Assistor kundeprofil

Assistor hever listen

Utfordringen
Assistor ønsket å gå fra forvaltningskultur til prestasjonskultur og ville etablere mål- og utviklingssamtalen som en bærebjelke i endringsprosessen.

Løsningen
Med et vellykket og gjennomtenkt konsept for mål- og utviklingssamtaler hadde Assistor langt på vei lykkes med sin målsetning. Med CatalystOne ble de i stand til å heve listen ytterligere. 

Gevinstene
Med CatalystOne opplever Assistor bedre forberedelser og bedre oppfølging i medarbeidersamtaleprosessen - med økt måloppnåelse som resultat.

“En stor gevinst er økt fokus på forberedelser. Samtalene løftes kvalitetsmessig og målene blir bedre.“

Roger Keiseraas 
Direktør

Last ned pdf av artikkelen

Assistor er et shared service senter i NSB-konsernet med administrative fellesfunksjoner som kjernevirksomhet. Etter å ha vunnet konkurransen om å overta NSBs administrative fellesfunksjoner da disse ble konkurranseutsatt i 2002 var det en forutsetning at virksomheten over de neste årene skulle ta ut en betydelig effektiviseringsgevinst. Med dette lå det også an til endring av organisasjonskulturen. – Vi måtte gå veien fra forvaltningskultur til prestasjonskultur, forteller direktør Roger Keiseraas.

Medarbeidersamtalen som bærebjelke 
For Assistor skulle medarbeidersamtalen vise seg å være et viktig instrument i denne sammenhengen. 

– Vi utarbeidet et ledelsessystem hvor mål- og utviklingssamtalen var det bærende elementet. Det å kunne kople overordnede mål til personlige mål var svært viktig. Fokuset var å kunne sette og evaluere mål, og å gi tilbakemeldinger. 

– I mange organisasjoner har man medarbeidersamtaler, men ofte er ikke verdien særlig stor. Man er kanskje fornøyd bare samtalene blir gjennomført. I Assistor ble imidlertid samtalen et prioritert virkemiddel fra ledelsen. 

– Vi bestemte at det skulle gjennomføres ikke bare en medarbeidersamtale i året, men to – og at kvaliteten på samtalene måtte sikres. 

Fra 2003 har Assistor med stort hell gjennomført 2 medarbeidersamtaler i året med fokus på å sette og evaluere både forretningsmål og personlige utviklingsmål. 

– Vi må konkurrere på linje med alle andre, og må derfor hele tiden utvikle oss og bli bedre. Samtalene har gjort det mulig å se forretningsmål og personlige utviklingsmål i sammenheng og å knytte belønning til prestasjoner. Dette har bidratt til å gjøre Assistor til en responsiv og konkurransedyktig organisasjon. 

Keiseraas kan fortelle at det i begynnelsen var en del skepsis og usikkerhet i organisasjonen relatert til prosessen. 

– Men vi fikk det til. 

Hevet listen med CatalystOne 
Med fokus på medarbeidersamtalen som bærebjelke var det naturlig for Assistor å vurdere IT-løsninger som kunne støtte prosessen. 

– Da vi kom i kontakt med CatalystOne så vi umiddelbart at IT-løsningen de tilbyr kunne gjøre det mulig for oss å heve listen ytterligere. 

Etter at Assistor tok i bruk CatalystOne Appraisal Manager har virksomheten opplevd å dra fordel av bedre forberedelser og oppfølging, tydeligere ansvarliggjøring, en mer effektiv prosess og bedre oversikt. 

Bedre forberedelser 

– En stor gevinst er økt fokus på forberedelser. Samtalene løftes kvalitetsmessig og målene blir bedre. 

– Tidligere måtte lederen dra prosessen. Nå er prosessen i større grad lagt over på medarbeideren, som har det første utspillet. Medarbeideren ansvarliggjøres i større grad ved at medarbeideren selv kommer opp med både vurdering av egen måloppnåelse og forslag til mål for neste periode som en del av forberedelsen til samtalen. 

– Når selve samtalen gjennomføres er både leder og spesielt medarbeider derfor i langt større grad forberedt. Vi ser at forberedelsene gjør at samtalene blir mer målrettet og strukturerte. Ofte bruker vi også mindre tid. 

– Medarbeiderne er svært positive til denne arbeidsmåten.

Oppfølging og ansvarliggjøring 

Videre drar Assistor fordel av bedre oppfølging. 

– Tidligere ble underskrevet skjema ofte lagt i en skuff etter samtalen for så å bli tatt opp igjen ved neste samtale. Dette var en svakhet. 

– Med CatalystOne har vi virkelig fått fokus på oppfølgingen av samtalene. Alle får jevnlige påminnelser. Mål og inngåtte avtaler får en helt annen oppmerksomhet både for medarbeidere og ledere. Jevnlig oppfølging mellom samtalene har mye å si for måloppnåelse, og dette er en viktig grunn til at vi tok i bruk CatalystOne Appraisal Manager. 

– Mål- og utviklingssamtalen er levende hele året. Målene ligger på dashboardet, ikke nede i en skuff, påpeker Keiseraas. 

– Mens medarbeidersamtaleprosessen uten tvil har blitt tatt svært seriøst de siste årene, er jeg tilbøyelig til å si at CatalystOne har hevet standarden et par hakk til, med tanke på i hvilken grad prosessen blir tatt på alvor. 

Alt på ett sted 

Keiseraas mener at muligheten til å se en klar sammenheng mellom individuelle og organisatoriske mål er svært viktig. 

– At alle målene nå er tilgjengelige på ett sted, både for organisasjon og person, gjør det mulig å se den røde tråden mellom personlige mål og organisasjonens strategi. 

Løsning med vekstpotensiale 
Assistor valgte CatalystOne fordi løsningen kunne konfigureres og tilpasses deres behov. 

– For oss var det ikke aktuelt å starte fra bunnen av og tilpasse oss et nytt system. At løsningen kunne gjenspeile vår prosess med vårt innhold var helt avgjørende. 

Etter at Assistor nå har benyttet CatalystOne en stund er det aktuelt å vurdere bruk av CatalystOne også på andre områder, f.eks. 360 feedback og etterfølgerplanlegging. 

– Vi er veldig opptatt av å ha et helhetlig ledelses- og prestasjonssystem, og CatalystOne tilbyr en helhetlig løsning. Videre har de hele veien har vært imøtekommende og serviceinnstilt som organisasjon, konkluderer Keiseraas.