Dårlig datakvalitet i HR koster mer enn tiden det tar å rette et feilskrevet navn eller en utdatert stillingstittel. Feil og mangler kan skape ekstra arbeid i HR, lønn, økonomi og IT. De kan forsinke onboarding, føre til feil i lønnsgrunnlaget, holde unødvendige systemtilganger åpne og svekke rapportene ledelsen bruker til å ta beslutninger.
Den samlede kostnaden avhenger av virksomhetens størrelse, systemlandskap og arbeidsprosesser. Den kan likevel beregnes ved å se på:
Det finnes ikke ett standardbeløp som viser hva dårlig HR-datakvalitet koster alle virksomheter. Et bedre utgangspunkt er å kartlegge hvor feilene oppstår, hvor mange personer som bruker tid på dem, og hvilke prosesser og beslutninger de påvirker.
HR-data har dårlig kvalitet når informasjonen ikke er god nok til formålet den skal brukes til.
Det kan innebære at dataene er:
Personopplysninger som behandles, skal være korrekte og om nødvendig oppdaterte. Virksomheten må også sørge for at uriktige opplysninger blir rettet eller slettet når de ikke er riktige for formålet.
God datakvalitet betyr likevel ikke at alle opplysninger må være perfekte. Dataene må være pålitelige nok for arbeidsprosessen, rapporten eller beslutningen de skal støtte.
Kostnaden ved dårlige HR-data ligger sjelden på én faktura. Den er ofte fordelt mellom flere budsjetter og arbeidsprosesser.
| Kostnadsområde | Eksempler |
|---|---|
| Administrasjon | Kontroll, avstemming, manuell registrering og feilretting |
| Lønn | Korrigeringer, ekstrakjøringer og henvendelser fra medarbeidere |
| Økonomi | Feil kostnadsføring, svakere prognoser og manuell avstemming |
| IT | Feilsøking, manuell brukeradministrasjon og unødvendige lisenser |
| Ledelse | Tid brukt på å kontrollere eller forklare rapporter |
| Medarbeidere | Forsinket lønn, tilgang, utstyr eller oppfølging |
| Etterlevelse | Retting, dokumentasjon og oppfølging av feilrapportering |
| Beslutninger | Bemannings- og investeringsbeslutninger basert på svake data |
For å forstå den reelle kostnaden må virksomheten se på hele dataflyten, ikke bare arbeidet som utføres i HR-avdelingen.
Den mest synlige kostnaden er tiden medarbeidere bruker på å kontrollere og korrigere data.
Det kan være tid brukt på å:
En enkelt feil kan involvere flere personer. HR undersøker arbeidsforholdet, lønn vurderer konsekvensene, IT kontrollerer integrasjonen, og lederen bekrefter hvilken informasjon som er riktig.
Det er derfor ikke nok å måle tiden personen som retter feltet bruker. Beregningen bør inkludere alle som må identifisere, undersøke, godkjenne og følge opp avviket.
Bruk denne enkle formelen:
Antall avvik × gjennomsnittlig tidsbruk per avvik × kostnad per arbeidstime
Gjør beregningen separat for HR, lønn, IT og andre berørte roller dersom tidsbruk eller timekostnad varierer.
Ta også med faste kontrollaktiviteter som bare er nødvendige fordi organisasjonen ikke stoler på dataene.
Lønnssystemet er avhengig av riktige opplysninger om arbeidsforholdet.
Feil i blant annet disse dataene kan påvirke lønnsprosessen:
Kostnaden kan omfatte:
Opplysninger fra a-meldingen brukes blant annet i medarbeidernes skattemelding og ved utbetalinger fra Nav. Skatteetaten opplyser at feil eller mangler kan få konsekvenser for ansatte, og at arbeidsgiveren må kontrollere tilbakemeldingen og rette feil.
Feil rapportering av et arbeidsforhold kan også få direkte følger for medarbeiderens rettigheter. Skatteetaten har for eksempel advart mot å registrere sluttdato på et arbeidsforhold som fortsatt består, fordi det kan føre til avslag på eller forsinkede utbetalinger fra Nav.
Den økonomiske kostnaden er derfor ikke begrenset til selve lønnskorreksjonen. Den omfatter også oppfølgingen og belastningen for medarbeideren.
Når data om nyansatte ikke er komplette eller oppdaterte, kan flere aktiviteter bli forsinket.
Det kan gjelde:
Kostnaden kan beregnes som administrativ oppfølging, men den kan også vise seg som tapt arbeidstid.
Dersom en medarbeider ikke har nødvendig tilgang den første arbeidsdagen, kan både medarbeideren, lederen, HR og IT bruke tid på å rette situasjonen. Den nyansatte kan samtidig ha begrenset mulighet til å utføre arbeidet sitt.
