Data som den drivende kraft - HR KPI'er

I en stadig mere og mere teknologisk og digital verden, udvikler HR-afdelingernes rolle sig også fra at være hovedsageligt administrativ til at blive mere strategisk. I kraft med at HR arbejder mere datadrevet og strategisk, kræves der løsninger som gør det muligt at registrere og måle HR KPI'er.

I dette blogindlæg vil vi se på hvad HR KPI'er er, og hvordan de kan bruges til at analysere og evaluere en virksomheds præstationer for at understøtte forretningsbeslutninger. Vi vil også se på hvordan KPI'er kan hjælpe HR med at arbejde mere effektivt og strategisk, samt præsentere nogle typiske HR KPI'er, som virksomheder kan måle.

• HR bør etablere og måle relevante KPI'er for at evaluere og forbedre HR-processer og -præstationer.
• HR's KPI'er bør kobles til virksomhedens overordnede forretningsmål og strategier, så HR-afdelingen bedre kan informere og bidrage til beslutninger, der fører til virksomhedens succes.
• Du skal være åben for at tilpasse og justere jeres HR KPI'er løbende, for at tage højde for ændringer i forretningsbehov og markedssituationen.
• Et moderne HR-system er afgørende for en struktureret og langsigtet tilgang til måling af KPI'er.

Hvad er KPI'er?

KPI'er (Key Performance Indicators), også kendt som nøgletal, er klart formulerede variabler, som bruges til at afgøre om en virksomhed udvikler sig i den rigtige retning, og er på vej til at nå sine mål. Ved at bruge sine egne KPI'er kan HR-afdelinger opnå værdifuld indsigt, som kan bruges af topledelsen til at træffe strategisk smarte og datadrevne beslutninger.

KPI’er er også med til at visualisere de opnåede resultater på en enkel og konkret måde, hvilket letter beslutningstagning, problemløsning og kortlægning. For at de er nyttige, skal de være SMART: Specifikke, Målbare, Achievable(Realistiske) og Tidsafgrænset, samt opsat i relation med virksomhedens overordnede strategi og mål.

Hvorfor er KPI'er vigtige i HR?

Relevante KPI'er er en vigtig og naturlig del af forretningsudvikling og vækst. For HR-afdelingen betyder det at kunne måle og demonstrere virksomhedens udvikling på personaleområdet. Medarbejderne er en af virksomhedens vigtigste ressourcer - og at kunne måle og følge op på de rigtige KPI’er, handler om at kunne justere og ændre virksomheden til det bedre.

At have et HR-system og medarbejderdata på plads gør det nemmere at opsætte, analysere og evaluere virksomhedens præstationer. Ved at måle de rigtige KPI'er kan HR producere vigtige målinger, der blandt andet viser medarbejderomsætning, engagement og effektivitet.

At arbejde evidensbaseret og målbart er i dag en grundlæggende forudsætning for, at HR kan arbejde mere strategisk og indgå som en naturlig del af virksomhedens ledelse. At arbejde med strategisk HR-arbejde indebærer en større grad af langsigtede planer, strategier og politikker for alt fra rekruttering, forhandlinger, arbejdsmiljø og personaleuddannelse.

At kunne måle udviklingen af dette arbejde er en forudsætning for HR at fortsat kunne udvikle sig i den rigtige retning.

Typiske KPI'er i HR

Der er naturligvis et væld af forskellige data, som kan måles og rapporteres på, og enhver virksomhed vil have unikke behov. Hvilke KPI'er som er de rigtige for jer, kan være helt anderledes, men vi ser at der er nogle HR-relaterede KPI'er, som er meget almindelige at måle på:

• Ansættelsestid (Time to hire): Dette er en almindelig KPI inden for rekruttering, og den måler det antal dage det tager at besætte en ledig stilling, fra det tidspunkt hvor en kandidat søger jobbet, til den samme kandidat accepterer et jobtilbud. Denne KPI giver således information om to vigtige rekrutteringsprocesser:
  • Rekrutteringseffektivitet: den tid det tager at behandle, vurdere, interviewe og acceptere en kandidat til et job. I nogle tilfælde kan en lang rekrutteringstid indikerer en langsom og ineffektiv proces.
  • Kandidatoplevelsen: Den tid rekrutteringen tager, er også en indikator for kandidatoplevelsen. Kandidater foretrækker generelt kortere rekrutteringsprocesser, især hvis de er i flere processer på samme tid. En kortere rekrutteringsproces betyder også ofte en bedre kandidatoplevelse.
    
    
• Pris pr. ansættelse (Cost per hire): Måler omkostningerne ved rekrutteringen og er en af de mest brugte KPI'er inden for HR. Registrering og måling af omkostningerne forbundet med rekruttering, giver virksomheden mulighed for at træffe mere strategiske beslutninger omkring fremtidige medarbejderbehov og rekrutteringsresurser.
• Dette er fordi det inkluderer alle omkostninger, såsom annoncering, onboarding, rekrutteringsomkostninger osv. Pris pr. ansættelse beregnes ved at tage alle interne rekrutteringsomkostninger plus eksterne rekrutteringsomkostninger og dividere med det samlede antal nyansættelser over en given periode.
  
  
• Medarbejderomsætning (Turnover rate): Måler procentdelen af medarbejdere, der forlader virksomheden i en given periode, normalt et år, enten frivilligt eller ufrivilligt. Det måler normalt det samlede antal medarbejdere der forlader virksomheden, men du kan også grave dybere og se på grupperinger inde i virksomheden, såsom individuelle afdelinger eller demografiske grupper.
  Medarbejderomsætningshastigheden beregnes ved at dividere summen af antallet af medarbejdere, der forlader virksomheden inden for en bestemt tid (måned, kvartal, år osv.) med det gennemsnitlige antal medarbejdere, der har arbejdet i den valgte tidsramme. Gang dette tal med 100.
  
