Digitalisering af HR har været et tilbagevendende tema i mange år, men hvad betyder det egentlig i praksis? Det er let at tro, at digitalisering kun handler om at implementere et nyt HR-system – eller at man allerede er “digital”, fordi man har flere omkringliggende systemer på plads.
Men den reelle digitalisering af HR begynder først, når organisationen tager en aktiv rolle i at lede forandringen fra start til slut. Når I kortlægger jeres processer og lægger en plan for, hvordan de skal digitaliseres, så processer og data ikke bare hænger sammen, men også bliver en naturlig og integreret del af arbejdsdagen.
Digitalisering i den offentlige sektor handler grundlæggende om at skabe et sammenhængende økosystem af processer, data og systemer, som understøtter hele medarbejderrejsen – fra rekruttering til pension – og muliggør et mere datadrevet og strategisk HR-arbejde.
I dette indlæg ser vi nærmere på, hvorfor digitalisering handler mere om strategi end om teknik, og hvordan I i den offentlige sektor kan lykkes med at komme op i gear med digitaliseringen.
Mange organisationer i den offentlige sektor har i dag et stort digitalt landskab. Forskellige systemer til bemanding, rekruttering, kompetencer, løn og arbejdsmiljø er ofte allerede på plads. Men at have mange systemer er ikke det samme som at være digitaliseret.
Der er forskel på at have digitale værktøjer og at arbejde på en sammenhængende og datadrevet måde. Flere offentlige organisationer mangler i dag en fælles masterdatakilde for HR - altså et system, som håndterer medarbejderdata - hvilket betyder, at information om medarbejderne er spredt ud i en lang række forskellige systemer.
Det mest problematiske er, at disse systemer ofte fungerer som øer uden integration eller fælles struktur. I løbet af en medarbejders livscyklus i organisationen er det derfor ofte flere systemer, der håndterer personoplysninger - systemer, som ikke taler sammen. Helt konkret betyder det som regel, at en person i HR eller løn har ansvaret for manuelt at indtaste oplysningerne i alle de forskellige systemer.
Derfor stiger både arbejdsbyrden og risikoen for fejlindtastninger markant, når hver lille ændring eller opdatering skal udføres manuelt i flere systemer. Det øger også risikoen for manglende efterlevelse af GDPR og gør det vanskeligere at arbejde med strukturerede processer, ligefra analyse og rapportering til opfølgning på kompetencer og omkostninger.
Selv om teknologi kan skabe muligheder, øger det også forventningerne. Medarbejderne forventer en bedre medarbejderoplevelse, og ledelsen vil se mere effektiv styring, bedre kompetenceforsyning og ressourceallokering. For at lykkes med alt dette skal HR kunne frigøre tid i hverdagen og træde ud af den rene administrative rolle.
Med digitalisering får HR en unik mulighed for at løfte sin rolle i organisationen. Men det kræver, at arbejdet bliver gjort ordentligt: i nulpunktsanalysen, proceskortlægningen, kravspecificeringen, i valg af system – og ikke mindst i arbejdet med forandringsledelse.
At lade HR-funktionen tage en mere aktiv rolle bliver særligt vigtigt i den offentlige sektor, hvor processerne ofte er mere komplekse, og hvor lovkrav, overenskomster og krav til transparens stiller høje krav til systemunderstøttelsen.
Det kræver dog de rette forudsætninger - noget, der ikke altid er givet i den offentlige sektor.
Selv om vi ser, at stadig flere større offentlige organisationer udbyder og anskaffer moderne HR-systemer, er det ingen hemmelighed, at den digitale modenhed i dele af den offentlige sektor stadig er lavere. Det handler ikke om manglende vilje, men om at virkeligheden er kompleks: lange processer, begrænsede ressourcer og et kludetæppe af systemer, som er vokset frem gennem mange år, og hvor det kan være svært at vide, hvor man skal starte.
Her bliver det ekstra vigtigt, at digitalisering ikke reduceres til et enkeltstående IT-projekt. Det handler om at skabe strukturer, som gør det muligt at arbejde mere strategisk, effektivt og bæredygtigt med medarbejderne i centrum. Det kræver både en tydelig retning og de rette kompetencer på plads.
At navigere rigtigt i komplekse HR-sammenhænge forud for en digitalisering kræver nogle gange mere end intern viden. Det kræver indsigt fra nogen, som ser helheden og har erfaring med denne type forandringsarbejde. Med støtte fra nogen, som forstår både HR, teknologi og vilkårene i den offentlige sektor, får I adgang til et bredere og mere erfarent perspektiv – et perspektiv, som hjælper med at identificere muligheder, undgå faldgruber og træffe mere oplyste beslutninger.
Ekspertstøtte bliver særligt værdifuld, når ambitionen ikke kun er at anskaffe et system, men faktisk at opnå værdi. Ved at koble jer på erfarne leverandører eller uafhængige rådgivere får I glæde af afprøvede arbejdsmetoder, erfaringer fra andre organisationer og støtte til at omsætte strategi til velfungerende processer i hverdagen.
Det handler om at stille de rigtige spørgsmål:
Hvad har vi brug for for at kunne træffe bedre, hurtigere og mere velunderbyggede beslutninger?
Hvordan ser vores dataflow ud i dag, og hvordan ønsker vi, at det skal se ud?
Hvordan kan vi skabe et sammenhængende HR-landskab, hvor systemerne faktisk spiller sammen og styrker hinanden?
At koble sig på den rette leverandør handler om mere end bare adgang til teknisk support - det giver adgang til gennemprøvede arbejdsmetoder, bedre systemoptimering og et eksternt perspektiv på egen organisation. Det gør det lettere at forstå, hvad der faktisk kræves for at lykkes - både i udbud, implementering og den langsigtede brug af HR-systemet.
For i sidste ende handler det ikke kun om at købe et system, men om at skabe reel forretningsværdi ved at bruge det på den rigtige måde, med de rette forudsætninger, rutiner og kompetencer på plads. Her kan ekspertstøtte være afgørende for at få udbytte af både investering og forandringsarbejde.
Det er, når HR har forudsætningerne for at arbejde sammenhængende, strategisk og datadrevet. Når systemerne understøtter processerne i stedet for at gøre dem mere besværlige. Når medarbejderdata hænger sammen og bruges til at træffe bedre beslutninger. Det er først dér, den digitale transformation skaber reel værdi - for HR, for organisationen og for medarbejderne.
Vil I tage næste skridt i jeres digitaliseringsrejse? Her er tre råd, som kan hjælpe jer til at lykkes:
Se digitalisering som en strategisk transformation, ikke et projekt.
Sikr, at HR er med til at drive arbejdet – fra behovsafklaring til implementering.
Sæt data i centrum.
Begynd med at kortlægge, hvordan I håndterer jeres medarbejderdata i dag, og hvordan systemerne hænger sammen. Sats på integration og samspil - ikke flere siloer.
Få hjælp fra eksperter med erfaring fra den offentlige sektor.
De rette leverandører eller rådgivere kan hjælpe jer med at navigere i kompleksiteten og skabe løsninger, som fungerer i praksis.
Vil du vide mere om, hvordan andre offentlige organisationer arbejder med HR-digitalisering? Vi deler gerne gode eksempler og erfaringer.