Tilsvarende kan utdaterte data ved et rollebytte føre til at medarbeideren får tilgang til feil arbeidsprosesser, rapporter eller godkjenninger.
Dårlig datakvalitet kan også gjøre det vanskelig å avslutte arbeidsforhold på en kontrollert måte.
En manglende eller feil sluttdato kan føre til at:
Kostnaden kan bestå av både unødvendige lisensutgifter og tiden som kreves for å identifisere og avslutte tilgangene manuelt.
En utdatert sluttdato er derfor ikke bare et HR-problem. Den kan påvirke lønn, IT, sikkerhet, rapportering og økonomisk kontroll.
Når HR-data finnes i flere systemer uten tydelig ansvar, må ansatte ofte registrere eller kontrollere den samme informasjonen flere ganger.
Eksempler er:
Dette øker kostnaden for hver endring og gjør virksomheten mer sårbar for forsinkelser og forskjellige versjoner.
En integrasjon kan redusere dobbeltregistrering, men bare dersom virksomheten har avklart:
Automatisering av uklare eller uriktige data kan spre feil raskere. Prosessene og dataansvaret må derfor avklares før overføringen automatiseres.
Medarbeiderdata brukes ofte som grunnlag for økonomiske analyser og prognoser.
Det kan gjelde:
Hvis HR-, lønns- og økonomisystemet bruker forskjellige definisjoner eller verdier, må økonomiavdelingen bruke tid på avstemming før tallene kan brukes.
Dårlig datakvalitet kan blant annet føre til at:
Kostnaden er både tiden som brukes på kontroll og risikoen for at planleggingen bygger på et svakere grunnlag.
Noen av de største kostnadene er vanskelige å se i regnskapet.
Ledelsen kan for eksempel bruke HR-data til å vurdere:
Dersom dataene er ufullstendige eller utdaterte, kan virksomheten prioritere feil tiltak.
Et tilsynelatende kompetansegap kan for eksempel skyldes at medarbeideres kompetanse ikke er registrert. Et høyt bemanningsbehov kan skyldes at avsluttede arbeidsforhold fortsatt står som aktive. Et organisasjonskart kan vise en struktur som ikke lenger eksisterer.
Slike konsekvenser er vanskelige å beregne presist. Virksomheten bør likevel synliggjøre hvilke beslutninger som er avhengige av dataene, og hvilken risiko feil informasjon skaper.
Tenk deg en virksomhet med 3 000 medarbeidere. Følgende tall er kun et illustrerende eksempel, ikke en bransjestandard:
| Aktivitet | Antakelse | Årlig kostnad |
|---|---|---|
| Retting av HR-data | 150 avvik per måned × 20 minutter × 650 kroner per time | 390 000 kroner |
| Avvik mellom HR og lønn | 30 avvik per måned × 45 minutter × 750 kroner per time | 202 500 kroner |
| Manuell avstemming | 40 kontroller per måned × 30 minutter × 700 kroner per time | 168 000 kroner |
| Lisenser avsluttet for sent | 50 lisenser × to måneder × 300 kroner | 30 000 kroner |
| Synlig årlig kostnad | 790 500 kroner |
Eksemplet omfatter ikke:
Den synlige kostnaden kan derfor være bare en del av den samlede virksomhetskostnaden.
Begynn med prosesser der feil får tydelige konsekvenser:
Kartlegg én prosess om gangen.
Mål for eksempel:
Ikke baser analysen bare på saker som blir meldt til support. Mange feil blir rettet gjennom e-post, chat og lokale regneark uten at de registreres.
Ta med tiden som brukes på:
Bruk en standard intern timekostnad eller virksomhetens egne satser.
Direkte kostnader kan omfatte:
Skill mellom kostnaden ved selve feilen og kostnaden ved å rette den.
Noen virkninger bør beskrives, selv om de ikke får et presist kronebeløp:
Bruk gjerne en enkel skala for sannsynlighet og konsekvens.
Virksomheten trenger ikke forbedre alle HR-data samtidig.
Begynn med data som påvirker flere systemer eller kritiske prosesser:
| Data | Mulige konsekvenser ved feil |
|---|---|
| Medarbeider-ID | Duplikater og feil kobling mellom systemer |
| Ansettelsesstatus | Feil i rapportering, lønn og tilgang |
| Startdato | Forsinket onboarding og lønnsbehandling |
| Sluttdato | Aktive tilganger, lisenser og feil rapportering |
| Juridisk enhet | Feil lønn, rapportering og kostnadsføring |
| Stillingsprosent | Feil lønnsgrunnlag og bemanningsoversikt |
| Leder | Feil godkjenninger og medarbeideroppfølging |
| Organisatorisk tilhørighet | Feil rapporter, tilganger og kostnadsfordeling |
| Kostnadssted | Feil økonomisk rapportering |
| Arbeidssted | Feil prosesser, rapportering eller vilkår |
Prioriter data ut fra hvor mange arbeidsprosesser de påvirker, hvor ofte de endres, og hvilke konsekvenser feil kan få.