  
• Fraværsprocent: Denne KPI bruges til at måle uplanlagt fravær, f.eks. på grund af sygdom, barsel eller andre årsager. Fraværsniveauet kan måles for en person, et team eller hele virksomheden – hver variable giver et billede af organisationens sundhed og velvære. Ligesom høj medarbejderomsætning, kan et højt niveau af uplanlagt fravær også være et tegn på negativ medarbejderadfærd og potentielt indikere problemer i organisationen, kulturen eller arbejdsmiljøet.
  
  
• Medarbejderengagement og tilfredshed: Medarbejdertilfredshed kan blandt andet måles ved hjælp af eNPS (Employee Net Promoter Score), som er en enkel og nem måde at måle medarbejdernes tilfredshed. Men hvis man ønsker et mere nuanceret og dybdegående blik på medarbejdernes trivsel og engagement, bør man gennemføre en trivsels- eller pulsmåling, som vil give et større antal af måleparametre.
• Hvis medarbejderne er engagerede og motiverede har det ofte stor positiv betydning for virksomhedens succes, hvilket gør det til en oplagt KPI for HR at måle på. Glade og engagerede medarbejdere er også mere produktive - Så enhver investering i medarbejdernes trivsel, er også en investering i virksomheden. Det at skabe en positiv arbejdskultur er en langsigtet proces, som kræver kontinuerlig vedligeholdelse og opfølgning - og er en af de absolut vigtigste opgaver for HR.
  
  
• Uddannelse og udvikling ROI: Denne KPI måler afkastet af investeringen i medarbejderuddannelse og udvikling. Måling af dette afkast giver en bedre forståelse af værdien af uddannelsen, ved at sammenligne deres præstation efter uddannelsen, med deres tidligere præstationer. Dette bestemmes normalt gennem en opfølgning efter uddannelsen, og sammenlignes med de forventede træningsmål.

Det er vigtigt at vælge de rigtige KPI'er

Når man skal vælge de rigtige KPI'er, skal man huske at det handler om at indhente og måle de data, der er nødvendige for at træffe beslutninger som er relateret til jeres organisations målsætning. I takt med at forventningerne til HR vokser, bliver det også vigtigere at arbejde mere datadrevet - og måling af de rette KPI’er er et skridt i den rigtige retning.

For at finde de mest relevante KPI'er, bør du tage udgangspunkt i virksomhedens specifikke mål og strategier. Da HR skal understøtte disse mål, er det vigtigt at kortlægge hvordan man opnår virksomhedernes vision, hvilken strategi der kræves, hvilke mål der skal opfyldes og hvilke kritiske faktorer der har indflydelse på disse mål. En sådan kortlægning hjælper med at identificere de mest relevante KPI'er til at måle jeres arbejde.

Det er vigtigt at huske, at man ikke behøver at måle på alle HR KPI'er der findes, det vil kun gøre det svært at få et overblik. Vælg i stedet dem, der giver mest mening, værdi, og som du løbende kan følge op på.

Måling og analyse af KPI'er

Vi har talt meget om betydningen af at være datadrevet og holde styr på jeres key performance indicators, men samtidigt er det også vigtigt at huske, at det hurtigt kan blive en meget tidskrævende proces for HR, hvis man skal lave disse KPI-målinger og registreringer manuelt. Derfor er et HR-system en absolut nødvendighed for at lette måling af HR KPI'er.

Ved at benytte et full-suite HR-system, som håndterer de fleste HR-funktioner, betyder det at al relevant information og data, bliver gemt på en struktureret måde – og på ét samlet sted. Denne samlede master data, gør det meget nemt at udtrække og analysere de data, der er nødvendige for at måle udviklingen på jeres KPI'er.

Et HR-system kan skabe tilpassede HR-rapporter og vise tendenser over tid på vigtige KPI'er. Desuden gør adgangen til real-time data, kontinuerlig monitorering af KPI'erne til en meget enkel og overskuelig proces. Indsamlingen, analysen og rapporteringen af HR-data, på en struktureret og automatiseret måde, vil uden et HR-system blive til en meget tidskrævende og manuel proces.

Konklusionen

Ved at måle HR KPI'er kan du analysere og evaluere din virksomheds præstation, og få den indsigt som kræves for at træffe mere datadrevet beslutninger. KPI’er hjælper med at visualisere resultater på en konkret måde og gør det lettere at træffe forretningskritiske beslutninger og løse problemer. For at være brugbare skal KPI'er være konkrete, målbare, realistiske og relevante for virksomhedens overordnede strategi og mål.

Den løbende overvågning og analyse af KPI'erne, kan betyde mere manuelt arbejde for HR-afdelingen - med mindre man investere i et HR-system, som muliggør at HR-afdelingen kan nemmere indsamle, rapporterer og analysere tallene.

Måling og analyse af KPI'er og HR-data, handler om at få en dybere forståelse af hvordan HR, medarbejderne og organisationen påvirker forretningen, og disse tal kan danne grundlag for forretningskritiske beslutninger. Brug af KPI'er og analyser til strategiske vurderinger og få værdifuld indsigt, bliver stadig vigtigere i takt med at HR's rolle ændrer sig, og i stigende grad anses som en strategisk partner i virksomheder.

De rigtige KPI'er kan hjælpe HR til at være mere datadrevet, effektive og strategiske i deres daglige arbejde og bidrage til organisationens samlede succes.