Ved at afslutte en ansættelse med lige så meget fokus på offboarding processen, som man havde på onboardingen, skaber man en virksomhedskultur baseret på respekt og professionalisme – og samtidigt får man uundværlig indsigt i hvad der fik jeres medarbejder til at skifte stilling.
Det er aldrig nemt at afslutte et forhold – hvad enten det er privat eller professionelt. Uanset om der er tale om en opsigelse, en fyring eller at medarbejderen går på pension, så er der ingen grund til at ikke få mest muligt ud af den sidste ansættelsesperiode.
Tænk på den tid og indsats som både I og medarbejderen har investeret i jeres forhold, indtil dette punkt, og hvordan alle de års dedikation, tillid og loyalitet kan blive brudt hvis medarbejderen forlader virksomheden med en opfattelse af at være blevet ignoreret og overset i opsigelsesperioden. Sammenlign det med effekten af at medarbejderen i stedet ser tilbage på sin ansættelse og tænker ”Det var nogle af de bedste år jeg havde i min karriere”.
Lange opsigelsesperioder
I Danmark, og store dele af Europa, er det ikke unormalt med lange opsigelsesperioder, hvilket betyder at I kommer til at bruge noget tid sammen – måske et par måneder – før I skilles. Så spørgsmålet er hvordan I vil gøre brug af denne tid? Formodentligt er medarbejderen allerede mentalt er på vej ud ad døren, med mindre I skaber en god offboarding proces for medarbejderen i den sidste periode.
Det er oplagt at bruge opsigelsesperioden på at overføre viden og lave en overlevering af opgaver, men det er også en mulighed for at få indsigt i hvordan jeres medarbejdere havde det med at arbejde for jer og hvis de har sagt op, finde frem til årsagen til at de forlader jer. Medarbejderen har på dette tidspunkt ofte ikke noget at tabe ved at være ærlig, så grib chancen for at få ærlig feedback, ved at skabe en stemning og atmosfære hvor det er trygt at sige sin ærlige mening.
Hvor et formeldt exit interview er standard-praksis i mange virksomheder, er der mulighed at bryde interviewet op i flere separate interviews, over en længere periode, frem for at afholde et samlet interview i den sidste uge.
Skab en brandambassadør
Benyt også denne periode til at skabe nogle gode minder for jeres medarbejdere, som de vil tage med sig videre. Husk at en glad tidligere medarbejder vil omtale deres ansættelse hos jer som en positiv oplevelse og vil muligvis overveje at vende tilbage til virksomheden igen på et senere tidspunkt, efter at de har udviklet sine evner og kompetencer andre steder.
Hvis I er kede af at medarbejderen forlader jer, så sørg for at de ved hvor meget I har værdsat alt hvad de har gjort. Skulle omstændighederne dog ikke være så gode, så er det stadig muligt at sørge for at situationen bliver håndteret på en respektfuld og professionel måde, så alle involverede kan gå hver til sit, med sin selvrespekt og værdighed intakt.
Tænk på det som at sende en ny brandambassadør ud i verden – en som kunne have stor indflydelse på jeres virksomheds omdømme som arbejdsplads. Ligesom man kun har én chance for at gøre et godt første indtryk, så har man også kun én chance for at efterlade et godt sidste indtryk.
Det er også værd at huske at alle de andre medarbejdere også ser hvordan I håndtere denne proces. Hvis en medarbejder der forlader virksomheden bliver godt behandlet, og måske giver udtryk for hvor meget de kommer til at savne sin arbejdsplads, så vil de andre medarbejdere blive bekræftet I at de gør det rette ved at blive.
Frigør tid og ressourcer ved automatisering af processen
Det virker måske som en masse arbejde, når man også tænker på alle de praktiske opgaver der følger med en medarbejder der stopper, men det er netop her automation kan gøre en stor forskel. Rutineopgaverne i forbindelse med at en medarbejder stopper, som f.eks. returnering af IT-udstyr, afmelding af softwarelicenser, underskrivelse af opsigelsesformularer osv., kan håndteres og automatiseres af et digitalt system, så I kan bruge tiden på at skabe en mere personlig afslutning for medarbejderen.
Nøglen til en positiv offboarding ligger i at fejre medarbejderens bedrifter, ønske dem tillykke med deres nye job og sikre at de føler at de har haft nogle gode år i jeres virksomhed.
For at finde ud af mere om hvordan man kan digitalisere og automatisere både preboarding, onboarding og offboarding – så holder vi et gratis webinar torsdag d.20/6 kl.10-10.30. Tilmeld dig, eller gense webinaret, her.
