Sigmas önskemål: att införa en tydlig HR-IT-strategi för alla Sigma-företag med gemensamma och effektiva digitala processer

www.sigma.se

Syfte och mål med investeringen i HR-system

Det övergripande målet var att införa en tydlig HR/IT-strategi för alla Sigma-företag med gemensamma, effektiva och digitala processer, och att: 

• Minska kvalitets- och säkerhetsrisker
• Förbättra spårbarhet och skapa bättre förutsättningar för att hantera GDPR, ISO och kundkrav
  
• Öka effektiviteten och minimera manuella lösningar om täcker upp för avsaknaden av ett system
  
• Förbättra medarbetarupplevelsen

Sigma Group ville ha en gemensam källa till master data med möjlighet att automatisera processer för ökad effektivitet, kvalitet, säkerhet, spårbarhet, GDPR, ISO och kundkrav. Detta i kombination med möjligheten att göra företagsspecifika justeringar inom gruppen, för att säkerställa maximalt affärsvärde både för koncernen och de individuella företagen.

Organisationen har en dynamisk arbetsstyrka med 25 % personalomsättning varje år, vilket innebär mycket administrativt arbete för både HR och IT vid on- och offboarding. I samband med pandemin uppstod också ett stort behov för reboarding, när medarbetare skulle återanställas efter permittering. 

Sigma ville att HR skulle vara i centrum av digitaliseringen för att förstärka medarbetarnas upplevelse av företagets konkurrenskraft och varumärke, samt skapa förutsättningar för ett proaktivt och effektivt ledarskap där cheferna får mer utrymme att stötta sina medarbetare.

Framgångsrikt resultat 

Detta är det första projektet som Sigma genomfört där alla grupper inom koncernen och Sigma-företag har berörts. Detta har i sin tur möjliggjort ett värdefullt utbyte av erfarenheter kring HR-processer och problemlösning företagen sinsemellan.

Genom implementeringen av en gemensam HCM-lösning, har Sigma nu ett system som sammanlänkar processer och gör information mer relevant, transparent och lättillgänglig för samtliga anställda. Interna undersökningar visar på genomgående positiv feedback från chefer.  

Idag arbetar över 300 chefer enligt en strukturerad process som förbättrar både IT-säkerhet, effektivitet och ledarskapskvalitet.

- Nyckelfaktorer för framgången har varit att få intern input i ett tidigt skede, att utse projektledare som har en klar bild över syftet med projektet, engagemang från ledningsgruppen och ett välfungerande samarbete med CatalystOne. Det är avgörande att bygga ett starkt partnerskap med leverantören, säger Christian Malmberg, CIO Sigma IT. 

Framgången med implementeringen har byggt på:

• Bra kommunikation och  kontinuerlig dialog
• Hög prioritet för projektet från alla parter
• God förståelse för Sigmas behov och komplexiteten i Sigmas konfiguration
• Breda konfigurationsmöjligheter i systemet
• Genomgående testning (i linje med CatalystOnes projektmetodik) samt faktabaserade beslut och arbetssätt

Några av bevisen på en lyckad satsning:

1. Fler moduler har implementerats efter den första Go-Live
2. Företag som inte inkluderats än har gjort aktiva förfrågningar om att gå med
3. Företagen diskuterar nya utmaningar i termer av ”kan vi lösa detta med HR4Sigma”?
4. När problem uppstår i andra system/projekt jämförs de ofta med hur bra saker fungerar i HR4Sigma
5. ”Hur gjorde vi det innan HR4Sigma?”
6. Utvecklade ett riktigt partnerskap mellan CatalystOne & Sigma.
   

Personalfrågor under pandemin

- När pandemin kom gjorde systemet det möjligt för cheferna att fördela sin tid till rätt uppgift - att ta hand om personalen. De behövde ägna tid åt att hantera orolig personal, och det var nu möjligt på grund av all information de kunde få från systemet - med ett enkelt knapptryck får du tillgång till alla medarbetarens uppgifter. Det gjorde det också möjligt att hantera permitteringar och föra dialog med facket. En annan viktig aspekt var reboarding - processen att få tillbaka medarbetare till arbetsplatsen efter permitteringarna, Eva Olsson.

Med det nya HCM-systemet på plats blev Sigma mer motståndskraftigt mot förändringarna som orsakades av Covid-19-pandemin, med fördelar som: 

• Tillgång till central personalinformation av hög kvalitet
• Väl definierade arbetsflöden för on- och offboarding
• Snabb installation av en onboardingprocess
• Att data lagras på rätt plats och med ett verifierat och dokumenterat syfte
• Att alla vet var-vad-när-hur-varför genom introduktion av arbetsflöden

Sigma vann "Årets HR-systemprojekt" 2020 - och vid det tillfället höll vi ett webinar där de fick dela tips och erfarenheter om projektet. Webbinariet har spelats in och är tillgängligt, följ länken nedan.