det kan tilføre jeres organisation, såsom forbedret effektivitet, øget medarbejderengagement og bedre forretningsresultater. Husk også at tage højde for systemets evne til at vokse eller skrumpe i takt med jeres organisation, dette er et vigtigt aspekt i prissætningen.
Konklusion
Sammenligning af HR-systemer kræver således en nøje vurdering af flere parametre. Der er ingen ensartet løsning for alle organisationer, at lave en omhyggelig kravformulering og en tæt dialog med de forskellige leverandører vil hjælpe dig med at træffe den bedste beslutning.
At arbejde effektivt med HR er et kritisk aspekt af forretningssucces. Valg af det rigtige HR-system fører til mere effektive HR-processer, øget medarbejderengagement og bedre beslutningsstøtte, hvilket igen fører til bedre forretningsresultater. Brug derfor tid og ressourcer på at sammenligne og indkøbe HR-systemer ud fra disse parametre, og I vil lægge fundamentet for at være godt rustet til at træffe en informeret beslutning, der kan gavne organisationen på længere sigt.
