Når HR-data brukes som grunnlag for lønn, ligger ansvaret sjelden bare hos HR eller lønnsavdelingen. Ansvaret bør fordeles etter hvilken opplysning det gjelder, hvor den godkjente informasjonen vedlikeholdes, og hvor i arbeidsprosessen et eventuelt avvik oppstår.
En praktisk arbeidsdeling er ofte at HR har ansvar for sentrale data om arbeidsforhold og organisasjon, mens lønn har ansvar for lønnsberegningen og lønnsspesifikke data. Ledere, økonomi og IT kan også ha ansvar i deler av prosessen.
Det viktigste er å avklare dette før noe går galt.
HR og lønn bruker mange av de samme medarbeiderdataene, men til forskjellige formål.
Mange opplysninger oppstår i en HR-prosess, men får konsekvenser i lønnsprosessen.
Det kan for eksempel være:
Tenk på en medarbeider som går fra 100 til 80 prosent stilling.
Lederen melder inn endringen. HR kontrollerer arbeidsforholdet. Endringen godkjennes og registreres. Informasjonen brukes deretter som grunnlag i lønnsprosessen.
Hvis lønnen blir feil, kan årsaken ligge flere steder:
Spørsmålet bør derfor ikke bare være «Hvem gjorde feilen?»
Et mer nyttig spørsmål er:
Hvor oppstod avviket, og hvem har ansvar for å rette årsaken?
«HR eier dataene» eller «lønn har ansvar for lønnen» blir ofte for generelt.
En tydelig modell bør skille mellom minst fire former for ansvar.
Hvem bestemmer hva opplysningen betyr og hvilke kvalitetskrav som gjelder?
HR kan for eksempel eie definisjonen av stillingsprosent eller ansettelsesstatus.
Hvem har ansvar for arbeidsprosessen der informasjonen oppstår eller endres?
Det kan for eksempel være prosessen for nyansettelser, lønnsendringer eller avslutning av arbeidsforhold.
Hvem forvalter systemet der informasjonen behandles?
HR kan være systemeier for HR-systemet, lønn for lønnssystemet og IT for integrasjonsplattformen.
Hvem skal faktisk gjøre noe når informasjon mangler eller er feil?
Det kan være en HR-medarbeider, lønnsmedarbeider, leder, systemforvalter eller en annen rolle.
Den som oppdager feilen, er altså ikke nødvendigvis den som skal rette den.
Den konkrete fordelingen varierer mellom virksomheter og systemlandskap. Tabellen viser et mulig utgangspunkt:
| Informasjon | Typisk faglig ansvar | Hvor kan godkjent informasjon vedlikeholdes? |
|---|---|---|
| Ansettelsesstatus | HR | HR-system |
| Start- og sluttdato | HR | HR-system |
| Stilling | HR | HR-system |
| Stillingsprosent | HR | HR-system |
| Organisatorisk tilhørighet | HR | HR-system |
| Leder | HR | HR-system |
| Bankkonto | HR | HR-system |
| Fravær | HR | HR-system |
| Naturalytelser | HR | HR- eller lønnssystem |
| Kostnadssted | Økonomi | Økonomi- eller HR-system |
| Fastlønn | HR og/eller lønn | Avhenger av arbeidsprosessen |
| Timer og overtid | Leder/lønn | Tids- eller lønnssystem |
| Variable tillegg | Lønn eller prosesseier | Relevant fagsystem |
| Beregnet lønn | Lønn | Lønnssystem |
| Lønnstrekk | Lønn | Lønnssystem |
| Skattekort | Lønn | Lønnssystem |
| Teknisk dataoverføring | IT/systemforvaltning | Integrasjonsløsning |
Dette er ikke en fasit.
Fastlønn er et godt eksempel. I noen virksomheter foreslås og godkjennes lønnsendringer i HR-systemet før de overføres til lønn. I andre virksomheter vedlikeholdes den godkjente verdien i lønnssystemet.
Det viktige er at virksomheten har gjort et bevisst valg og dokumentert arbeidsdelingen.
HR har ofte ansvar for opplysninger som beskriver medarbeideren og arbeidsforholdet, for eksempel:
Å ha ansvar for disse dataene betyr mer enn å kunne endre et felt i HR-systemet.
HR må også bidra til at informasjonen:
Da kan andre fagområder bruke informasjonen med større trygghet.
Lønnsavdelingen har ansvar for selve lønnsprosessen og for å kontrollere at grunnlaget kan behandles riktig.
Det kan blant annet innebære å:
Men lønn kan ikke nødvendigvis vite om den opprinnelige HR-opplysningen beskriver virkeligheten.
Hvis HR-systemet viser 80 prosent stilling, kan lønn kontrollere at verdien er mottatt og behandlet riktig. Lønnsavdelingen har ikke nødvendigvis grunnlag for å vite om medarbeideren egentlig skulle vært registrert med 60 prosent.
Det er derfor nyttig å skille mellom:
Er den opprinnelige informasjonen riktig?
