Et HR-system, et lønnssystem og et IAM-system håndterer ulike deler av medarbeiderreisen. Samtidig bruker de mange av de samme opplysningene. Det kan gjøre det vanskelig å vite hvilket system som skal gjøre hva, og hvor informasjonen bør vedlikeholdes.
Kort forklart:
Systemene erstatter ikke nødvendigvis hverandre. De bør ha tydelige roller og utveksle relevant informasjon på en kontrollert måte.
| System | Hovedoppgave | Typiske data | Vanlige brukere |
|---|---|---|---|
| HR-system | Forvalte medarbeider- og organisasjonsdata og støtte HR-prosesser | Ansettelsesforhold, stilling, organisatorisk tilhørighet, leder, kompetanse og HR-prosesser | HR, ledere og medarbeidere |
| Lønnssystem | Beregne og administrere lønn | Lønnsgrunnlag, tillegg, fravær med lønnseffekt, trekk, skatt og utbetalingsinformasjon | Lønn, økonomi og HR |
| IAM-system | Administrere digitale identiteter og tilganger | Brukerkontoer, roller, tilgangsrettigheter, autentisering og sikkerhetsgrupper | IT, informasjonssikkerhet og systemeiere |
Den nøyaktige arbeidsdelingen varierer mellom virksomheter. Enkelte løsninger dekker flere funksjoner, mens andre er utviklet for ett spesialisert område. Derfor er det viktigere å avklare ansvar og dataflyt enn å legge for stor vekt på hva systemet kalles.
Et HR-system støtter virksomheten i arbeidet med medarbeiderdata og HR-prosesser. Systemet kan blant annet inneholde informasjon om:
For mange virksomheter fungerer HR-systemet som den sentrale kilden til opplysninger om medarbeidere og organisasjonen. Det betyr ikke at alle medarbeiderdata nødvendigvis skal lagres der. Det betyr at virksomheten bør definere hvilke opplysninger HR-systemet har ansvar for, og hvilke systemer som kan bruke disse opplysningene videre.
Et HR-system er normalt ikke utviklet for å gjennomføre avanserte lønnsberegninger eller styre tekniske tilgangsrettigheter. Disse oppgavene krever egne regler, prosesser og spesialistkompetanse.
Et lønnssystem håndterer informasjonen som er nødvendig for å beregne riktig lønn. Det kan omfatte:
Lønnssystemet trenger oppdaterte opplysninger om medarbeiderens ansettelsesforhold. Det kan for eksempel være startdato, stillingsprosent, arbeidssted og sluttdato. Mange av disse opplysningene oppstår eller vedlikeholdes som en del av HR-prosessene.
Derfor er god dataflyt mellom HR-systemet og lønnssystemet viktig. Når de samme opplysningene må registreres manuelt flere steder, øker risikoen for forsinkelser, avvik og unødvendig administrasjon.
Et lønnssystem kan også ha enkelte HR-funksjoner. Hvorvidt det er tilstrekkelig som virksomhetens primære HR-system, avhenger av hvilke prosesser, databehov og brukergrupper virksomheten skal støtte.
IAM står for Identity and Access Management, eller identitets- og tilgangsstyring. Et IAM-system hjelper virksomheten med å styre hvem som skal ha tilgang til hvilke digitale ressurser.
Systemet kan blant annet brukes til å:
IAM-systemet trenger ofte informasjon fra HR-systemet for å vite om en person er ansatt, hvor personen arbeider, hvilken rolle vedkommende har, og hvem som er nærmeste leder.
HR-systemet beskriver med andre ord medarbeiderens forhold til virksomheten. IAM-systemet bruker relevante deler av denne informasjonen til å administrere den digitale identiteten og tilgangen til systemer.
IAM er ikke det samme som enkel pålogging, ofte kalt single sign-on. Enkel pålogging kan være en del av en IAM-løsning, men IAM omfatter vanligvis et bredere arbeid med identiteter, roller, godkjenninger og tilgangsstyring.
Forskjellen blir tydeligere når vi ser på en vanlig medarbeiderreise.
HR registrerer den nye medarbeideren, stillingen, startdatoen, lederen og den organisatoriske plasseringen.
Relevant informasjon kan deretter overføres til:
En rolleendring kan påvirke både lønn, rapporteringslinjer og systemtilganger.
Når endringen registreres ett definert sted og sendes videre til andre systemer, blir det enklere å sikre at:
Sluttdatoen kan utløse flere aktiviteter:
Dette skjer ikke automatisk bare fordi virksomheten har de riktige systemene. God samhandling krever også tydelige prosesser, avklarte roller, pålitelige data og godt forvaltede integrasjoner.
Én løsning trenger ikke være den autoritative kilden til alle typer informasjon.
En mulig ansvarsfordeling kan være:
| Informasjon | Mulig autoritativ kilde |
| Navn, medarbeider-ID og ansettelsesstatus | HR-system |
| Stilling, leder og organisatorisk tilhørighet | HR-system |
| Beregnet lønn, trekk og utbetalingsresultat | Lønnssystem |
| Brukerkonto og tekniske tilgangsrettigheter | IAM-system |
| Tilgangsregler og sikkerhetsgrupper | IAM-system eller andre IT-systemer |
Dette er et eksempel, ikke en fasit. Virksomheten bør dokumentere hvilken løsning som eier hvert sentralt dataelement.
En tydelig ansvarsmodell gjør det enklere å svare på spørsmål som:
Det kan være behov for å gjennomgå systemlandskapet og arbeidsprosessene dersom:
Slike utfordringer skyldes ikke alltid manglende teknologi. De kan også handle om eierskap, rutiner, datakvalitet, integrasjoner eller manglende samarbeid mellom HR og IT.
Virksomheten må dekke alle tre ansvarsområdene, men det betyr ikke nødvendigvis at den trenger tre separate produkter.
Noen løsninger kombinerer flere funksjoner. Andre virksomheter velger spesialiserte systemer som integreres med hverandre. Riktig modell avhenger blant annet av:
Det sentrale spørsmålet er derfor ikke bare hvilke systemer virksomheten har. Det er om ansvar, data og arbeidsprosesser henger sammen.
Et godt første steg er å kartlegge dataflyten mellom HR, lønn og IT.
Kartleggingen bør vise:
For virksomheter som ønsker en mer konsistent kilde til medarbeider- og organisasjonsdata, kan HR Master Data være et naturlig utgangspunkt. Verdien oppstår likevel først når teknologi, dataeierskap, integrasjoner og arbeidsprosesser støtter hverandre.
Ja, enkelte lønnssystemer tilbyr HR-funksjoner. Det avgjørende er om løsningen støtter virksomhetens behov for medarbeiderdata, organisasjonsstruktur, HR-prosesser, rapportering og brukervennlighet. Produktnavnet alene sier ikke nok om hva løsningen dekker.
IAM forvaltes vanligvis av IT eller informasjonssikkerhet, men er avhengig av pålitelig informasjon fra HR. HR og IT bør derfor samarbeide om roller, datakvalitet, godkjenninger og hendelser som nyansettelser, rollebytter og avslutninger.
Det kan være en god modell når HR-systemet inneholder oppdaterte og kvalitetssikrede medarbeiderdata. Den tekniske løsningen må vurderes ut fra virksomhetens arkitektur, sikkerhetskrav og integrasjonsprinsipper.
Bare data som er nødvendige for den aktuelle prosessen, bør utveksles. Virksomheten bør avklare formål, eierskap, tilgang, kvalitet og oppdateringsfrekvens for hvert dataelement.