Implementering - tips og retningslinjer

• Sterk involvering av linjeledelsen er avgjørende for eierskapet til prosessen. Eksperimentell bruk av IT-løsningen i defineringsfasen gjør det enklere å forstå konsekvensene av ulike valg og fremskynder beslutninger. Merk at det er prosessen som er i fokus i denne fasen, ikke systemet.
• Ha et realistisk forhold til organisasjonens evne til å adoptere og etterleve prosessen. Hvis valget står mellom det ideelle og det enkle, velg det enkle.
• Tenk langsiktig. Start på enklest mulig måte og øk sofistikasjonsnivået etterhvert.

 2. Forberede IT-system og utrullingsplan:

• Konfigurering av løsningen må gjøres sammen med kundens systemadministrator med tanke på kompetanseoverføring.
• Sluttbrukerne har begrenset med tid og kommer ikke til å lese detaljert dokumentasjon.
• Bygg små, prosessorienterte beskrivelser og gjør disse tilgjengelige på relevante steder i systemet. Lag linker til mer detaljerte beskrivelser for dem som har behov for det.
• Online opplæringsvideo som kombinerer informasjon om prosess og IT-verktøy fungerer bra. Varigheten bør begrenses til 8 minutter.

3. Introdusere ny/endret prosess og system:

• Kommuniser, kommuniser, kommuniser...
• Legg mer vekt på å forklare hvorfor enn hvordan.
• Hovedfokuset under opplæringen bør være prosessen. Systemet er enkelt og kan synliggjøre og illustrere hvordan prosessen er ment å fungere.
• Systemrettet opplæring bør ikke omfatte mer enn det man trenger å vite. Opplæringsvideoer, tips integrert i systemet og enkle brukermanualer dekker vanligvis behovet.
• Å formulere SMARTe mål er viktig og vanskelig og bør dekkes under opplæringen.
• Opplæring bør gjennomføres av kundens egne ressurser. Eksterne bør brukes til å trene de interne trenerne.