Vælg et HR-system, der passer til jeres arkitektur

Sådan sikrer I, at HR-systemet matcher jeres arkitektur, sikkerhed og governance

Når HR-systemer i dag vælges, handler det ikke længere kun om funktioner og brugervenlighed. De er tæt integreret med organisationens systemarkitektur – og har direkte indflydelse på datasikkerhed, identitetsstyring og overholdelse af governance-principper.

En moderne HR-løsning bør kunne indgå som en sikker og skalerbar komponent i jeres samlede it-landskab. Når IT involveres tidligt i processen, bliver det lettere at vurdere integrationsmuligheder, API-kvalitet, hosting-model og hvordan systemet spiller sammen med eksisterende IAM-setup og sikkerhedspolitikker. 

I dette indlæg ser vi nærmere på fem nøgleområder, IT bør have styr på, når organisationen overvejer et nyt HR-system – og hvordan det rette samarbejde mellem HR og IT skaber en løsning, der holder i længden.

Hvordan ser sikkerhedsarkitekturen ud? 

Helt enkelt handler identitets- og adgangsstyring om at sikre, at de rette personer har adgang til den rette information og de rette systemer på det rette tidspunkt. Forkerte eller forældede adgangsrettigheder kan føre til sikkerhedsrisici, ineffektivitet og manglende overholdelse af lovkrav som GDPR.

Traditionel adgangshåndtering indebærer ofte manuel administration, hvilket øger risikoen for fejl og gør det svært at holde adgangsrettigheder opdaterede, når medarbejdere skifter rolle eller forlader organisationen. Det er ikke ualmindeligt i dag, at store organisationer har deres medarbejderdata duplikeret i både lønsystemer, tidsregistreringssystemer og andre IT-systemer – ofte med modstridende eller forældede oplysninger. Manglen på en central, pålidelig datakilde (“single source of truth”) fører ikke kun til ineffektivitet og ekstra arbejde, men skaber også sikkerhedsrisici inden for identitets- og adgangsstyring. Når HR-data eksisterer i forskellige versioner på tværs af systemer, bliver det praktisk talt umuligt at opretholde en konsekvent og sikker styring af systemadgang.

Hvorfor er et HR-system løsningen?

For IT-afdelingen betyder en integration med HR-systemet, at man kan opbygge automatiserede processer for identitets- og adgangsstyring (IAM). Ved at bruge HR-systemet som kilde til masterdata kan man sikre, at de rette personer har den rette adgang til de rette systemer på det rette tidspunkt. Dette effektiviserer ikke kun IT-afdelingens arbejde, men øger også organisationens sikkerhedsniveau markant. Når adgangsrettigheder styres automatisk ud fra aktuelle HR-data, reduceres risikoen for manuelle fejl og sikkerhedsbrister, der kan opstå, når brugerkonti og adgangsrettigheder håndteres manuelt.

HR-systemet som en central del af identitets- og adgangsstyringen.

For HR-afdelingen er der ud over dette også andre store fordele ved at have et HR-system. Et moderne HR-system revolutionerer HR-afdelingens arbejdsprocesser ved at digitalisere og automatisere tidligere tidskrævende manuelle opgaver. Dette kan føre til en markant effektivisering, hvor al medarbejderdata – fra ansættelseskontrakter og udviklingssamtaler til kompetenceprofiler og uddannelseshistorik – er samlet ét sted og tilgængelig i realtid.

Et HR-system muliggør også en mere strategisk tilgang til personaleledelse, hvor HR kan arbejde proaktivt med kompetenceudvikling og talentstyring baseret på en detaljeret analyse af arbejdsstyrkens sammensætning og udvikling over tid. Den automatiserede håndtering af personalerelaterede processer frigør desuden værdifuld tid, som HR i stedet kan bruge på strategisk vigtige opgaver såsom organisations- og arbejdsmiljøudvikling.

En anden afgørende fordel er muligheden for selvbetjening for medarbejdere og ledere, hvor de selv kan opdatere personlige oplysninger, ansøge om orlov eller udføre administrative opgaver. Dette reducerer HR-afdelingens administrative byrde markant, samtidig med at det øger medarbejdernes engagement og selvstændighed.

Et HR-system er dermed den enkle og optimale løsning, da det fungerer som en central og pålidelig datakilde for al medarbejderdata. Ved at integrere identitets- og adgangsstyring med HR-masterdata kan organisationer sikre, at adgangsrettigheder altid er opdaterede og korrekte.

• Automatiseret tildeling af adgangsrettigheder – Systemet kan automatisk tildele eller fjerne adgang baseret på ansættelsesstatus, rolle og afdeling.
• Enkel administration – HR og IT kan samarbejde mere effektivt ved at have en central og opdateret datakilde for alle medarbejdere.
• Reduceret sikkerhedsrisiko – Ved at minimere risikoen for “ghost accounts” (konti tilhørende tidligere medarbejdere) og forkerte adgangsrettigheder styrkes den interne sikkerhed.
• Overholdelse af lovkrav – Organisationer kan nemmere opfylde krav fra GDPR og ISO-standarder gennem klare adgangskontroller og logning af adgangshistorik.
• Kortlægning af processer – Implementeringen af et HR-system kræver en kortlægning af alle processer, hvilket giver IT en tydelig indsigt i adgangsrettigheder og afslører eventuel skygge-IT.

Fremtidens Identitets- og adgangsstyring

Teknologien inden for identitets- og adgangsstyring udvikler sig hurtigt. AI og maskinlæring kan i fremtiden spille en stadig større rolle ved at forudsige og justere adgangsrettigheder baseret på mønstre i brugeradfærd. Derudover efterspørger flere organisationer allerede cloud-baserede og integrerede løsninger for at forenkle administrationen yderligere.

Fremtidens identitets- og adgangsstyring vil sandsynligvis blive drevet af smarte automatiseringsløsninger og AI-teknologi, der kontinuerligt analyserer brugeradfærd og tilpasser adgangsrettigheder i realtid. AI-drevet anomali-detektion vil også spille en nøglerolle ved at identificere afvigende brugeradfærd og potentielle sikkerhedsrisici øjeblikkeligt. Vi ser allerede begyndelsen på “Just-In-Time Access”, hvor adgangsrettigheder tildeles dynamisk og midlertidigt baseret på faktisk behov frem for permanente tildelinger.

Integrationsmulighederne mellem HR-systemer og sikkerhedsplatforme vil blive endnu mere avancerede, hvor AI-assistenter kan håndtere rutinemæssige adgangsforespørgsler automatisk og endda foreslå ændringer i adgangsstrukturen baseret på organisationens udviklingsmønstre. Dette vil ikke kun øge sikkerheden, men også drastisk reducere den administrative byrde for både HR og IT, samtidig med at brugeroplevelsen forbedres gennem hurtigere og mere præcis tildeling af adgangsrettigheder.