Dette ligger ofte hos HR, lederen eller en annen dataeier.
Er informasjonen behandlet riktig i lønnsprosessen?
Dette ligger ofte hos lønn.
Lederen er ofte den første som kjenner til en endring.
Det kan være at medarbeideren:
Lederens ansvar bør derfor være konkret. Det bør være tydelig hva som skal registreres, hvor det skal registreres og hvilke frister som gjelder.
IT har en annen rolle.
Når HR- og lønnssystemet er integrert, kan IT eller systemforvaltningen ha ansvar for at den tekniske dataflyten fungerer som avtalt. IT har derimot normalt ikke ansvar for å avgjøre om medarbeiderens stillingsprosent eller lønn er faglig riktig.
Dette skillet blir viktig når noe feiler.
En enkel måte å fordele avvik på er å skille mellom datafeil, tekniske feil og lønnsfaglige feil.
| Stillingsprosenten er feil i HR-systemet.
Opplysningen bør rettes i systemet og prosessen der den godkjente informasjonen vedlikeholdes.
| En godkjent endring er sendt fra HR-systemet, men har ikke kommet frem til lønnssystemet.
IT eller systemforvaltningen bør undersøke dataflyten.
| Riktig informasjon er mottatt, men lønnsberegningen gir feil resultat.
Dette bør håndteres i lønnsprosessen.
En slik inndeling gjør det enklere å sende avvik direkte til riktig rolle.
Noen ganger må lønn korrigere en verdi raskt for å sikre riktig utbetaling. Det kan være nødvendig.
Men dersom den opprinnelige feilen ligger i HR-dataene, bør den også rettes der.
Tenk på dette eksemplet:
HR-systemet viser 100 prosent stilling. Lønn vet at riktig verdi er 80 prosent og korrigerer verdien lokalt i lønnssystemet.
Hvis HR-systemet fortsatt viser 100 prosent, kan neste dataoverføring føre til at feilen oppstår igjen.
En bedre prosess er:
Da løser virksomheten både det aktuelle avviket og årsaken bak det.
Det er ikke nødvendig å dokumentere alle medarbeiderdata på én gang.
Begynn med data som påvirker lønn ofte eller får store konsekvenser hvis de er feil.
For hvert dataelement kan dere dokumentere:
| Spørsmål | Eksempel |
| Hva er opplysningen? | Stillingsprosent |
| Hvem eier definisjonen? | HR |
| Hvor vedlikeholdes godkjent verdi? | HR-system |
| Hvem kan endre den? | HR gjennom definert prosess |
| Hvem godkjenner? | Relevant leder/HR |
| Hvilket system mottar den? | Lønnssystem |
| Hvem følger opp datafeil? | HR |
| Hvem følger opp tekniske feil? | IT/systemforvaltning |
Start gjerne med startdato, sluttdato, stillingsprosent, juridisk arbeidsgiver og fastlønn.
Hvis ansvaret for disse er tydelig, har virksomheten kommet langt.
CatalystOne HR Master Data kan brukes til å strukturere medarbeider- og organisasjonsdata og støtte arbeidsprosesser rundt disse dataene.
CatalystOne tilbyr også integrasjoner for lønn der godkjente endringer i HR-masterdata kan deles videre med lønnssystemet.
Dette kan være relevant for virksomheter som ønsker et tydeligere skille mellom hvor HR-data vedlikeholdes og hvor lønnen beregnes.
Teknologien fastsetter likevel ikke ansvarsmodellen. Virksomheten må selv definere dataeierskap, godkjenninger, frister og hvordan avvik skal håndteres.
Begge har ansvar for ulike deler av prosessen. HR og andre dataeiere må sikre at opplysninger som sendes til lønn, er riktige og godkjente. Lønn har ansvar for at informasjonen behandles korrekt i lønnsprosessen.
Hvis HR-systemet er stedet der godkjent stillingsprosent vedlikeholdes, bør den permanente feilen normalt rettes der. Lønn kan i tillegg måtte korrigere lønnsresultatet dersom feilen allerede har påvirket utbetalingen.
Hvis riktige og godkjente data ikke kommer frem, ligger den tekniske oppfølgingen ofte hos IT eller systemforvaltningen. Hvis overføringen avvises fordi kildedataene er feil, må dataeieren rette informasjonen.
Det kan finnes unntak, men data som vedlikeholdes og godkjennes i HR-systemet bør normalt rettes der. Ellers kan virksomheten få flere versjoner av samme opplysning.
Når HR-data påvirker lønn, er det sjelden nyttig å plassere hele ansvaret hos én avdeling.
HR, lønn, ledere og IT har forskjellige roller.
Det viktigste er å kunne svare tydelig på fire spørsmål:
Hvem eier informasjonen? Hvor vedlikeholdes den godkjente verdien? Hvem godkjenner endringen? Hvem følger opp dersom noe går galt?
Når svarene er kjent på forhånd, blir det enklere å forebygge gjentakende feil og få avvik til riktig person raskere.