Hvert sentralt dataelement bør ha ett definert system der den godkjente informasjonen vedlikeholdes.
Andre systemer kan bruke en kopi, men de bør normalt ikke opprette konkurrerende versjoner.
Definer hvem som:
Datakvalitet blir fort alles ansvar og dermed ingens konkrete oppgave.
En omfattende opprydding kan gi bedre data på kort sikt. Den gir liten varig effekt dersom arbeidsprosessen fortsetter å produsere nye feil.
Undersøk derfor hvordan data opprettes og endres ved:
Fjern årsaken til feilen, ikke bare resultatet.
Beskriv hva sentrale begreper betyr.
Det bør for eksempel være tydelig om «leder» betyr personalleder, faglig leder eller godkjenner, og om «sluttdato» viser siste arbeidsdag eller datoen arbeidsforholdet formelt avsluttes.
Aktuelle kontroller kan være:
Kontrollene bør tilpasses risikoen. For mange krav kan gjøre prosessen unødvendig tung.
Følg noen få relevante indikatorer:
Målet er ikke å produsere flere rapporter. Det er å finne ut om feilene blir færre og mindre kostbare.
Et HR-system kan gi virksomheten et felles sted for å organisere og vedlikeholde sentrale medarbeider- og organisasjonsdata.
Det kan blant annet støtte:
CatalystOne HR Master Data er utviklet for å organisere medarbeiderdata, automatisere HR-prosesser og gi grunnlag for rapporter og analyser. Løsningen støtter også selvbetjening og integrasjoner i systemlandskapet. Hvilken verdi dette gir, avhenger av virksomhetens datamodell, prosesser, ansvar og eksisterende løsninger.
Et HR-system kan likevel ikke alene avgjøre hvilke data virksomheten trenger, hvem som eier dem, eller hvordan feil skal følges opp. Varig bedre datakvalitet krever at teknologi, prosesser og ansvar fungerer sammen.
Bruk spørsmålene som utgangspunkt:
Virksomheten trenger ikke ha alle svarene før arbeidet starter. Velg én kritisk prosess og beregn kostnaden av feilene som oppstår der.
Det finnes ikke ett standardbeløp som passer alle virksomheter. Kostnaden avhenger av antall medarbeidere, systemer, manuelle prosesser og hvilke data som er feil. Beregn kostnaden ved å kombinere antall avvik, tidsbruk, intern timekostnad og eventuelle direkte utgifter.
Data som brukes i flere kritiske prosesser har ofte størst konsekvens. Det gjelder blant annet ansettelsesstatus, start- og sluttdato, juridisk enhet, stillingsprosent, leder, organisatorisk tilhørighet og kostnadssted.
Nei. HR har ofte ansvar for medarbeider- og organisasjonsdata, men lønn, økonomi, IT, ledere og medarbeidere påvirker også kvaliteten. Ansvar bør fordeles etter data, system og arbeidsprosess.
En integrasjon kan redusere dobbeltregistrering og forsinkelser. Den kan ikke løse uklare definisjoner, manglende eierskap eller dårlige kildedata. En integrasjon kan spre feil raskere dersom ansvaret ikke er avklart.
Ikke nødvendigvis. Mange forbedringer kan oppnås gjennom tydeligere ansvar, bedre arbeidsprosesser og relevante kontroller. Et nytt eller videreutviklet HR-system kan være aktuelt dersom dagens løsninger gjør det vanskelig å vedlikeholde, dele eller kontrollere data effektivt.
Start med én eller to kritiske prosesser. Mål antall feil, tidsbruk og direkte kostnader. Beskriv deretter forventet reduksjon, nødvendige tiltak og hvordan resultatet skal følges opp. Skill mellom dokumenterte kostnader og mulige gevinster.
Dårlig datakvalitet i HR er ikke bare et administrativt problem. Den kan påvirke lønn, økonomi, IT, sikkerhet, medarbeidere og ledelsens beslutningsgrunnlag.
Det betyr ikke at virksomheten må gjennomføre et stort datakvalitetsprogram med én gang.
Begynn med en konkret prosess der feilene er synlige. Mål hvor ofte de oppstår, hvem som blir involvert, og hvor mye tid og penger virksomheten bruker på å rette dem.
Når kostnaden blir synlig, blir det enklere å prioritere riktige tiltak – enten de handler om ansvar, arbeidsprosesser, integrasjoner eller systemstøtte.
(Artikkelen gir generell veiledning. Virksomheten bør kvalitetssikre regulatoriske og rapporteringsmessige forhold mot gjeldende regler og egne forpliktelser.)