Et moderne og fuldt integreret HR-system med HR master data, er et grundlæggende krav for sikker håndtering af en organisations mest værdifulde data.
Manglende overblik over ens HR master data bliver stadig mere og mere problematisk. I kølvandet på GDPR, og det nye EU-direktiv CSRD, er kontrol og styring af medarbejderdata vigtigere end nogensinde før. Det er dog meget mere almindeligt end man skulle tro, at medarbejderdata er fordelt ud over en række af forskellige systemer (eller i nogle tilfælde excel ark) og bliver opdateret manuelt og resulterer i øget omkostninger for organisationen. Samtidigt gør den manglende overblik over HR master data det svært for ledere og HR, at skabe sig et overblik over hele organisationen - hvilket gør det tidskrævende og besværligt at skabe relevante rapporter og analyser.
Lad os se nærmere på hvorfor HR master data er vigtigt for alle organisationer.
Hvad er HR master data?
HR master data er den centrale database, der indeholder alle stamdata eller oplysninger om medarbejdere i en organisation, såsom navne, kontaktoplysninger, ansættelsesdatoer, lønoplysninger og andre detaljer relateret til personaleadministration. Det er en database der holder styr på alle medarbejdere og medarbejderdata.
HR master data er nødvendige for effektivt at styre og administrere processer relateret til medarbejdere. Ved at have alle relevante oplysninger om medarbejdere centralt lagret, kan organisationen nemt styre ansættelsesprocesser, lønadministration, personaleudvikling og andre personalerelaterede aktiviteter på en struktureret og organiseret måde. HR master data sikrer at I har en "single source of truth (SSOT)" når det kommer til medarbejderdata - uden risiko for fejldata, dubletter eller forældede informationer. Det sikrer også, at organisationen overholder de relevante love, direktiver og regler vedrørende sikker og korrekt håndtering af medarbejderdata.
Hvorfor er HR master data vigtig?
At medarbejderne er virksomhedens vigtigste resource er et velkendt udtryk. Alligevel er der overraskende mange, der mangler en samlet og struktureret styring af deres medarbejderdata. HR master data udgør rygraden i mange interne funktioner og processer. Uden et dedikeret HR-system med masterdata på plads, bliver det udfordrende at opretholde nøjagtigheden og tilgængeligheden af medarbejderdata, hvilket igen kan påvirke organisationens effektivitet og selvfølgelig GDPR og CSRD compliance.
Evnen til at analysere og drage indsigt fra HR master data bidrager til organisationens evne til at træffe bedre informerede beslutninger. Et HR-system skaber også grundlag for at optimere og automatisere processer såsom onboarding, offboarding eller medarbejdersamtaler.
Et HR-system med HR master data desuden er ikke kun en støtte til HR, men også en uundværlig del af en IT-infrastruktur. Takket være master data bliver det nemt at administrere rollebaseret adgangskontrol eller licensbehov - hvilket kan lede til store besparelser på ubrugte licenser.
Man kan således sige, at HR master data udgør rygraden i organisationen. At have denne type data samlet og struktureret på ét sted, letter hele virksomheden, samtidig med at det gør informationen tilgængelig for de rigtige personer - på det rigtige tidspunkt.
Med en bedre forståelse af hvad HR master data er og dens betydning, så lad os nu se nærmere på hvorfor og hvordan det understøtter organisationer.
Master data bidrager till effektiv virksomhedsstyring
Ved at indsamle jeres medarbejderdata i et HR-system, bliver det muligt at træffe informeret og datadrevene beslutninger. Rapporter og analyser baseret på præcise og opdaterede informationer reducerer risikoen for at træffe beslutninger på forkert grundlag eller blot fuldstændig data.
Forretningskritiske beslutninger, der træffes på mavefornemmelse, er langt fra optimalt og kan i værste tilfælde have katastrofale konsekvenser. Men med korrekte og nøjagtige data på plads, bidrager det til bedre beslutninger i forbindelse med bl.a. performancemanagement, handlingsplaner, lønjusteringer, rekruttering, kompetence kortlægning eller opfølgning på sygefravær.
Der er også en række eksterne faktorer som spiller ind. Først med introduktionen af GDPR og nu med kravet om CSRD, er der ikke længere tvivl om at organisationer skal have styr på deres medarbejderdata.
Stil krav til funktionaliteten i jeres HR-system
Uanset om du har et eksisterende system på plads med HR master data eller ej, er det vigtigt at reflektere over, hvilken funktionalitet der er vigtig for at opfylde dine behov. Desværre er det alt for almindeligt, at lønsystemet fungerer som et master data system for medarbejderdata.
At have et lønsystem som omdrejningspunkt for HR master data er problematisk af flere forskellige årsager. Lønsystemer tilbyder generelt meget forenklet funktionalitet og logik - og systemerne er ofte ufleksibelt og utilgængelige for medarbejderen, fordi de mangler funktionalitet til selvbetjening. Et lønsystem håndterer desuden typisk kun den type oplysninger, der er relevante for lønnen, hvilket igen betyder, at alle andre medarbejderdata som ikke er relevante for lønnen, skal håndteres andre steder - hvilket ofte ender med et dokument gemt lokalt på en løn administrators computer.
Ud over det allerede nævnte, kan det være relevant at overveje blandt andet følgende aspekter for at sikre, at dit HR-system opfylder dine behov vedrørende HR master data:
- Tjek om det er GDPR-kompatibelt. Det bør være et krav at persondata opbevares og behandles i overensstemmelse med lovgivningen og muliggøre relevant rapportering i forbindelse med CSRD.
- Systemet skal være både fleksibelt, brugervenligt og bør kunne tilpasses organisationens unikke behov. Det bør være en god brugeroplevelse for alle brugerne, uanset om du er HR-medarbejder, leder eller medarbejder. Selvbetjening eller self-service bør også være en selvfølge, da det giver medarbejderne øget selvstændighed og fleksibilitet, når det kommer til at opdaterer og håndtere sine egne personalesager. Det aflaster også HR, som ikke skal bruge tid på at opdatere medarbejderdata og holde dem ajour.
- Muligheden for at integrer master data med andre systemer (API), er også vigtig valget af løsning. Jeres HR-system og medarbejderdata er omdrejningspunktet i store dele af IT-systemlandskabet, så det burde også kunne integreres, så du kan bruge alle dine medarbejderdata, hvor det er nødvendigt.
